商务函电写作的7C原则.docxVIP

商务函电写作的 7C 原则 函电的作用， 一是索取信息或传递信息， 二是处理商务交流中有关事宜， 三是联络与沟通感 情。 商务函电的写作应掌握 7C 原则，即： 完整( complete ) 正确( correctness ) 清楚( clearness ) 简洁( concreteness ) 具体( concreteness ) 礼貌( courtesy ) 体谅( consideration ) 完整：商务函电应完整表达所要表达容和意思，何人、何时、何地、何事、何种原因、 何种方式等。 正确： 表达的用词用语及标点符号应正确无误， 因为商务函电的容大多涉及商业交往中 双方的权利、义务以及利害关系，如果出错势必会造成不必要的麻烦。 清楚： 所有的词句都应能够非常清晰明确地表现真实的意图， 避免双重意义的表示或者 模棱两可。用最简单普通的词句来直截了当地告诉对方。 简洁：在无损于礼貌的前提下，用尽可能少的文字清楚表达真实的意思。 清楚和简洁经常相辅相成， 摒弃函电中的词滥调和俗套， 可以使交流变得更加容易和方 便。而一事一段则会使函电清楚易读和富有吸引力。 具体：容当然要具体而且明确， 尤其是要求对方答复或者对之后的交往产生影响的函电。 礼貌： 文字表达的语气上应表现出一个人的职业修养， 客气而且得体。 最重要的礼貌是 及时回复对方， 最感人的礼貌是从不怀疑甚至计较对方的坦诚。 商务交往中肯定会发生意见 分歧，但礼貌和沟通可能化解分歧而不影响双方的良好关系。 体谅：为对方着想， 这也是拟定商务函电时一直强调的原则： 站在对方立场。 在起草商 务函电时， 始终应该以对方的观点来看问题， 根据对方的思维方式来表达自己的意思， 只有 这样，与对方的沟通才会有成效。 商务函电的种类包括：商洽函、询问函、答复函、请求函、告知函、联系函。从商务函 电的具体使用功能来讲，又可分为：来函处理答复函、订货函、任命函、祝贺函、感函、介 绍函、邀请函、联络函、致歉函、慰问函、唁函、推销函。 商业英语之商业信函的书写原则( 1) completeness 实例解说： Cellulose Tape 1/2x 3yds, with plastic dispenser 700 doz./-ditto-but 1/2 1,000doz. 这是出口商接到的一份定单中有关商品品名，规格和数量的容。中文意思是： 纤维素带（幅）宽半英寸，长3码，带塑料包装容器，7 0 0打；同上，但（幅）宽宽半 英寸，长5码，1 0 0 0打。 主要问题是后半句不清楚。 ditto 在这里表示前面提到的商品名称纤维素带，但不能包括 带塑料包装容器 ， 宽半英寸长5码的纤维素带是否有塑料包装容器没有说清楚，不完整。 所以最好改成： Cellulose Tape 1/2x 3yds, with plastic dispenser 700 doz. Cellulose Tape 1/2 x 5yds ， with plastic dispenser 1000 doz. 这样即完正，又清楚明确，不会引起误解。 商务英语之商业信函的书写原则（ 2） Clearness （一）．避免使用可能产生不同理解或意义不明确的词汇 〈例一〉 As to the steamers sailing from Hong Kong to San Francisco, we have direct services. （从到旧金山有直达船， ） 但是 bimonthly 究竟是一个月两次即半月一次呢， 还是两个月一次？不明确。 好清楚明白地说明 一个月两次 还是 两个月一次 ： （ a ） We have two direct sailings every month from Hong Kong to San Francisco. （每月两次直达船） x 5 yds,因此，幅bimonthly因此， 最（ b ） x 5 yds, 因此，幅 bimonthly 因此， 最 c ) We have a direct sailing from Hong Kong to San Francisco every two month. (每两个月一次直达船) 注意修饰词的位置，有时修饰词的位置不同，会导致不同的含意如： a) Please let us know what you wish us to do about this matter as soon as possible ; b) Please let us know as soon as possible what you wish us to do about this matter. 以上两句中的 as soon as possible 修饰的