来访客户接待管理规定.docxVIP

PAGE1 / NUMPAGES4 PAGE2 / NUMPAGES4 来访客户接待管理规定 一、目的 为进一步规范各类业务招待行为,加强业务招待费用管理,有效控制及降低经营费用,减少不合理支出,特制定本制度。. 二、适用范围 本制度适于公司各级招待费用的申请、审批和核准。 职责 各部门负责业务招待申请、审核、招待。 财务部:负责报销及付款。 业务招待费用标准 （一）招待范围: 1、业务费:指因业务需要发生的礼金、礼品及因业务需要赠送的烟、酒等。 2、招待费:指日常工作产生招待应酬费用,含餐费、住宿费、酒水、饮料、香烟等。 招待标准: 业务招待以分级限标为原则,根据来访客人的级别安排相应招待标准,严禁随意超标进行业务招待,具体标准如下: 客户等级 客户类型 地区 餐饮标准 住宿标准 住宿标准 入住酒店 A类 现专卖店老板 新客户 B类 店长、店员、国外客户及其它相关单位来访 招待说明: 招待客户安排酒店,由招待人现金与酒店结算,到公司报销。 同批客户级别不同一起来访,可按高类别人员的标准,在限额范围内报销。 行政机关、业务单位的领导因公来访,一律由负责对口外联的部门安排招待。 各类业务招待,陪餐人数一般控制在1-2人,确因工作需要招待重要客人,可请分管领导出席,陪同人员不应超过需招待人员的1倍。 特殊需要礼品（如纪念品、购物卡、烟酒、和茶叶等）,由招待部门负责人提出经费预算申请,说明项目所需费用的各项列支情况,报分管副总审核后,由常务副总裁安排具体实施。 业务招待申请 （一）业务招待费“提前申请、定额审批”。由负责招待的部门填写《业务招待申请审批表》,报直属领导审批后,凭《业务招待审批单》办理借款单及报销手续。 （二）特殊情况及临时招待,通过电话向直属领导申请后自行垫支,并于招待事宜结束后2天内,补填《客户来访接待申请表》,凭借有效票据报销。 费用报销 （一）业务招待费以谁接待、谁报销为原则,不得由他人代报业务招待费。 （二）每笔招待费发生后10天内必须报销,外地出差时发生的招待费,返回公司后3日内完成报销。 （三）同批客户招待结束后,所发生的餐费、住宿费、礼品费等,必须由招待人一次性报销。 （四）报销流程:将审批后的《客户来访接待申请表》附以下有效票据,经直属领导审核,分管副总审批,报财务部复审,由财务报常务副总裁签字批准后,予以报销。 餐 费:有效发票 + 点菜清单 + 招待人员名单 住宿费:有效发票 + 住宿清单 + 住宿名单（由业务招待人办理预订及退房） 礼品费:有效发票 + 礼品清单 + 送礼人员名单 （五）报销注意事项: 发票抬头公司名称不全,不予报销。 发票时间和实际发生时间不符的将不予报销, 未经批准而超出标准的招待费,由招待申报人自负。 票据丢失的情况,需提供实际发生费用的证明,比如车票的如果是由行政订票的可以由行政证明,其他也可以由部门主管确认。 所有发票送至财务后,财务必须在20天内完成报销。 报销人员弄虚作假,借业务招待之名行私人招待之实,一经查实,除费用不予报销外,同时给予报销人负激励100元-200元。 接待用品管理 （一）茶水间 1、印有公司LOGO矿泉水10瓶以上。 2、咖啡1盒、茶叶1盒。 3、一次性杯印有公司LOGO保持50个,待客防烫玻璃杯20个。 4、保持茶水间干净整洁。 解释与执行 （一）本制度的修订、解释权归公司行政人力中心。 （二）本制度自发布之日起执行。 相关文件 无 记录表单 附表1《来访客户接待申请表》EPES-AD-TF-036  客户等级 客户类型 地区 餐饮标准 住宿标准 住宿标准 入住酒店 A类 现专卖店老板 新客户 B类 店长、店员、国外客户及其它相关单位来访 项目 A级 B级 C级 现专卖店老板新客户 大客户、 店长、店员、国外客户及其它相关单位来访 接待人员 对应部门1人 对应部门负责人 公司副总以上 陪同人员 本部门1-2人 本部门1-2人 对应部门负责人 车辆 接机 司机 本部门随行 部门经理随行 住宿 会议准备 资料设备 纸笔、公司资料 日程表、纸笔、公司资料 日程表、投影仪、纸笔、公司资料 茶水用品 茶、烟、纸巾 茶、烟、水果、湿巾、纸巾 茶、水、水果、干果、饮料、湿巾、纸巾 纪念品 50元/以内 100元以内 200元以内 送行 司机 本部门随行 部门经理随行