一文书档案立卷归档制度.pdf

一、文书档案立卷归档制度 ( 一 ) 总则 第一条 根据邮电部 《邮电文书立卷归档办法》 为加强本公司文书立卷工作， 特制定本制度。 第二条 归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存 第三条 公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整 ( 公文上的各种附件一律不准 抽存 ) 。结案后及时交专 ( 兼 ) 职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料 向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。 ( 二 ) 文件材料的收集管理 第四条 坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专 ( 兼 ) 职文书人员，负责管理 本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。 第五条 凡本公司缮印发出的公文 ( 含定稿和两份打印的正件与附件、 批复请示、 转发文件含 被转发的原件 ) 一律由办公室统一收集管理。 第六条 一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归 1. 公司工作人员外出学习、 考察、 调查研究、 参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人 员核报差旅费时， 必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、 档案室签字认可后财 务部门才给予核报差旅费。 2. 本公司召开会议， 由会议主办部门指定专人将会议材料、 声像档案等向档案室办理归档手 续，档案室签字认可后财务部门才给予报会议费用。 第七条 各部门专 ( 兼) 职文书的职责： 1. 了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。 2. 认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月份前应 将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。 3. 承办人员借用文件材料时， 应积极地提供利用， 做好服务工作， 并办理临时借用文件材料 登记手续。 ( 三 ) 归档范围〖 HT〗 第八条 重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、 第九条 上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文 第十条 第十一条 本公司的请示与上级机关的批复。 第十二条 第十三条 本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。 第十四条 信访工作材料。 第壹拾伍条 本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。 第壹拾陆条 第十七条 本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。 第十八条 本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、 录音、 录像等。 ( 四) 平时归卷 第十九条 各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专 ( 兼 ) 职 文书集中统一保管。 第二十条 各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务， 编制平时文件材料归卷使用的 案卷类目 。 案卷类目 的条款必须简明确切，并编上条款号。 第二十一条 公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加 以整理，送交本部门专 ( 兼 ) 职文书归卷。 第二十二条 专 ( 兼 ) 职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按照 案卷类目 条款，放入平 时保存文件卷夹内 对号入座 ，并在收发文登记薄上注明。 ( 五 ) 立卷 ( 案卷质量要求 ) 〖HT〗 第二十三条 为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部室兼职档案员配合，档案 第二十四条 案卷质量总的要求是： 遵循文件的形成规律和特点， 保持文件之间的有机联系， 第二十五条 第二十六条 在归档的文件材料中， 应将每份文件的