库管和采购工作流程图.docxVIP

库管和采购匸作流程图  《办公用品和礼品采购、出入库、退库、报销流程》l，K 《办公用品和礼品采购、出入库、退库、报销流程》 l，K 《固定资产采购及借款流程》 办公用品及礼品采购流程: 库管员负责发起办公室内部需采购的“采购申请流程”（含办公用品及礼品）O “办公用品采购力 每月第一周由各部门指定的统计人向库管员 fl 每月第二周由库管员针对各部门上报的釆购“礼品 每月第二周由库管员针对各部门上报的釆购 “礼品釆购” 计划进行筛査和汇总，同时结合库房内其它 每月第二周由库管员根据“礼品最低库存量 已低于“办公用品最低库存量标准”的办公 标准”并结合实际常用情况进行统计，整理 监管员（办公室主管）审核 \7 办公室领导审批 fl 财务审批公司总裁审批 财务审批 财务审批 财务审批 采购员提前联系供货商备货，要求月底前到 二、办公用品及礼品入库流程: 分为“采购入库”和“退库后入库”两种情况。 “采购入库” 每月底前釆购员联系供货商送货，由釆购 “退库后入库”库管员发起“采 “退库后入库” V 监管员（办公室主管）审核 办公室领导审批 库管员确认入库后, 三、办公用品及礼品（出库）领用流程： 办公用品类别分为“笔类、文件夹类、夹机类、胶水类、告示贴类、纸类、本类、电 子耗材类及其它类”。 礼品类别分为“A类礼品和B类礼品，其中A类礼品是指“烟、酒、普洱茶、化妆 品、生活日用品及其它礼品” ：B类礼品是指“矿泉水、饮料及日常接待用茶” ° 因公司接待较多，领用礼品比较频繁，根据公司实际状况分析，现95%以上情况均属 于先领用后补（倒推）流程。因此现办公室规定：各部门领用办公用品或礼品时，应由申 领部门发起领用流程，并由申领部门负责人确认；公司上级领导领用办公用品或礼品时, 应由库管员直接发起领用流程（倒推），为确保流程严谨性，建议：最好由公司秘书办公 室通知，然后再由办公室主管以及主任审批。 “公司领导领用”时“各部 “公司领导领用”时 “办公用品领用” “礼品领用 “办公用品及礼品领用” V 监管员（办公室主管）审核 库管员直接结束, .1 库管员直接结束, 总裁审批 四、退库流程: “办公用品及礼品退库”时 退库人确认 监管员（办公室主管）审核 ° 办公室领导审批 库管员确认结束 五、日常费用报销流程： 此流程属于各部门共享流程。 报销种类分为“借款后报销”和“直接报销两种情况。 报销内容包括“预算内和预算外费用”。通常报销的是“预算内费用”，包括：通 讯费、招待费、办公费、市内交通费、印刷费、福利费、电子材料及维修费、宣传费、其 他费用、固定资产和礼品費用等11项。 说明：无论先借款后报销或直接报销，报销流程全部由库管员负责发起，要求必须 附上发票、相关审批流程及明细。如：先借款后报销时，应在报销流程中注明借款金额并 附上发票、签报和借款审批流程扫描件：如：直接报销时，应在报销流程中附上发票和采 购计划审批单等相关明细。 一般惯例，办公用品和礼品供货商每月底送货时会带着上个月《采购计划》的发票 （按月结算）。库管员申请报销时，发票金额应与月份相对应的《采购计划》金额相符。 即：库管员将根据供货商提供的发票执行报销流程, 具体流程如下: 库管员直接发起《日常费用报销流 监管员（办公室主管）审核 JL 办公室领导审批 财务审核 总裁审批 财务审批 出纳结束 《费用借款申请流程》 费用借款流程：属于各部门共享流程。为避免审批流程繁琐，降低匸作效率，办公室借款 通常是在金额超过备用金2000元且需货到付款的两种情况下申请（含每月固定采购的手 机充值卡和临时性釆购的情况下）。 公司总裁审批原则：在签报、采购、借款及报销等流程中，毎件事必须保证至少两个流程 要经过公司总裁审批，最多不能超过三次审批。 具体说明： 《特殊情况签报》只有在特殊情况下才能使用，因其只能作为一种通知的形式，而并 非一项审批流程。无论是否申请《特殊情况签报》，在申请借款和报销时都应经公司总裁 审批； 如已申请了《固定资产釆购流程》，且公司总裁已经审批过的，在申请借款时，则不 需再经公司总裁审批了，只将审批后的《固定资产釆购流程》作为附件添加到借款流程即 可：报销时必须由公司总裁审批。具体流程如下： 出纳结束 出纳结束 《固定资产釆购流程》 （属于预算内）公司各部门需釆购固定资产时，应先 （属于预算内） 公司各部门需釆购固定资产时，应先 与库管员确认确实无库存量的情况 （属于预算外） 公司各部门需采购固定资产时，应先与库 管员确认确实无库存量的情况下，由申请 （属于预算外） 申请部门在0A中发起“固定资产釆购流 程”至办公室，说明具体申请原因，由申 监管员（办公室主管）审核 办公室领导审批 采购员询价后，在“固定资产釆购流 商务法务审核 财务经理审核 采