第七章组织知识的存储与利用.pptx

第七章组织知识的存储与利用武汉大学信息管理学院7.1 组织知识存储的基本概念7.1.1 组织知识存储的定义与主要重点是指组织将有价值的知识经过选择、过滤、加工与提炼后，存储在适当媒介内以利需求者更为便利、快速地采集，并随时更新与重整其内容与结构。知识的存储有下列几个重点：选择性：只保存有价值的知识。经过提炼：包括编辑、分类、索引及摘要等。不同的存储媒介：不同的知识要有不同的存储方法。方便采集：必须让使用者能按照最方便、有效用的方式与途径来快速地采集。更新与重整：以确保知识的品质。组织内外部的知识知识的选择与过滤知识的加工与提炼知识的存储与采集知识的更新与重整图 组织知识存储的主要步骤7.1.2 组织知识存储的主要原因与问题组织知识存储的主要原因以成本的观点而言知识不应该“用过一次后，就被忽视遗忘”。以学习创新能力的观点而言当组织积累愈多的知识，就愈容易吸收学习新知识及创造新知识。以流失容易性的观点而言员工的离职、提早退休或是遗忘，以及项目团队于任务完成后解散。以减少浪费与损失的观点而言降低“重复开发”与“重蹈覆辙”的损失与成本。组织知识存储的主要问题在员工方面员工不知道要记录存储员工没有意愿去存储员工没有能力去存储在组织方面组织忽视知识存储的重要性组织没有专人负责管理知识的存储知识重新归零的问题所谓重新归零并舍弃经验（Unlearning），就是认为当知识在面临一个新环境的挑战时，应把过去习惯的工作方式与经验尽量地排除遗忘。7.2 知识存储的主要媒介知识主要存储的三大媒介：员工个人群组团队组织系统员工个人的知识存储在职员工的知识存储利用专家黄页或知识地图鼓励并支持员工对重要知识的记录、存储与分享保留具有核心知识资源的员工，防止其流失通过师徒制的建立存储重要的知识：日本的师徒制，即当新人进入公司后就指定一个自身的师傅通过两人密切地相互作用而建立高度的信任关系，由潜移默化中传递及存储高度有价值的隐性知识。通过此种重要知识的存储方式，在1993年虽然日本钢铁产业由原来的15万名员工裁掉了四分之一，但其生产力却没有因此下降，外部的研究专家将其归功于扎实的师徒制知识的存储所发挥的效益所致。离职员工的知识存储离职员工知识的外化：当一个具有重要知识的员工即将离职时，组织应安排包括主管及其下属和一位知识搜集专家进行一个深度、开明、融洽及具有建设性的访谈，将这位员工所把握的重要显性知识（包括文件、协议、系统流程）和隐性知识（例如重要项目的经验和教训）仔细明确地记录下来。如Skandia公司就利用录像与录音的方式进行访谈和知识存储。建立离职员工的人际网络：对于有重要知识的离职员工，组织可以聘请其为顾问式讲座；聘请其兼职处理特殊的事件；维持密切联络的人际网络。群组团队的知识存储群组知识的重要性与存储的问题群组间的互动牵涉到许多人际间的沟通、领导等，因此这种集体知识较动态且为内隐的知识，相较于员工个人的知识更难存储。群组知识的主要存储方式群组开会记录（Meeting Minutes）项目的结果报告案例研究（Case Study）：由客观的研究者以故事描述的方式，来了解整个项目的来龙去脉。清楚描述项目的背景，清楚描述项目的过程，而非只是数据库中静态的描述。行动研究（Action Research）：由参与项目的成员以其本身经历的观点来分析其整个过程的行动，并同时诊断方案执行的有效性，记录下重要的经验与教训。群组互动讨论版群组团队的知识存储组织系统的知识存储知识的记录存储应尽量地自动化与电脑化善用文件管理系统，形成无纸化（Paperless）的管理建立及维护一个高质量、易于使用的知识库建立活跃的实务社群上述各种存储方式可归纳如图所示个人、群组、组织的主要知识存储方法7.3 组织知识存储的主要步骤知识的选择与过滤知识的加工与提炼知识的存储与采集知识的更新与重整1 组织知识的选择与过滤（1）知识选择与过滤的主要背景与原因是指信息与知识的爆炸与超载而言人类所能一次处理的信息范围（Range）是“7±2”，即5-9个信息之间，因此信息与知识量的过犹不及都不利于人类决策的质量。（2）组织知识选择的评估准则在知识支持的方向上如对价值命题、核心能力、SWOT的知识缺口等在知识特性的选择上创新、独特并有潜力特性最佳实务或最佳标竿且为外部无法获取的特性重要、困难与创意的特性（3）组织知识选择的管理法则市场交易导向型的知识选择此法则的基本原则在于，“使用者愿意付费的知识才有价值”亦即具有存储的价值。HP成立了一个利润中心，成为产品制造流程组，由其担任知识中介者，依顾客的需求负责搜集HP公司各单位有价值、处理的最好且为其他单位需要的知识，将它们加工、提炼后转化成别的单位可应用的材料。选择各部门最优秀的竞争情报、产品营销、市场区分、库存管理及缩短上市时间等重要的知识，整理成知