行政助理培训第五章.pptxVIP

第五章 文书档案资料管理 处理企业内外文书、信件、资料是行政办公工作的主要内容之一，这一处理包括起草、分发、保管、存档等。可以说，对文书资料的有效管理直接影响了企业经营活动的进度。因此，如何对文书资料进行有效地管理是一个行政人员必须思考的问题，这也是一个合格的行政人员必须具备的能力。 第一节 工作目标及工作事项描述 第二节 文书管理工作事项细化执行一、知识准备 （一）企业文书概述 1、文书、企业文书概念 文书：是指传递信息、交流思想、联系事务、商洽问题、记录情况的具有特殊格式的文字资料。 企业文书：企业在生产经营管理过程中，发挥各种职能、处理各种公务所形成的所有文件资料的总称。 2、文书分类（P100表5-1） （1）文书来源：收文和发文 （2）文书内容： 经营基本文件——章程、股东会议、 董事会、经营业务文件； 经营组织文件——组织机构、业务分工、报告、业务管理等； 业务经营文件（二）公文格式 1、标题：公文内容+发文单位+文种； 2、主送单位/部门：一般只写一个，若需要上报另一个上级单位，可以用抄报形式； 3、正文 4、附件：附件名称+件数 5、单位印章 6、发文时间：以领导签发日期为准；联合行文，以最后单位签发日期为准； 7、抄送（抄报）单位/部门 8、公文字号：代号+年号+顺序号；联发时只标主办单位的公文编号 9、主题词 10、收文、发文单位/部门应写明全程或规范化简称，联合发文应将主办单位/部门排列在前。二、文书管理工作流程（一）发文工作流程1、草拟公文 第一步：填写发文稿纸； 第二步：撰写公文 领会意图——准备材料——拟定提纲 ——起草正文——认真修改2、审核 即全面检查、修改活动。一般而言，审核经历初审、复审和会审三个阶段。审核时，行政人员应当注意一下几方面内容：第一、是否有发文必要；第二、行文方式是否妥当；第三、是否符合规定要求；第四、公文格式是否符合规定。 3、签发 是指机关或部门领导人对拟以本机关或本部门名义发出的文件送审稿签署表示核准的意见 公文签发的五个原则：按职权划分原则；集体负责原则；授权代签原则；加签；会签 4、复核 在公文正式印制钱的全面系统的检查。 在进行复核时，重点关注审批签发手续是否完备；公文管理信息是否准确；附件材料是否齐全；格式是否统一、规范。 5、缮印、用印 缮印是固定公文从草拟到复核的成果，从而形成具有法定效用的公文正本，并根据需要扩充其数量，承前启后，自通过以及其后用印登记、分发，达到行文目的。 缮印的三种形式分别为：手工誉写、机械誉写、印刷。 用印，即盖章。在公文中，公章在使用时也有位置的要求。印章位置上距正文2-4cm，端正居中，下压成文时间。当印章下弧无文字时，仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，印章中心线压在成文时间上。 联合行文时，主办单位印章在前，两印均压成文时间，互不相交或相切，相距不超过3cm。6、登记、分发 将拟以发出公文正本中的信息和发送对象、范围等情况登录在案，以备查案。 分发，即将已经登记封装完毕的公文以适宜的方式分别发送给受文者（二）收文工作流程1、接收外部公文 签收的目的是明确交接双方 责任，保证文件运行的安全可靠。接收文件工作分为签收和登记两个环节。 签收分为外收发和内收发。外收发主要点收信封或文件包数量，不涉及文件内容；内收发要求逐份清点接收文件。 2、公文处理 公文处理程序如下： 审核 拟办 批办 承办 催办 查办 办复 （1）审核 审核先由行政部进行，随后由上级领导审核。 审核的内容主要包括：内容是否由本机关办理、行文规则（越级或者夹带请示）、是否符合国家规定、涉及其他部门的事项是否已协商、文种使用和格式是否规范。 （2）拟办：根据来问内容提出拟办意见 （3）批办 在批办之前行政部要将领导批示与相关部门办理的文件交与该承办部门，这一行为称为分送。 所谓批办就是将公文批交承办部门办理，例如上级颁发的重要指示、决定工作部署；针对本机关的批示、批复、通报等；协调性公文；下级机关重要请示、报告。 （4）承办 通过对公文的阅读，贯彻执行与办理/回复，而使公文内容所针对的事务问题得以处理和解决的活动。 首先，认真研究文件内容和批办意见，弄清是否属于自己的承办范围； 其次，将不属于的及时退回；将属于的文件则提出具体的处理意见，报本部门领导审批后立即处理，将结果报告领导 最后，协商会签，若有分歧，领导裁决。 （5）催办 承办落实过程中的查询、督促工作，避免积压，加速文件运行，及时了解承办进展情况，提高工作效率。 催办分为内催办和外催办两种形式。内催办是由本企业专职或兼职催办部门或有关人员实施；外催办是发文企业内承办文件的部门或有关人员实施。 （6）查办 对重要公文的实际内容全面落