会议与商务活动_09开放参观与商务旅行.pptxVIP

第九章 开放参观与商务旅行;学习目标：;; 一、概述： ◆什么是企业开放参观活动 ◆企业开放参观活动的意义 ◆企业开放参观活动的主题和内容 ;;;（一）开放参观活动的目的 ■扩大组织的知名度，增加组织的透明度，提高美誉度 ■促进组织的业务扩展，加强和业务单位的合作关系 ■和谐组织与社区的关系，表明企业是社区理想的一员 ■ 增强员工或家属的自豪感。 ;现场观摩：参观者参观可口可乐工作现场;开放参观活动的前期准备 ;; ;;二、成立专门机构;准备宣传小册子（以简明生动、深入浅出的语言介绍参观内容，并配有一定的图表和数据，不要涉及深奥的专业术语。在参观之始将小册子发给来宾 ） ;放映视听材料 有些组织结构复杂、技术尖端、时空跨度大，为了帮助公众理解，观摩实物前秘书可以放映事先准备好的有关录像片、幻灯片或电视片，并作简洁的介绍。 观看模型 有的企业规模庞大、设施分布广，来宾不可能每处都去、每物都看，还有的地方还不便于来宾进入，就可以事先制作模型，让来宾观看，可以根据自己的需要选择几处认为重要的地方实地观看。;◆培养;◆确定邀请对象，制作并寄发请柬;◆确定参观内容，选择参观路线 ;;◆设立接待服务处;◆准备特殊的参观用品;◆准备礼品或纪念品 ;开放参观活动的接待;引导参观;餐饮服务工作;开放参观活动的结束;▼做好欢送工作;第二节 商务旅行;商务旅行是现代企业、单位商务活动中的一项重要内容。商务旅行主要指企业领导因谈判、签约、考察交流、沟通信息等商务活动而做的旅行。秘书在商务旅行中应该为领导做好一系列的服务工作，以保证商务旅行的顺利进行。 ;【案例】 天地公司经理与三利公司经理就某合作项目安排了约见，预订在某日下午1：00开始。天地公司秘书预订约见前一晚直飞三利公司所在A城的机票。但天地公司经理自己工作很忙，前一晚还有其它安排，恐怕不能飞往A城，于是秘书改定约见日上午8：00的机票。但是，由于天地公司经理晚上工作的太晚，没能赶得上班机。于是，该公司只能立即买飞往相邻城的机票，再乘大巴车赶到A城的三利公司。由于迟到，三利公司??理不悦，认为天地公司对该项目的合作缺乏诚意。天地公司失去了与三利公司合作的商机。 ;一、商务旅行前的准备工作;在制定商务旅行计划前，首先要了解公司差旅费用、交通、住宿标准的有关规定 ;制定旅程表:;一份周密的旅程表主要包括六项内容 ;注：商务旅程表应一式三份（或几分），一份存档，一份给领导及家属，一份秘书存留 ;制定商务旅行计划、编制旅程表的注意事项;;;;选择交通工具、预订车票、船票或机票 预订宾馆及房间 准备必备的文件资料及领导随身携带的用品 申请预支差旅费;出国（境）旅行的手续及准备 ;黄皮书;（1）编制几种旅程方案，供领导选择，选定最佳方案后，将其打印成文。 （2）了解外汇信息，办理外币兑换。 （3）准备随身携带物品，包括服装、拖鞋、洗漱用品等。 （4）根据旅行目的，为领导准备必须携带的各种文件，如谈判合同、协议书、科技或产品资料、演讲稿等。 （5）检查相关物品：护照、签证、“黄皮书”、国际机票、外语名片（切不可忘记）、外币及其他必须的出国文件、证件等。 （6）收集所到国的背景资料。在国际交往中，无论是出国考察或是商务洽谈，都会遇到各种不同的情况，掌握所到国家或地区的文化、习俗、礼节等常识可以使我们在处事中既能维护尊严，不卑不亢，又不失礼仪之邦的风范，以礼相待。;办理出入境手续;二、商务旅行过程中秘书人员的工作;旅行过程中秘书人员的主要工作;（二 ）抵达目的地后秘书的工作;;出国商务旅行过程的注意事项;（二）掌握各个国家的谈判风格;;三、商务旅行结束后秘书人员的工作 ;一、沟通信息;