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XX质量管理文件 记录控制程序 (第1版) 文件编号 002 实施日期 1、目的： 对记录进行有效控制和管理，为证实产品的符合性和食品安全管理体系的有效性提供证据，为持续改进提供参考。 2、适用范围： 适用于食品安全管理体系和产品符合性相关记录的控制活动。 3、引用文件：无。 4、术语：无。 5、职责： 5.1 各部门负责本部门记录的编制与控制。 5.2 质检部负责记录的备案。 6、工作程序： 6.1 编制： 6.1.1 根据产品可追溯性要求和食品安全管理体系运行需要，各部门负责职能范围内记录的设计，以满足文件和控制需要。 6.1.2 编制部门对设计的记录表格内容认真校审，确保表格内容完整适用，必要时报质检部进行审核，表格由设计使用部门自己编号，并到质检部进行备案。（记录编号办法见附表1）。 6.1.3 质检部建立公司《记录一览表》，各部门建立本部门使用的记录一览表。 6.2 填写： 6.2.1 各部门填写记录时要字迹清晰，准确可靠，内容齐全，易于识别，不得随意涂改。 6.2.2 对不填写的栏目划斜杠表示。 6.2.3 记录确需更改时，由原填写人将更改内容用实线划去，在附近位置填写正确内容，并签字或盖章证明。 6.2.4 允许将旧表格手写更改为新表式后使用，但更改方式及内容应与备案格式内容一致。 6.2.5 发出记录的部门均须留存一份备考。 6.2.6 对于传递到本部门并需保存的记录应按日期先后顺序分类保存。 6.3 必要时，部门领导和授权人应对本部门的记录进行审核。 6.4 收集整理： 6.4.1记录每月收集整理，装订成册，发生次数少的可每半年或一年装订一册。 6.4.2 随进货收到的外来记录由供销科收集交实验室管理。 6.4.3保管员应对记录分类或按时间顺序存放，注明收编号，便于存取和检索。 6.5 保存管理： 6.5.1 各部门负责记录的保存管理工作。 6.5.2 根据需要规定记录的保存期限， 有永久保存价值的可整理成档案，长期保存。 合同有要求时，按合同规定保存。 非合同条件下，记录的保存期为保质期再加12个月。一般，产品记录保存期为三年，冻制品记录保存期为两年。 6.5.3将装订成册的记录存放于适宜的场所，以防记录在规定的保存期内损坏、变质和丢失。 6.5.4记录在保存期限内不允许随意借阅和外传。 6.5.5记录的借阅按如下规定执行，并填写《文件资料借阅登记表》； 合同有要求时，在商定期内记录可供客户或其代表查阅； 非合同要求时，客户借阅或其他人员借阅须经记录管理部门负责人签字批准； c) 借阅的记录如在指定日期不还，由记录保管人负责收回。 6.5.6记录的处置 记录超过保存期后，由保管员集中交部门负责人核查，确实无保留价值的记录予以销毁； 被销毁的记录应在记录台帐相应栏内注明“销毁”及销毁日期和销毁者。 7、记录表格： 记录一览表 附表2-1 记录编号办法 XXXX----XXX 该记录的顺序号，用3位阿拉伯数字表示。 企业代号（HKSPJL）