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大型会议流程表(完整版)
序号 办理流程 责任人 主要工作内容及要求 相关附件 备注
◎ 争取做到每
会前协调
办公室分管副主任、办公室主任
秘书督办处
根据区领导指示,协调有关部门:
◎ 召开全区性大会条件是否成熟;
◎ 尽可能会议合并召开;
◎ 明确会务总指挥及会务工作分工。
◎ 会议时间、地点、内容、议程、
年 12 月通知各单位上报下一年度建议召开的全区性大会的计划,以便于安排会议时间和合并会议。
◎ 注意与主办
起草会议通知(稿)
(科)办会岗
主持人、参会人员等安排妥当。
单位沟通会议议程。
呈办公室分管副主
任
审核
呈办公室主任审核呈分管办公室的区
5
领导审阅
呈开发区党委、管委会,萝岗区委、
6
区政府相关领导签
发
秘书督办处
(科)办会岗
秘书督办处
(科)办会岗
◎ 审核会议安排是否妥当;
◎ 审核通知行文是否准确。
◎ 同上
◎ 同上
◎ 签发会议通知稿。
◎ 由区领导秘书送领导审阅。
◎ 根据会议内 容,呈相关领导签发。由区领导秘书送区相关领导签发。
◎正确使用红头纸、格式规范;
◎
正确使用红头纸、格式规范;
制作正式
秘书督办处
◎
附件齐全;
会议通知
(科)文印岗
◎
◎
份数合理;
盖章正确。
7 对正式会议通知作抽
检。
发出正式
8
会议通知
会务筹办
秘书督办处
(科)收发通信岗
◎ 及时发出会议通知;
◎ 发放范围准确。
◎ 《公文发放登记表》
序号 责任人 主要工作内容及要求 相关附件 备注流 程
应提前 2-3 天对会议各项准备工作的进度情况进行检查。内容包括:
◎ 会议材料准备进展;
◎ 场景(天幕、会标、鲜花、横幅、
彩旗等);
9 会前准备
会务
总指挥
◎ 领导座位安排(台上、台下,姓名牌摆放等);
◎ 出席领导落实;
◎ 颁奖席、记者席安排(如需要);
◎ 灯光、音响、录音、多媒体;
◎ 饮料;
会务筹办
序号
流 程
◎ 空调;
◎ 电子屏蔽设备;
◎ 签到布置;
◎ 安全保卫、医疗卫生保障;
◎ 车辆安排及交通指示;
◎ 天气情况掌握及相关用品准备;
◎ 就餐及食品卫生检查安排;
◎ 礼仪策划及彩排安排;
◎ 对起火、爆炸、人群拥挤、天气突变、重要领导迟到等可能出现的紧急突发事件应急预案的制定;
◎ 会场工作职责分工。
责任人 主要工作内容及要求 相关附件 备注根据会议规模提早布置,会前最后一天例
行检查。
◎ 场景(天幕、会标、鲜花、横幅、彩旗等);
◎ 领导座位安排(台上、台下,姓名牌摆放等);
◎ 出席领导落实;
◎ 会议材料准备是否齐全;
◎ 颁奖席、记者席安排(如需要);
◎ 灯光、音响、录音、多媒体;
◎ 饮料;
会场布置
10
检 查
会务总指挥、
相关单位领导及会务人员
◎ 空调;
◎ 电子屏蔽设备;
◎ 签到布置;
◎ 安全保卫、医疗卫生保障;
◎ 车辆安排及交通指示;
◎ 天气情况掌握及相关用品准备;
◎ 就餐及食品卫生检查;
◎ 礼仪策划及彩排;
◎ 对起火、爆炸、人群拥挤、天气突变、重要领导迟到等可能出现的紧急突发事件的应急预案落实;
◎ 明确会场工作职责。
临会前最后
11
协 调
会务总指挥、相关单位领导及会务人员
◎ 确认各个环节、各个方面准备工作完成情况,特别注意各环节之间的衔接;
◎ 进一步明确各会务人员现场工作
职责;
◎ 查漏补缺。
◎ 一般在大会前一天晚上进行。
序号
序号
会务筹办
责任人
主要工作内容及要求
相关附件
备注
流
程
◎
会务人员按规定时间就位,分头
做好准备工作;
◎
现场总指挥对各岗位作最后检
查,及时处理相关问题;
12
会前现场
组织工作
会务总指挥、
相关单位领导及会务
人员
◎
◎
作等;
◎
及时掌握参会领导的行踪;
参会人员签到、发放会议材料工
◎
参会领导专
组织参会人员有序进入会场,控
人接待,全程陪同。
制好会场秩序;
◎
引导领奖人员、记者到指定位置
就座(如需要);
◎
座。
引导出席会议领导到指定位置就
◎
发生临时事
13
会中现场
工
作
◎
会务总指挥及 ◎ 会务人员 ◎
◎
临时事件处理;
颁奖组织(如需要); 会议材料回收;
领导交办其他事宜。
件,相关岗位人员先
临时处理,需要动用其他人员,统一由会
务总指挥调度。
14
讲话稿整理
发
文稿起草单位
和秘书督办处
(科)、综合
信息处(科)
◎
文稿起草单位负责全面、准确整
理讲话稿;
下
◎
秘书督办处(科)或综合信息处
(科)制文、送审、下发。
15
会议主办单位
对会议布置事项进
或秘书督办处
行督办
(科)督办岗
16
会议材料
归
档
秘书督办处
管,年终归档;
(科)办会岗
◎
归档材料要齐全,无遗漏。
料送档案
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