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09广告设计秘书学 秘书专业调研报告 姓名：俊ge 班级：09广告设计学号: 一、我自从上了这个《秘书学》的课程后我知道秘书应具 备相应条件，与传统秘书截然是不同的，现代的秘书除了外形利 落出色、学识涵养丰富、个性成熟稳重等传统的标准之外，还应 具备现代条件: 第一：有问题，能自己找答案。资深参谋人员应为主管 设想出合理的方法，要主管做选择题而非是非题。 第二：情绪问题，能自行排解。世界上95%的秘书都是 女性，下个世纪无疑将是女性发展最快速也是最具挑战机会的 世纪。专业秘书必须克服自身的情绪问题，力求成熟稳重。 U!第三：不断给自己找机会。化被动为主动。危机就是转机。 第四：随时准备。许多秘书抱怨加班，比老总还忙，这就 违反了秘书工作的要求。主管随传随到这是必须的。 U! 第五：话不多但中听。多数主管都很忙碌，没有时间听闲 话。所以秘书在回答前必须思考，做到能言不繁。 第六：做事有分寸。做秘书最难的一件事，是揣度主管的 心意。许多反应及作风都是在日积月累的沟通和协调中了解 的。所以过度反应是需要避免的。 第七：凡事多观察。秘书就像气象局一样，主管及办公室 的风吹草动都唯你是问。要适应环境，而非要环境适应你；要 改变自己而非改变人。 第丿U能设身处地的考虑。秘书是未来办公室资讯的整合 者，在这个前提下，你所拥有的资源最多也最完整，所以你的 思维应该不是单一的，而是整合的。 第九：能扮黑白脸。许多会议和谈判的场合可能需要你适 当的出现，配合主管完成工作。所以你的沟通协调能力是相当 重要的。 第十：有公关能力。秘书工作会涉及更多的顾客服务，也 就是对外涉及联络的能力。秘书也将逐步迈向公关经理人或甚 至发言人的角色。 通过调研，我发现从事秘书职业的人员女性居多, 通过调研，我发现从事秘书职业的人员女性居多, 所占比例是97.9%,男性占20.1%。有一种现象值得注意，女性 在中、初级秘书中占绝大多数，而高级秘书则多数为男性。从事 文秘工作性质中，普通文员的占32.8%,公务秘书的占23.7%, 商务秘书的占24.3%,人事秘书的占4,1 %,私人秘书的占7.5%, 总裁助理的占12.9%,其他的占3.7%o 经过分析，我认为现阶段文秘专业所针对的职业岗位群主 要有“综合秘书”（办公室文员）、“商务秘书”、“公务秘书” 和“总裁 和“总裁助理”等岗位群体。 “办公室文员”队伍迅速壮大, “商务秘书”逐渐增多，当然也还有一部分毕业生做公务秘书”。 同时，每个职业岗位群所对应的职业岗位变化也很大，不断有新 兴的岗位诞生。如“通讯秘书”岗位就是信息网络的飞速发展才 产生的。 三、用人单位对文秘人员的技能要求 我针对“文秘人员应具备的能力”、“文秘人员应具备的 知识”、“文秘人员应掌握的技能”进行了问卷调査。通过调查 我们发现用人单位普遍认为好的文秘人员最好具备公文写作、办 公自动化设备操作能力、人际沟通能力、执行能力、合作能力: 懂得本行业的专业知识背景、办公室事务管理知识、应变能力、 商务知识、法律知识。 此次调查中，认为文秘人员应具备大专以上文凭，形象气 质好，具备良好的组织沟通协调能力，文笔好，语言表达能力强, 能熟练使用电脑及各种办公设备。同时各单位还希望文秘人员具 备业务背景，如生产部秘书职位要求化工或理工科背景;涉外秘 书职位要求有英语专业八级证书或高级口译证书优先。公关部 门秘书职位要求具备公共关系管理的基础知识和一定的实践经 验等。有些单位注重“职业道德”、“敬业精神”及“使用和维 rf护现代化办公设备的能力。值得关注的是毕业生所表现出的 实际能力与用人单位的要求尚存差距，有的差距还不小。 rf 经过分析，我认为，在新形势下，文秘人员的关键能力应 更全面，从业能力应更细致，关键能力和从业能力所共同表现出 的综合职业能力应更强。文秘专业的从业能力可分为“从业基础 能力”、“从业业务能力”和“从业相关能力”三部分。“从业 基础能力”主要包括：“执行能力”、“公关礼仪”、“时间管 理能力”、“人际沟通能力”和“使用和维护现代化办公设备”的能力等。从业业务能力主要包括：“文书拟写与处理”、“会 议组织”、“办公室日常事务管理”、“协调工作”、“文件档 案管理”、“接待工作和“信息工作”等能力。“从业相关能 力主要包括：“法律与法规”、“商务知识”、“速记速录”、 “英语应用”、“财务管理”等能力。这些能力可进一步分解为 专项技能，具体情况如下表： U!I U! I、用人单位对中职文秘专业毕业的员工做出的评价 文秘人员综合职业能力调查统计表 应具备的能力 用人单位重视程度 执行能力 6.7 人际沟通能力 8.5 r 时间管理能力 8.4 信息收集能力 9. 1 合作能力 8.3 应变能力 9.3 组织协调能力 8.3 语言表达能