文件档案资料管理制度.pdf

文件、档案 资 料管理制度 篇一：公司文件 资料归档管理制度 公司文件 资料 归档管理制度 为 了更 进 一步 规范公司的文件 资料管理 , 完善公司文件 资 料的 归档 ,实现 公司全方位 规范化 管理的需要 ,特制定本制度。 一、公司文件、 资料应归 档的范 围和 归档分 类 本公司文件、 资料 应归 档分 类和 归档范 围如下 : 1、行政 类 : 本公司 对 内和 对外已行文的 规章制度、 规 定、决定、决 议 、通知、通 报 、请示、 报告、批复、函件、会 议纪 要。公司各 类证 照。 2 、经营业务类 : 公司 规划、年度 计 划、 经营 情况、委托 书 、协议书 、合同、 项 目方案等。 3 、人事 类 : 劳动 人事档案、 劳动 工 资档案等。 4 、财务类 : 各种 财务 票 证 、票据 ,财务审计 档案 ,会 计 档案 ,统计资 料等。 5 、音像 类 : 公司具有保存价 值 的 图纸 、软件、照片、光碟、音像等。 二、公司文件、 资料归档的 编制及 编 号 公司文件、 资 料的 归档 编 制和 编 号应 遵循和符合 : 统 一 归类 、清晰明了、 轻 重有 别 、 “一案 一号 ”、便利 查阅 和保管的大原 则 。遇有一案 归入多 类者 应先确定其主要 类别进 行编 号。 1、本公司所有 应归 档的文件、 资料,一律以韶关市新江控股 资产营 运管理有限公司中的 韶“ 新控 ”汉语 拼音第 — 个字母 , SXK 冠以 编 号之首。 2 、公司文件、 资料的 归档分 类 按本制度第一条 进行分 类 ,代 码为 : 1 行政 类 ; 2 经营业务类 ; 3 人事关 类 ; 4 财务类 ; 5 音像 类 。 3 、公司文件、 资料的 归档编 号按照入档 时间 的先后 ,以百位数 进 行归编 。 4 、公司文件、 资料的 归档,应 根据文档性 质 的重要性和 阅读级别 区分文档的重要性和受保 密度。分 为 “一般 级 ”“重要 级 ”“机密 级 ”。以 “A代表一” 般级 , “AA代表重要” 级 , “AAA”代表机密 级 。 “A一般” 级 文档包含 : 公开 发布的公司 经营发 展大 纲 、经营战 略和 经营 方 针 、各 类 通知和通 告、任命、年度 总结 和 领导讲话 、一般性会 议纪录 等。 “AA重要” 级文档包含 :公司重要会 议纪 要、重要 经营项 目及决策、 经营 合同、公司 经营 情况、 重要 项 目资料、 项 目合同 协议 等 ,人事档案薪 资性档案、 劳动 合同 ,技 术资 料 ,财务资 料等。 “AAA机密” 级文档 : 内控的公司 经营发 展大 纲 、经营战 略和 经营规 划、 经营项 目及决策、 战 略性的合作 协议 及其合同等。 5 、综 上公司文件、 资料 归档的 编 制及 编号 为: SXJKG-类别 -发布年号 - 归档序号 -受密 级 。 例如 : 将 2010 年第 —份 归档的公开 发布的行政 类文件 “公司某 规 章制度 ”归档,编制及 编 号为 : SXK-1-2010-001-A 三、公司文件、 资料档案的的保管、 调阅 与移交 1、巳 归 档的公司文件、 资料, 由总经 理 办 公室 统 一 编号后形成《文件档案》 ,并根据《文档》 的重要性和相关性交相 应 部 门的专 管 员保管。其中 : 股 东 会、董事会、 监事会 专项 《文档》 由董事会秘 书负责 保管 ; 人事 专项 《文档》由人力 资源部 负责 保管 ;财务专项 《文档》由财 务会 计部 负责 保管 ;其它《文档》均由 总经办 指定 专 人 负责 保管。 2 、巳 归档的公司文件、 资料 ,由专管 员负责 填写《文档管理登 记 册》 ,并按指定 专 柜分 类进 行存放和保管。并注意防霉、防湿、防火、防虫蛀、防 丢失。 3 、公司文件、 资 料档案必 须 依照 职务级别进 行 调阅 。调阅时须 填写《文档 调阅 申请单 》。 一般 级公司文档 ,须经 主管 领导 批准方可 调阅 。重要 级 以上文 档,须经 各分公