文件签收管理办法.docVIP

文件签收管理办法 第一条 为了明确交接双方的责任，保证文件运行的安全可靠，特制定本办法。 第二条 签收有两种情况：一种是不接触文件内容，只点收多少封信或文件包，即通常所说的“外收发”；另一种是逐份清点接收文件，通常由“内收发”或文件处理部门来做。 第三条 签收方式 1、签字。 公司各部门之间交换文件，收方的办公室主管应在对方的送文簿上签字。 2、盖章。 接收邮局和机要通信部门送达的文件，收方的办公室主管除在文件投递单上签字外还要加盖公章。 3、收条。 收方办公室主管在接收文件时，可向发文组织出具收条。 第四条 签收注意事项 1、清点收件总数与清单上是否一致。如有不符，在未查明原因之前，可暂不签收，待送文组织查明原因后再予签收，以防出错。 2、清点时如遇几种不同的文件装在一起，首先要按文号区别开，注意有无夹带其他的文件，有无文件缺少的情况。 3、阅后按页清退的绝密文件，接收时要逐页清点，注意有无缺页。 4、经清点、检查无误后方可在送件簿或清单上签上收件人姓名和收到日期。签名要用钢笔或毛笔，要签姓名全称，字迹要清晰、易辨认，时间一般注明收到月、日，特急件应注明几份，以备查考。 第五条 收发室与文书人员交换信件使用簿册的登记项目要尽量简化通用，只包括月日、来件组织、来件编号、送交组织、签收人即可。