第2章文件与电子文件.ppt

为了确保电子文件进入电子文件管理系统的文件夹后，不会发生非授权改变，或是为了监督文件夹内文件活动，电子文件管理系统应具有审计跟踪，形成系列与电子文件活动相关的记录。一般审计跟踪是以一个或多个一览表呈现给用户，或是以数据库方式呈现给用户。 ①曾经发生的活动； ②实施活动的对象； ③实施活动的用户； ④事件发生的日期及时间等。 2.5.2 电子文件是概念实体 电子文件通过捕获发生了以下三个方面的变化： ①建立文件、文件形成者与文件形成的业务背景之间的联系； ②确定文件在文件系统中的位置及其相互关系； ③建立与其他文件间的链接。 电子文件并非是一个物理实体而是一个概念实体，是一个或多个数字对象及其元数据的组合。 经过捕获，电子文档的每个数字对象都与元数据相连接，成为一个密不可分的整体 2.6 电子档案 对许多企业而言，电子文件也就是电子档案，因为企业的档案馆也就是该电子文件长期保存的最后归宿。也有些企业，需要长期保存的电子文件还得移交到该行业的档案馆，对于这类企业，电子文件就是电子档案的前身了。 电子档案是具有参考和长期利用价值，并归档保存的电子文件。归档的电子文件范围，除参照非电子文件归档方案外，还必须考虑电子文件的特点将其范围适当扩大，特别是那些尚未被非电子文件归档范围囊括，但又必须归档的相关文件或组分 3. 电子文件的归档 与非电子文件不同的是，电子文件的归档更多需要通过将归档的需求通过电子文件管理系统的软件去实现。电子文件管理系统是为了保存机构业务活动的证据信息，用来对电子文件创建、使用、维护以及处置等行为进行管理的自动化系统。 3.1 电子文件归档的基本要求 电子文件类型 归档时间 Web文件 本机构的 每年年底 公共网站的 随时采集随时归档 电子邮件文件 半年归档一次或实时归档 数码照片 档案扫描件 该档案（或一项数字化任务完成后）数字加工完毕立即归档 直接形成 ①零星数码照片形成一周后移交归档 ②该项目完成一月内归档 向社会征集 实时归档 其他电子公文 实时归档或年终归档 归档时间 归档方式 电子文件可以采用逻辑归档与物理归档这两种方式进行。 逻辑归档是通过计算机网络归档，文件管理部门仅将归档电子文件的地址通知档案部门，档案部门直接对电子文件的著录信息与存储地址进行捕获并存储到档案部门数据库内，以便其他合法用户的查询。同时档案管理部门控制了已经逻辑归档的电子文件的处置权，文件管理部门虽然拥有电子文件数据，但却没有处置它或改变它的权限，但却可以利用它。 物理归档是指文件管理部门将电子文件的数据全部移交到档案部门，由档案部门负责对这类归档数据的管控与维护。文件管理部门向档案馆移交电子文件时，必须将电子文件与其相关的元数据一并归档。 在线移交清单 无论是在线移交还是脱机移交，物理归档的电子文件都必须在移交时进行移交检测，检测所接受的文件是否就是应当归档的文件，检查归档文件的可靠性、完整性与可用性。只有在一切均满足归档要求时，交接双方才可以办理移交手续。 物理归档 3.3 电子文件的鉴定与处置 鉴定内容包括文件价值的鉴定，文件真实性、完整性判断，对技术状况的全面性鉴定。 归档前在线鉴定的依据是核对其附着的元数据；归档保存中的鉴定，需要对内容、存储技术、存储介质等进行全面鉴定。 销 毁 删除是将文件从某个介质上移除、擦掉的过程。 销毁是指消除文件使其不能再以任何方法恢复的过程。ERMS内的文件销毁，是指将电子文件与其元数据永久移除或删除，这一行为必须经过档案馆的授权和认可。销毁是管理性的处置活动，需要将被销毁的目标整套移出ERMS及基础数据库。文件被销毁后，最好在原位置保留其元数据存根。 元数据存根是电子文件管理系统内的文件类别、文件夹、部分对象所保留的最小文件管理元数据标准元素，如： ·文件对象的唯一标识符； ·文件对象的标题；? ·文件夹及部分的开放和关闭的日期； ·处置期限表的ID，有效日期及处置的授权人，及所留下的任何注解。 电子文件管理系统内，文件处置流程图 鉴定申请 说明鉴定原因 更改保管期限 数据销毁确认 在线处置示例 处置完毕，保留必要原始数据 3.4 电子文件的整理 电子文件整理的内涵与整理原则都如同非电子文件，都需要对文件进行分类、著录以及划定保管期限等。不同的是，具体的管理方法与操作有所不同。 电子文件整理中必须注意的问题： （1）在对电子文件整理、归档前必须对其备份，以备在整理与归档过程发生意外时进行恢复。幻灯片 60 （2）以件为单位整理归档的电子文件。 （3）分类与建立文件夹 （4）电子文件档号编码 归档后，办公自动化系统内保留的备份 5.电子文件的长期保存 ·短期保存 短期保存的电子文件其保存期限一般都在生成该文件的生成系统的生命周期内； ·长期保存