“文档一体化”的管理系统建设策略.docVIP

第 PAGE 第 PAGE 1 页 共 NUMPAGES 1 页 免责声明：图文来源网络征集，版权归原作者所有。若侵犯了您的合法权益，请作者持权属证明与本站联系，我们将及时更正、删除！谢谢！ “文档一体化”的管理系统建设策略 摘　要：文档一体化的管理模式将文件生成流转和档案保管利用有机融合，是电子文档管理发展的必然方向。本文从文档一体化管理的概念入手，对当前文档管理系统存在的普遍问题进行分析，并在文档一体化的安全思路指导下提出文档管理系统的建设策略，对构建安全高效的文档管理系统，提高文档管理水平具有一定的借鉴意义。 关键词：文档一体化；文档管理系统；业务策略；安全策略 一、引言 近年来，随着信息技术高速发展，文档工作不可避免的进入数字化时代，且在以绿色环保为主题的办公形式的要求下，海量电子资源的管理与传统落后管理手段的矛盾越来越突出，因此，安全高效的文档管理系统便成为了实现文档一体化的关键工具。习近平总书记指出：“档案工作确实要由封闭向开放、由重保管向重服务转变，要及时向领导机关、向社会提供有价值的信息，为经济建设、社会发展服务。”这就要求文档管理系统建设应统筹考虑文件全生命周期，将文档产生一体化、管理一体化和利用一体化融入到文档管理系统的开发过程中，切实提高文档管理系统的便捷性、安全性和标准性，促进一体化文档管理水平不断提升。以下对实施文档一体化管理的理论基础、组成、优势及文档一体化管理系统的问题和构建策略进行相关说明。 二、实施文档一体化管理的理论基础 文件和档案是统一事物发展过程中不同阶段价值和形态变化的体现，前者是后者的源头，后者是前者的转化，实际上二者是具有内在联系的有机整体，仅存在运动阶段的差异，并无本质性的区别，因此对不同发展阶段的文件实施一体化管理是切实可行的。文件生命周期理论发源于欧美，该理论是以普遍联系和运动发展的眼光将文件从产生至作为文档保存或销毁的过程看作为一种整体的运动过程，是具有生命的现象和值得进行全方位研究的学说，认为文件管理和档案管理是相互渗透和水乳交融的，是文档一体化管理的理论基础。文件连续体理论是一种以目的为导向的系统理论，具有连贯性和一致性，该理论任务文件从形成到作为档案保存、并进行管理是一个连贯的过程，并倡导对文件的形成、保存和长久利用进行一体化管理，而其中的长久利用是对文件和档案进行管理的主要目的，文档一体化管理不仅可以保持文件之间的关系，还可以促进文档信息的共建和共享，可为社会提供更好的服务。 三、文档一体化管理系统 一般情况文档一体化管理系统是由收文管理、发文管理、归档管理和文档管理4个模板组成，各模块之间具有一定的关联性，信息可实现集成化共享，对电子文件到电子文档的自然归档和一体化管理的实现具有促进作用。收文管理：是对上级公文和平级来文通过电子文件的形式进行处理和记载，根据公文的登记日期、流转状态和急缓程度等过程信息，用户可通过相应的操作快速找到相应的文件，并进行有效的处理，该过程主要由登记、流转、文件催办、流程监控和文件发布等步骤组成。发文管理：该环节主要是由发文起草、流转、文件催办、流程监控和文件发布等步骤组成的，即起草电子文件之后，各级主办与会签部门的人员逐级进行审批和修改，最后交由上级签发，待正式公文形成后进行登记和归档，要对内部制定的外来文件进行处理和转发的。归档管理：对电子文档进行归档主要有以下两种形式：（1）利用机构内部局域网的电子公文传输系统通过电子签章、完整性验证等措施进行自动归档，同时保障了电子文件的有效性和完整性，该环节实现后，电子档案生成，电子文件的管理权也就为档案管理部门所有，相关业务人员尽可通过系统授予的权限对电子档案进行查询，但不能进行任何修改。（2）各立卷部分在将纸质档案移交给档案馆时，需将光盘和磁盘等存储电子信息的载体上交，该方式主要是对某些机密性电子文档或重要凭证进行移交的，且需要采取相应的物理隔离措施和安全防护方法对文档的厚度进行管理，比如，不能将涉密的档案存储在网络上，以防泄密。文档管理：对档案的移交、接收、审核、保存、管理、查询、统计和利用服务的提供等工作需严格按照国家颁布的电子档案归档和管理的相关规定和标准进行执行，同时，根据档案的来源或类别等信息，档案形成机构可建立通过年度、部门和实体分类进行快速检索的档案信息资源库，便于相关人员的查询和利用。 四、文档一体化在管理上的优势 实施文档一体化管理，有利于保障文件和档案的质量，提高文档管理工作水平；有利于二者相互协调、合作；有利于文件向档案的转化工作，其优势主要体现在：整体性。文档一体化将文件管理和档案管理的全过程作为整体统筹把控，打通文件归档壁垒，缩短归档时间。保