文件档案管理规定.pdf

融汇物业管理公司 规 章 制 度 编 号： JC/ZD001 本章第 1 页 共 4 页 第 0 次修改 文件档案管理规定 1. 目的 为有效地利用和保护文档资料，加强文档管理工作，使文档管理工作规范化，特制定本 规定。 2.适用范围 公司职能部门及各项目部相关部室对文件档案的管理。 3.职责 3.1 各部室及全体员工均有保存好文档的义务，各部室须指定专人负责本部门的文档保管工 作。 3.1.1 文档管理员须认真履行工作职责，忠于职守，不断提高管理水平，对归档的档案要认真 整理，做到归档档案完整、系统、准确。 3.1.2 文档管理员要自觉遵守保密守则，未经领导批准，不得自行扩大借阅范围，不得擅自向 外透露文档内容。 3.1.3 文档管理员不得将属于公司的文档资料据为己有，或拒绝归档。 3.1.4 文档管理员不得损毁 /丢失应保存的文档资料。 3.1.5 文档管理员不得将公务活动中形成的应归档的文件资料据为己有，拒绝转交。 3.1.6 文档管理员不得擅自提供、抄录、公布属于公司的文档以及应当保密的文档资料。 3.1.7 文档管理员不得涂改、伪造档案资料。 3.1.8 文档管理员不得玩忽职守，造成文档资料损失。 4. 术语 4.1 文档：是指公司各部室及个人在从事公务活动中直接形成的对公司具有保存价值的各类文 字、图像、声像制品及实物等不同形式的记录。 5.程序 5.1 收集 按照公司《文件收发管理规定》中要求，将文件档案资料进行收集，并将其进行分类。 1 融汇物业管理公司 规 章 制 度 编 号： JC/ZD001 本章第 2 页 共 4 页 第 0 次修改 5.2 分类 文件资料要进行合理的分类，无论是按照项目名称，还是内容，或者按照字母顺序，其目 的都是为了查找迅速方便，因此都须在档案盒内列出清楚的标注。 5.3 归档 5.3.1 范围 5.3.1.1 公司对外的往来文件、资料由办公室归档。 5.3.1.2 公司内各种规章制度、会议纪要，各部门的往来公文等公文资料，由办公室归档，各 部门备存。 5.3.1.3 各种基建、施工、装修的洽商文件、图纸、预算等在工程结束后由总工室归档，相关 部门备档。 5.3.1.4 与外界签定并有效的法律文本，如合同、协议、备忘录等文件由办公室归档相关部门 因需要可存复印件。 5.3.1.5 上级单位、 各地方职能部门发给公司的文件、 综合性的总结、 工作计划由办公室归档， 相关部门备存。 5.3.1.6 各部门的专题报告、集体和个人的调研资料、培训资料等亦须归档。 5.3.1.7 有关公司的重要的照片和底版、音像带、题词等须由办公室归档。 5.3.1.8 关于原稿，如经几次修改，以领导审批签字稿归档。 5.3.2 要求 5.3.2.1 归档的文件材料必须字迹清楚、工整，纸张要求为 A4 纸大小，文件格式需按照公司 的标准文本。 5.3.2.2 归档的文件材料要完整、系统、准确。 5.3.2.3 归档的文件除特殊情况外，必须用原件。 5.3.2.4 归档的文件必须保持归档文件之间的历史联系。 5.3.2.5 对于可进行输入电脑的资料及时输入电脑。 5.3.3 时间 5.3.3.1 各种文件资料收集、分类后，需在一个月内归档完毕。 2 融汇物业管理公司 规 章 制 度 编 号： JC/ZD001 本章第 3 页 共 4 页 第 0 次修改 5.3.4 无归档价值的文件资料范围 5.3.4.1 重份和无查考利用价值的事务性、临时性资料，包括宣传广告、消息等。 5.3.4.2 上级单位发来供参考的抄件和征求意见未定稿的文件。 5.3.4.3 未经会议讨论和领导审阅、 签发的未生效的文