社会服务项目策划与管理进度计划优化时间管理的过程.pptVIP

时间管理的过程 制作人：谢玉宝 课程目标 了解时间管理的五个阶段，掌握每个阶段的定义和方法。 时间管理小测试 你是否为作业必须在制定的最后期限内完成而烦恼？ 完成一份作业的期间，你会受到多少次干扰？ 如果你需要在完成作业期间不被干扰，是否可能？ 你有很好地应付干扰、解决干扰的办法吗？ 你是否会将需要完成的事情列成清单？如果是，是否将重要的事情予以优先考虑？ 你的时间表有没有一些灵活机动的安排？ 二、时间管理过程 项目活动定义 项目进度控制 项目进度安排 活动持续时间估计 活动排序 （一）项目活动定义 项目活动定义是对工作分解结构中规定的可交付成果或半成品的产生所必须进行的具体活动进行定义，并形成文档的一个项目时间管理过程. 工作分解结构：通过对项目工作分解所获得的的有关事实项目所要完成的工作的层次性的描述。 定义活动：定义活动指确定完成项目各种可交付成果所必须进行的诸项具体活动，即将WBS分解的最底层工作包进一步分解为更小的部分。 编写活动列表：活动清单 工作分解结构是项目活动定义的最基本的依据。 图示为一个简单的工作分解结构模型示意图，从左下图中可以看到，整个项目的工作被分解为两个层次。通过对这一工作分解机构的进一步细化，就可以得到该项目的活动清单。 买菜 做饭 市场买菜 买好回家 摘菜洗菜 炒菜上桌 吃饭 工作分解结构 定义活动 买菜 市场买菜 买好回家 做饭 摘菜洗菜 炒菜上桌 活动清单 小组讨论 如果所在的社区党群服务中心将开展一次志愿者招募活动，请结合工作分解结构和定义活动列出活动清单。 活动清单（部分示例） 工作分解结构 定义活动 准备摊位 确定摊位数量及内容 准备摊位物资 确定摊位负责人 与摊位负责人沟通摊位安排 活动宣传 确定宣传平台 撰写宣传稿 联系媒体 在自有平台发布通讯 （二）活动排序 当创建了活动清单后，我们需要有组织、有逻辑地安排这些活动。这个过程需要团队确认活动之间的逻辑关系和优先顺序。 依据：判断活动的依赖关系 项目的推进是建立在活动的顺序上的。前面的活动完成了，后面的活动才可能开始。 例如：只有先买好菜，才能煮菜吃饭。 小组讨论 依据上一环节讨论关于志愿者招募活动筹的活动清单，依据活动的依赖关系对活动进行优先排序。 活动排序（部分示例） 活动标号 活动描述 活动顺序 1 确定摊位数量及内容 1 2 准备摊位物资 4 3 确定摊位负责人 2 4 与摊位负责人沟通摊位安排 3 （三）活动持续时间估计 活动历时估计是活动清单上每项活动所需要的历时。包括活动实际消耗的工作时间和间歇时间。 如吃饭活动时间估计：去市场买菜1小时，洗菜0.5小时，炒菜0.5小时，吃饭0.5小时，洗碗收拾0.5小时。因此，吃饭需要3小时。 （三）活动持续时间估计 1.影响因素：参与人员的熟练程度、突发情况预测、人员沟通情况 2.一般方法： （1）类比估计法：依据先前经验来估算。 （2）专家估计法：在不熟悉的领域，邀请专家依据经验对活动时间进行估计。 小组讨论 依据上一环节讨论关于志愿者招募活动的活动优先排序清单，进行时间量估计。 活动持续时间估计（部分示例） 活动标号 活动描述 活动时间 1 确定摊位数量及内容 1小时 2 确定摊位负责人 30分钟 3 与摊位负责人沟通摊位安排 30分钟 4 准备摊位物资 2小时 （四）项目进度安排 项目进度安排指应用前面所述时间管理过程的结果，来决定项目活动的开始时间和结束时间。 如吃饭活动需要耗费3小时，那预计吃饭活动将从5点持续到8点。 （四）项目进度安排 甘特图是进度计划最常用的一种工具，最早由Henry L. Gantt于1917年提出。 由于其简单明了、直观、易于编制，成为项目管理中编制项目进度计划的主要工具。 内容 5:00-6:00 6:00-7:00 7:00-8:00 市场买菜 洗菜炒菜 吃饭收拾 小组讨论 依据上一环节讨论关于志愿者招募活动的时间量估计，用甘特图形式，对志愿者活动的前期准备工作进行进度安排。 项目进度安排（部分示例） 内容/事件 4月1日 4月2日 4月3日 4月8日 1.撰写计划书 Δ 2.确定负责人 Δ 3.准备物资 Δ Δ 4.联系场地 Δ 5.开展活动 Δ （五）项目进度计划控制 将项目的进度计划与项目的实际进展情况进行比较、分析和调整，从而确保项目进度目标的实现。 项目计划 项目跟踪 项目控制 图：项目进度计划控制一般过程 （五）项目进度计划控制 1.项目计划：制定项目进度与预算 2.项目跟踪：收集项目信息、跟进完成情况、检查进度、召开项目会议等 3.项目控制：完成情况比较、考虑项目变更 如原定于7点吃饭，但由于交通阻塞，临时取消买菜的计划，改在家煮方便面，或继续去买菜，推迟吃饭时间。