内部控制手册-13.3 订单与合同管理.doc

PAGE / NUMPAGES 13.3 订单与合同管理 概述 规定了XX股份有限公司集团总部及其下属公司（下属公司是指XX股份有限公司投资（参股或控股）或托管或由上海XX有限公司托管的公司）有关订单与合同管理方面的具体要求，主要包括销售政策的确定，销售洽谈、订单和合同的审核与签订、订单和合同的留存、归档，销售确认、发货和销售情况分析评估。 适用范围 适用于XX股份有限公司集团总部及其下属公司。 相关制度 客户信用管理规定 销售管理程序 订单评审管理规定 订单变更作业指导书 订单变更流程 合同评审与产品交付流程 预测分解与资源匹配规定（待生效文件） 产品交付管理程序 会计核算规定。 ERP编码规则 ERP系统规则 物流运输管理规定。 职责分工 销售部：负责制定销售计划，接收客户订单并和客户谈判拟定订单或合同条款，订单交期等事宜，发货后签回装箱单。 项目组：负责订单规格技术与交期评审。 法律事务部：负责对客户合同的条款审核。 商务管理部/计划部：负责对客户的信用评审，确认客户信用额度；负责订单交期评审并安排生产计划；制定订单货物出库计划，根据审批安排出货，接收客户收货确认。 营销中心经理/总经理：负责对销售订单或合同进行审批。 物流部：负责订单货物物流情况。 财务部：负责确认客户的信用额度使用情况。 流程图 控制目标 序号 《内控手册》唯一具体控制目标编号 控制目标 目标类别 1 13.3-CT1 确保制定合理的销售政策 经营效率目标 2 13.3-CT2 确保销售结果符合销售计划 经营效率目标 3 13.3-CT3 确保销售订单的确认经过严格审核 经营效率目标 4 13.3-CT4 确保销售行为符合国家相关法律规定 合法合规目标 5 13.3-CT5 确保销售订单与合同条款能够实现 经营效率目标 6 13.3-CT6 确保销售确认与计量准确 财务信息准确性目标 7 13.3-CT7 确保发货收到授权 资产保全目标 8 13.3-CT8 确保发货按照订单信息进行 资产保全目标 控制矩阵 风险编号 风险描述 对应控制目标编号 关键控制措施编号 关键控制措施 不相容职务 控制活动类型 对应制度 控制痕迹 会计报表认定 会计报表项目 1存在和发生/真实性；2完整性；3权利与义务；4估价或分摊；5表达和披露 1 2 3 4 5 13.3-R1 销售政策和信用政策管理不规范、不科学导致资产运用效率低下，影响集团经营效率 13.3-CT1 13.3-CA1 集团负责制定科学合理的销售政策和信用政策。规定客户管理、信用管理、合同审批、发货管理、收款管理等各项管理规范，确保集团销售活动高效规范 预防型 客户信用管理规定　 客户信用管理规定 　 　 　 　 　 　 13.3-R2 销售部门未能制定销售计划，导致销售活动混乱没有约束，影响集团经营效率 13.3-CT2 13.3-CA2 营销中心各部门负责编制下一年度销售计划和预算，在销售计划经过董事会审批后部门主管负责将计划分解至每一名销售人员和每个月，确保集团销售资源合理分配，完成销售计划 编制/审批 预防型 销售计划 　 　 　 　 　 　 13.3-R3 集团没有专门人员跟踪销售计划的完成情况，导致销售计划无法及时完成，影响集团经营效率 13.3-CT2 13.3-CA3 集团OM部负责跟踪销售计划的执行情况，督促销售部门每个月完成销售计划考核，并对销售计划差异原因进行分析，落实改进计划 　 发现型 销售计划考核表、改进计划 　 　 　 　 　 　 13.3-R4 合同的签订未经正确授权，导致资产损失、舞弊和法律诉讼，影响集团经营效率 13.3-CT3 13.3-CA4 销售合同的签订需要经过计划部（商务管理部）、财务部、法律事务部、研发项目部等部门进行价格、信用、法务、规格、交期等评审，只有评审通过后的订单才能确认 经办/评审 预防型 订单评审管理规定 订单评审表 √ 　 　 　 　 主营业务收入、应收账款 13.3-CT3 13.3-CA5 在通过各项评审后，最终由营销中心负责人审批，该销售订单才能正式下达 经办/ 审批　 预防型 订单评审管理规定 销售订单 √ 　 　 　 　 主营业务收入、应收账款 13.3-CT3 13.3-CA6 销售的PO订单经过销售经理审批，该销售订单才可以正式下达 经办/ 审批 预防型 订单评审管理规定 订单评审记录 √ 主营业务收入、应收账款 13.3-R5 销售行为违反了国家的法律、法规，可能导致企业遭受外部处罚、经济损失和信誉损失，影响集团合法合规目标 13.3-CT4 13.3-CA7 集团公司负责制定销售管理程序，规定销售人员从事销售工作的相关流程，确保其销售行为不违反相关法律法规要求 　 预防型 销售管理程序 销售管理程序