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记录控制程序
雷池
2021-01-08
记录控制程序
1?目的
规定记录的管理方法，以提供质量、环境体系符合要求和有效运行的证据。
2?范围
本程序适用于满足质量、环境体系要素运行涉及到的记录的管理。
3?职责
3.1 办公室负责与体系建立、维护及改进相关的记录的归口管理。
3.2各部门负责本部门记录的编制、填写、传递和保管。
3.3 记录填写人对记录的真实、准确、清晰和完整性负责。
4?程序要求
4.1记录编号及格式确定：
4.1.1各部门记录的编号依据《文件编号规则》执行，由办公室负责统一编号。
4.2记录的使用：
4.2.1记录的填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改，有关数据更改需加盖更改人印章或签字。
4.1.2每月月初，各部门将上月的记录进行整理，做好标识后保存，必要时可编制检索目录，记录要存放于通风、干燥的地方,避免破损，保密的资料要有专人保管，未经允许，不得随便查阅。
4.3记录的借阅、复制：
由于工作原因，需查询、借阅、复制记录者，须经相应的部门负责人批准并填写“记录借阅/复制登记表”。
4.4记录的保存：
4.4.1体系产生的全部记录形成“受控记录清单”，由文件资料管理员统一保管；各部门产生的记录形成本部门的“受控记录清单”，以方便查阅。各部门“受控记录清单”若有变动，应及时报文件资料管理员处进行备案。
4.4.2记录的保存期限按照“受控记录清单”中最低保存期限执行。
4.4.3保存期限在三年或三年以上的记录，各部门整理完毕后，交文件资料管理员统一管理，其他记录各部门自行保管。
4.5记录的处置：
4.5.1常规记录如超过保存期或其他特殊情况须要销毁时，由部门负责人批准后销毁。
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