公司档案管理办法及实施细则.pdfVIP

. 档 案 管 理 办 法 及 实 施 细 则 为了加强和规范公司内部档案管理工作，保证档案完整性和保密 性，准确地反映公司各项工作，根据《中华人民共和国档案法》 、《武 汉市档案管理条例》 ，结合公司实际，特制定本办法。 一、档案管理 1、主要内容 1.1 档案是公司在施工生产及各项管理活动中形成的全部档案的 总和。 包括保密制度、 行政、 经营、 生产技术管理档案、 会计档案、 基本建设、产品、设备档案和人事档案等，其构成以建设项目、设 备和会计、经营档案为主体。 1.2 公司档案工作是企业管理基础工作的组成部分， 是维护公司经 济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。 1.3 公司档案管理工作要坚持集中统一的管理原则 。 2 、文件的收集与归档 2.1 各部门形成的文件材料， 由各部门专职或兼职档案管理人员负 责收集管理，并于每年 12 月 31 日之前向公司办公室办理移交。 2.2 一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由 主办部门或人员收集，交办公室备案。会议文件由办公室收集。 2.3 档案室在接收移交的档案后，应对移交档案进行检查、汇总、 并编制档案总目录。 2.4 档案室对档案应区分全宗、 区分年度、 区分类别分别存放、 排列， 存放档案必须有专用的档案装具，档案排列方法要科学，以便查找。 . . 2.5 定期进行对库房档案的清理核对工作，做到账务相符，对破损、 载体变质的档案要及时进行修补或复制。 2.6 收进的档案要及时入库，借阅档案归还后，及时放回原处。 3 、公司文件材料归档的基本要求 3.1 归档的文件材料必须完整。 3.2 归档的文件材料必须准确地反映公司生产、基建和经营管理等各 项活动的真实内容和历史过程。 3.3 归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律。 4 、公司文件材料的归档范围 4.1 保密办公室：保密相关法规、制度；重要的会议纪要；学习培 训资料；工作计划、总结等。 4.2 行政综合类：包括重要的会议材料；制定的内部法规性、政策 性文件；组织变革、变迁、大事记、年报等文件材料；发展规划、 工作总结汇报；政府机关颁发的重要文件。 4.3 人力资源类：员工个人档案、员工变动表、员工花名册、薪酬 福利、培训登记表等。 4.4 会计统计类：年度计划、统计报表、财务会计预算报表及其说 明，各种季度报表、月报表。 4.5 经营销售方面： 有公司经营决策和经销管理的各种记录、 文件、 合同、协议等文件材料，市场经济信息和用户服务工作中形成的文 件材料等。 4.6 工程建设方面，涉及到的有关工程资料、项目合同、工程图纸 . . 等。 4.7 生产计划方面。有各种计划、统计报表和生产管理、统计分析 活动中形成的各种文件材料 。 4.8 物资供应方面。有物资、原材料采购、库存保管、供应和工具 管理中形成的各种文件材料 。 4.9 其他方面。 5 、档案级别的划分 ： 5.1 档案等级的划分标准根据档案文件的性质、 重要性、 档案类型、 及常用程度划分为四个等级。 5.1.1 一级为绝密文件 5.1.1.1 国家保密文件、公司制定的保密制度、涉密文件等，其等 级划分为一级。 5.1.1.2 公司的重大决议。包括由公司股东大会、董事会、总经理 办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等， 其等级划分为一级。 5.1.1.3