中小企业行政文书档案管理规定.docVIP

附件: ***********有 限公司标准 文书档案管理规定 2018-12-08 实施2018-12-02 2018-12-08 实施 目 次 TOC \o 1-5 \h \z \o Current Document \h 目的与适用范围 1 术语和定义 1 职 责 2 \o Current Document \h 文书档案的归档 2 \o Current Document \h 文书档案的整编 3 \o Current Document \h 文书档案的保管 4 \o Current Document \h 文书档案的借阅利用 4 \o Current Document \h 文书档案的统计 4 \o Current Document \h 文书档案的鉴定 4 \o Current Document \h 相关/支持性文件 4 附录 5 附录各部门文书档案归档范围、密级与保管期限划分表 6 文书档案管理规定 目的与适用范围 为提高我院文书档案管理水平，实现文书档案管理工作的规范化、标准化和 现代化，特制定本标准。 本规定明确了文书档案的归档、整编、保管、利用、统计和鉴定工作的管理 原则，适用于木院文书档案管理工作。 术语和定义 1文件 国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的 信息记录。 2.2文书档案 反映党务、行政管理等活动的档案。 2.3原件 最初产生的区别于复制件的原始文件 2.4正本 有规范格式和牛效标志的正式文木 2.5畐IJ木 再现正本内容和形式特征的复本，备存查和通知有关方面Z用。 2.6保管期限 对每个案卷或文件所确定的保存年限。根据《机关文件材料归档范围和文书 档案保管期限规定》（国家档案局令第8号），文书档案保管期限分为永久、定 期两种，定期一般分为30年、10年。 2.7档号 以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。 2.8密级 按文书档案失、泄密后的危害大小划分的绝密、机密、秘密三级。 2.9归档 办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案管理部门保存的过程。 3?职责 1图书档案中心 负责制度的制修订；负责指导、监督、检查和考核各部门/单位形成的文件 材料的收集、整理、预立卷和归档工作；负责全院文书档案的收集、整编、数据建 库、保管、提供利用、统计、鉴定销毁等工作。 3.2院属各部门/单位 负责本部门/单位形成的文件材料的收集、整理、预立卷和归档工作，并对 归档文件材料的齐全、完整、准确负责。 3.3员工 负责本人在业务工作中形成的文件材料的整理和归档工作，并对归档文件材 料的齐全、完整、准确负责。 文书档案的归档 4. 1归档范围 凡在管理、生产和经营等各项活动中形成的具有保存价值的，作为真实历史记 录归档保存的文件材料都在归档范围之内，包括上级单位、外单位颁发的与本院工作 有关并需要执行的文件，工程项目立项、规划、设计、咨询、审查请示、建议、批复 等来往文函，各部门/单位负责起草发布的院级发文、企业标准及流程，战略规 划及计划，以及生产、管理活动中形成的具有保存价值的文件材料（包括合同、中标项 目的招投标文件等）。详见附录《文书档案归档范围、密级与保管期限划分表》。 4.2归档要求 4. 2.1遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同 价值，便于保管和利用。 4. 2.2归档的文件材料，要求字体工整、字迹清楚、格式统一、字面整洁、签 字手续完备。 4. 2.3在归档的文件材料中，应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请 示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起。 4. 2.4在归档的纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件 正本、定稿一并归档。 对应归档电子文件的元数据、背景信息、电子流程信息单等要进行相应归档。 4.2.5归档的文件材料，要准确划分密级和保管期限。 4.2.6不同年度的文件一般不得放在一起，但跨年度的请示与批复放在复文年 立卷，没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的总结放在最后一年立卷；跨年度的 会议文件放在会议开幕年立卷。 4.2.7文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依次排列在 -起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；转发文件在前，原件在后；印 件在前，定稿在后；重要法规性的历次稿依次排列在定稿Z后。 4. 2.8档案文件一律要用毛笔、钢笔或打印、铅印、复印件。书写墨水要求用 碳素墨水或蓝黑墨水。铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水或红墨水书写的材料不得归档。 4.3归档数量 一般纸质文件底稿1份，正本1份；电子文件原格式版本及PDF版本各1份。 4.4归档时间 一般在每年的年底到次年的3刀完成归档工作。 5归档程