项目档案管理制度.pdf

编号 XM-05-06 版本 1.0 管理文件 编制日期 2018-05-20 页数 共 6 页 题目 项目档案管理制度 1.0 目的 目 2.0 适用范围 3.0 定义 4.0 细则 5.0 罚则 6.0 其他 录 编制 审核 批准 第 1 页 共 6 页 1.0 目的 为完善项目档案管理手续，保证项目档案管理的连续性和完整性，特制定本制度。 2.0 适用范围 本管理制度适用于恒联投资范围内由恒联投资公司投资、 各控股子公司投资、 合资 或者其它投资方式兴建的建设项目，包括新建、扩建、改建项目等。 3.0 定义 项目档案资料是指项目建设、 管理过程中形成的具有保存价值的各种形式的历史记 录，包括项目的考察、调研、可行性研究、立项、设计、施工、监理、设备安装、调试、 竣工、验收、试生产等工作活动中形成的文字、图纸以及影像资料。 4.0 细则 4.1 每个项目需设专职或兼职档案管理员一名， 项目批准后 1 个月内到综合档案室备案。 该专 （兼职）档案员负责本项目所有文件资料和图纸资料的收集归档工作， 并定期移交 综合档案室。 项目竣工验收 2 个月内，将该项目剩余档案材料分类整理汇总移交综合档 案室。 4.2 重要的文件资料原件如用地规划许可、工程规划许可、节能环保、消防、安全和卫 生设施 “三同时”等要在办妥 7 日内移交综合档案室存档， 并将文件复印件交项目管理 部存档。 4.3 项目文件材料归档范围一般可根据附表 《项目文件材料归档范围》执行，凡持有 《项 目文件材料归档范围》 资料的项目人员必须及时将有关资料交本项目档案管理员归档保 存。 4.3.1 设备档案归档整理， 主要接收归档专用设备及万元以上的通用设备的文件、 合同、 订货单（卡）、随机的全部技术文件（装箱证、合格证、使用操作维修说明书、结构图 纸和线路图、备件规格、验收清单等）、安装调试记录及验收报告。 4.3.2 凡有引进技术或引进设备的项目， 无论通过何种渠道得到的与引进技术或引进设 备有关的档案资料、 图纸，都应按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时登记、 归档、 收集、积累，再行译校、复制和分发使用。 第 2 页 共 6 页 4.3.3 竣工图是工程的重要档案。项目施工结束及调试完成后，项目组做好施工记录、 检验记录、交工验收记录和签证等， 整理好变更文件， 并根据工程实际情况和行业规定、 标准以及合同规定的要求编制项目竣工文件、 竣工图， 真实反映工程实况。 竣工图标记 清楚、图物相等，并按规定加盖施工单位名称、编制人、技术负责人、审核人、编制日 期的图章。 4.4 项目资料根据项目文件的形成规律和成套性特点，对文件材料进行科学登记，登记 格式为序号、材料名称、材料形成日期、页号、材料形成部门、备注。 4.5 归档的文件材料要字迹清楚，图表整洁，不得用易褪色的书写材料书写、绘制。录 音、录像文件应保证载体的有效性。长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。 4.6 重要的文件资料要尽可能保存其正本，存档资料有多个版本的，一定要标清注明， 不得混淆，不得用作废的版本代替正在执行的版本。 4.7 项目