非招标方式采购代理服务规范-签订合同.doc

签 订 合 同 协助签订合同 在成交通知书发出之后，采购代理机构可根据委托代理合同的约定，协助采购人及时与成交供应商签订合同。采购代理机构在合同签订阶段一般负责完成下列工作： 根据采购文件和成交供应商的响应文件，准备合同文件草稿，合同的标的范围、内容、价款、质量、履行期限等实质性内容应与采购文件、成交供应商的响应文件以及成交通知书一致； 采购文件要求成交供应商提交履约保证金的，应协助采购人核实成交供应商是否按照规定的形式、金额、时间等要求提交了履约保证金； 协助采购人对合同文件的构成及内容、盖章签署等情况进行校核。 根据委托代理合同的约定，采购代理机构在合同签订阶段还可承担下列工作： 组织或参与合同商谈工作，向采购人和成交供应商介绍商谈原则和注意事项； 根据商谈结果需对合同非实质性内容进一步补充或细化的，编写拟补充、细化的条款； 对合同双方提出的相关补充、细化条款的合法性和合理性进行分析。发现可能损害采购人的合法利益、增加了采购人的义务、背离了采购文件和成交供应商响应文件的实质性内容的，应及时告知 采购人并提出合理化建议。 上述工作为采购代理机构提供的增值服务，采购人应按委托代理合同的约定支付增值服务费。 成交通知书发出后，采购人和成交供应商应在成交通知书规定的期限内签订合同。由于成交供应商拒绝签订合同，未按照采购文件规定的形式、金额、时间等要求提交履约保证金，或其他原因导致在规定期限内合同无法签订的，采购代理机构应及时告知采购人存在的风险及补救建议，并协助采购人办理相关事宜。 退还响应保证金 采购人委托采购代理机构收取响应保证金的，采购代理机构应按照采购文件的规定，在发出成交通知书后，向候选成交供应商名单外的其他供应商全额退还响应保证金，在约定的合同签订后的合理时间内向成交供应商和其他候选成交供应商全额退还响应保证金，并做好记录。以保函形式递交响应保证金的，如果供应商要求退还保函， 采购代理机构应按照前述原则进行退还。 采购文件可规定在出现以下情形时，响应保证金不予退还： 供应商在响应文件有效期内撤销响应文件； 供应商在采购活动中发生违法失信行为，导致采购失败或采购人损失的； 成交供应商拒绝与采购人订立合同或提出不合理要求； 成交供应商不按照采购文件要求提交履约保证金。 以保函形式递交响应保证金的，如果出现响应保证金不予退还的情形，采购代理机构应根据采购人要求在保函的有效期内协助其向出具保函的金融机构、担保机构或其他机构进行索赔。 编制采购代理服务报告 采购代理机构在完成采购任务后，应向采购人提交采购代理服务报告。 采购代理服务报告一般包括以下内容： 采购项目基本情况； 采购过程简述； 谈判/评审情况说明； 谈判/评审结果； 其他需要说明的事项； 评审报告等附件。 采购代理机构编制的采购代理服务报告内容应完整、真实。 采购资料收集及移交 采购代理机构应采取有效措施对采购活动中形成的相关文件和资料进行及时搜集、妥善整理并保存。 采购工作结束后，采购代理机构应及时将需移交的文件资料的原件整理成册后移交给采购人，并与采购人办理交接手续。按照采购人要求，采购代理机构也可在采购过程中将相关文件资料的原件分阶段移交给采购人。 采购代理机构在各工作阶段需收集和需移交的相关文件资料详见表 7.1。采购代理机构可留存上述文件资料的复印件或扫描件。 表 7-1 收集和移交文件资料一览表 工作阶段 工作程序 需收集的文件资料 需移交的文件资料 业务承接与采购准备 承接业务及签订委托代理合同 收集和分析基础信息 5 5 委托代理合同 实施采购项目所需的相关基础资料和信息 续表 7-1 工作阶段 工作程序 需收集的文件资料 需移交的文件资料 业务承接与采购准备 落实采购基本条件 告知采购人尚不具备采购条件的函件及采购人答复函（如有） 拟订采购方案 采购方案及采购人审批函 采购方案 采购 编制采购文件 关键问题的讨论记录及相关会议纪要、公文等 发布采购公告或采购邀请书 采购公告（网页打印件）/采购邀请书及采购人审批函 采购公告（网页打印件）/采购邀请书 供应商收到采购邀请书的回函 （如有） 资格预审（如有） 资格预审文件、资格预审申请文件、资格预审报告等相关资料 资格预审文件、资格预审申请文件、资格预审报告等相关资料 发售采购文件 采购文件及采购人审批函 采购文件 获取采购文件的供应商登记表 获取采购文件的供应商登记表 采购文件澄清与修改 供应商提出澄清问题的