会议接待服务标准.docVIP

会议接待服务标准 1.0目的 为了规范会议接待行为，统一服务标准，持续、稳定的为用户提供良好会议接待服务。 适用于高院各类会议接待工作。 3.0职责 3.1客服部负责会议接待的具体实施。 3.2客服员负责会议登记和提前确认工作，确保会议如期召开；并记录好会议召开的单位、出席人数和召集的领导职务来决定会议的大小，采取相应的服务措施； 3.3客服部负责安排工作人员对会议室进行布置，保障会议室整洁舒适； 3.4会议接待员负责在会议进行期间巡查，及时处理突发事件，确保会议顺利进行； 4、程序 4.1会议的分类 根据现时会议接待工作实际情况，将会议接待分为日常接待（二类会议接待）、一类会议、临时会议。 4.2会议接待服务标准 1） 每天的工作由会议负责人根据实际情况进行安排。 2） 会议接待员必须注意自己的仪表，穿好工作服，戴好工作牌，于会议开始前30分钟将会议一切准备到位。 3） 到岗后首先检查会议室内的灯是否打开、空调温度是否舒适、设备、会议物资是否到位、烟灰盅是否清洁，发现异常无法处理时及时向主管领导报告； 4） 参会人员进入会场后，服务员应举止大方地为他们递上茶水，当会议开始时会议接待员应在自己管理区轮流巡查，以便能及时给新到的客人送上茶水，直至与会人员基本到位。 5）与会人员基本到齐后，会议接待员将自己管理区域内的会议室内茶水添加一遍后，每隔10-15分钟到会议室加茶水，直至会议结束（如有特殊情况可自己把握）。 6）在加茶水过程中，会议接待员应及时更换烟灰盅、留意会议室内设备运行是否正常、空调温度是否舒适。服务工作要细致周到，服务中要做到三轻（走路轻、讲话轻、动作轻）； 7）会议接待班长必须到场监督服务员工作，巡视会议室的准备情况和会议的进行情况，以便有突发事情时及时应对； 8）接到热线人员通知，会议临时需要的物资，应5分钟内送到，如无法满足，会议接待员亦应5分钟内到会议室向客人解释，如客人不满意或不接受，会议接待员应通知会议负责人到场解决。 9）会议结束后，应及时通知清洁员到场清洁，清洁后会议接待员将灯、空调、窗户关好，以便迎接下一个会议。 10）每天下班前，会议接待员还应对自己管理区域的会议室检查一遍门、窗、空调、灯、设备是否关好才能离开。 4.2.2一类会议（专指服务区域在主楼内的会议室）： 1)会议接待负责人接到热线人员中、大型及重要会议通知后，与预订会议人员联系，了解会议的需求. 2)对会议室进行全面检查，与会议主办单位（部门）保持联系，对座位数、名位牌、会标等进行核对，同时应对音响设备、灯光、花卉摆设、茶水茶杯准备、卫生情况、进出通道进行检查，要求达标后对会议室进行封闭管理，不准无关人员进入会场（会议室）；一切准备妥当后，可要求客户到现场观看。 3)会议接待员必须注意自己的仪表，穿好工作服，戴好工作牌，提前30分钟到岗，在会议室门外面带笑容站好等待迎接参会人员。 4)会议快结束时，服务员在会议室门外站好准备欢送参会人员； 5)管理处主任或客服部负责人必须到场监督会务工作人员的情况，巡视会议室的准备情况和会议的进行情况，以便有突发事情时及时应对； 6)如会议有需要，在会议期间应加强安全保卫工作，防止无关人员进入会场扰乱会议；工程部人员应注意会议期间用电设备的工作情况，防止事故产生，应保证消防通道的畅通，紧急情况下，应有服务员在场进行疏导。