商务接待流程及标准.pdf

九行金融信息服务南京股份有限公司 商务接待流程及标准 一、目的 为树立公司品牌形象，扩大对外联系和交流，本着“热情礼貌、服务周到、规范 接待，标准管理，成本控制”的原则。 二、范围 本标准适用于公司各种接待工作。 三、职责 综合管理部为公司商务接待工作的归口管理部门，负责接待工作的安排和管理， 拟定重要客户的接待计划，协调相关部门落实接待任务，提供后勤保障，并做好后续 重要信息的传递及存档工作；公司各部门在接到重要客户来访预约后，应在 OA 上填 写《接待联系单》及《用车申请单》及时把信息传递到综合管理部，并协助其拟定接 待计划，需公司领导出面或由综合管理部协调的重要接待，应提前 2 天告知。 四、计划与准备 1、综合管理部在接到公司领导通知或相关部门接待联系单时，应充分与申请部 门沟通，详细了解客户的基本情况：客户职务、来访具体时间、人数、逗留日期、目 的和接待要求等。在此基础上拟定相关接待计划，编制日程安排表，酌情安排接待标 准。 2、综合管理部根据拟定计划通知参加会晤的领导、陪同人员、落实会晤时间及 场所。 3、综合管理部根据客户情况提前按接待标准预定好宴请客户的酒店，酌情安排 酒水、香烟、用餐标准；需住宿的应提前按接待标准预约好客户下榻酒店。 4、综合管理部根据情况计划安排客户用餐酒店、游览路线、购物商场、娱乐项 目。 5、因会议需要综合管理部需准备会场花卉、水果、烟茶、音响设备、投影设备、 领导席签、横幅、制作欢迎牌、指示牌、安排礼仪人员，并安排现场摄影摄像等。 6、综合管理部根据情况安排接待所需车辆，保证车辆清洁，安全性能良好，接 送人员负责协作综合管理部接待人员协调安排，统一调度。 7、如有需要综合管理部应根据情况提前为客户购买车票及机票。 五、接待标准 一级接待标准： 陪同人员：总经理、副总经理、综合管理部部长 -1- 1、迎接：总经理、副总经理、综合管理部部长在机场、车站、公司门口迎接，注 意把握迎候时间，提前等候于迎接地点，接待人员引见介绍主宾时，要注意顺序（遵 守介绍时的先后次序。正规的做法，是要先介绍主人，后介绍客人；先介绍职务低者， 后介绍职务高者；先介绍男士、后介绍女士；先介绍晚辈、后介绍长辈；先介绍个人， 后介绍集体。 在接待外国来访者时， 若宾主双方皆不止一个， 则为其双方进行介绍时， 要先介绍主人一方，后介绍客户一方。不过在介绍各方人士时，通常应当由尊而卑， 按照其职务的高低，依次而行。来访时主人先伸手表示欢迎。告辞时，待客人先伸手 后，主人再相握。握手的力度以不握疼对方的手为限度，初次见面时，时间一般控制 在 3 秒内。介绍时就把身份、地位低的一方介绍给相对而言身份、地位较为尊贵的一 方。） 2、参观：总经理、副总经理、综合管理部部长陪同，由综合管理部部长沿途介绍 城市基本情况以及到达公司后详细介绍公司信息。 3、座谈：公司人员确保公司环境、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光合适， 将公司简介或相关资料、纸笔、茶水杯、水果、香烟摆放于接待室。可根据需要制作 领导席签、横幅、欢迎牌、指示牌，调试好音响设备、投影设备、摄影摄像设备。 4、用餐标准：综合管理部根据公司标准预定酒店： 5、下榻宾馆标准：综合管理部根据公司标准预定酒店： 6、综合管理部根据情况、客户意愿和兴趣提前计划参观游览路线。 7、综合管理部根据情况购买礼节性礼品。 二级标准： 陪同人员：副总经理、综合管理部部长、相关部门经理 1、迎接：由综合管理部人员到公司驻地门口迎接，引导客户。 2、参观：副总经理、综合管理部部长、相关部门经理陪同，由综合管理部部长沿 途介绍城市基本情况以及到达公司后详细介绍公司信息。 3、座谈：公司人员确保公司环境、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光合适，将 公司简介或相关资料、纸笔、茶水杯、水果、香烟摆放于接待室。 4 、用餐标准：综合管理部根据公司标准预定酒店： 5、下榻宾馆标准：综合管理部根据公司标准预定酒店： 6、综合管理部根据公司标准购买礼节性礼品。 三级标准： 陪同人