档案名称编码规则.pdfVIP

档案名称、编号规则 为规范公司内部档案管理工作并保证档案完整性及统一性，合理有效利用 档案资料，结合公司实际情况，特制定本细则。 1. 档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容 性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。 2. 档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，将所有分类各 级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。 3. 档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必 要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。 4. 档案编号规则 4.1. 公司内归档文件的档号结构为“公司名称—一级目录—二级目录—三 级目录加流水号”。具体编码表见附件二（档案分类编码表） 。 4.1.1. “公司名称”表示文档归属公司名称 , 用公司名称的主体部分的 拼音缩写形式表示。各公司名称的缩写见附表一。 4.1.2. “一级目录”表示文档归属类别号。如：行政管理类、经营管 理 类、基本建设类等等。 4.1.3. “二级目录”表示类别号下面的细分类别，如三会文件类下面 的股东大会、董事会、监事会。 4.1.4. “三级目录”表示更细分的类别， 4.1.5. “流水号是在三级目录下，以文件首次发行日期的时间为顺序 排序。 4.2. 每一档案盒内首页应设“文件存档目录”，文件归档时依序编号、放 置存档。 4.3. 新档案应从“档案分类编号表”查明该档案所属类别、编号顺序（文 书一般以文件时间从前到后排列顺序） ，以此来编列档号。 4.4. 档案如何归属前案，应查明前案的档号并予以同号编列。 4.5. 档号以一案一号为原则，遇有一档案件叙述数事或一案归入多类者， 应先确定其主要类别，再编列档号。 5. 附件一 各公司名称及缩写形式 序号 公司全称 缩写 档案编码 1 深圳嘉德森投资有限公司 嘉德森 JDS 深圳市易达恒通供应链管理有限公 2 易达恒通 YDHT 司 3 深圳市粤信恒贸易有限公司 粤信恒 YXH 4 深圳市奥坤信息技术有限公司 奥坤 AK 5 贵阳斯浦林贸易有限公司 斯浦林 SPL 深圳市凯富盈投资基金管理有限公 6 凯富盈 KFY 司 7 开阳县龙檀矿业有限公司 龙檀矿业 LTKY 8 深圳市信恒通贸易有限公司 信恒通 XHT 9 珠海凯富盈矿产品有限公司 珠海凯富盈 ZHKFY 10 富佳国际集团有限公司 香港富佳 HKFJ 11 香港信恒通集团有限公司