饮食行业企业会议的筹划与管理-精品课件.pptxVIP

會議的籌划與管理 為什么要開會?90%以上的重大决策是通过会议制定的, 一夫當關的英雄時代已經過去,我們必須與他人愉快的合作才能順利成事.企业花在开会上的时间越来越多开会的频率越来越高會議的能力是現代人必備的團隊工作能力. 會議正是團隊合作最常用的溝通協調方式.何為會議集合若干人員一定的場所,以口頭交換各人的意見,想法,情報并努力去達到某些共同的結論.這一活動稱為會議.會議的意義 會議是一個集思廣益的渠道 按人數分類按方式分類按模式分類按開會目的分類按會議的報告形式1.團體2.一對一?1.面對面2.電話3.視頻1.正式的,非正式2.定期的,非定期3.商量型,協商型4.創意開發型5.教育知道型1.宣佈傳達講解政策2.作決策起跑為目的3.收集情報.聽取意見4.機能為中心的1.單向式(早會,周會,動員月會,目標布達會)2.管理會議(干部會議,經營會議,產銷會議,部門呼應,專案會議, 生產協調會)3.雙向式會議(引導式,決定,探討式4. 發表會,說明會(品管圈發表會,提案改善發表會,產品說明會5.文宣會整理整頓,標語競賽,有獎征文)會議的種類會議的目的會議的頻率 固定的部門會議 會議頻率 1全體會議 會議頻率 2處理突發事件的會議 會議頻率 3一對一會議 會議時間安排 會議流程與管理 流程 管理會議主題會議的成本會議目的會議召開的時機議程重要的、緊急的議題決議需要集思廣益的 無法私下協商的會前准備工作 (會議計划)1、?安排議題、議程、日程2、? 擬訂與會人員名單3、??申請會議所需資金4、? 會場佈置5、 發出會議通知 ?如何擬定會議計划議題要明確 事實的收集 判斷資料的提出 自己的想法整理弄清楚會議的目的 議題是什么 是否要決定 是否要協調是否一定要開 用文書可以嗎? 以自己的責任何權限可以處理嗎? 不開會協商可以嗎?如何擬訂與會人員*選擇恰當的人出席會議 *送交上級審核 了解實況的人與問題有關的人對該問題有丰富知識與經驗而且有協力性的人(專家)有權做決定的人(必須取得該人之同意)上下階層的幅度盡量要小重大關係的人(執行者或關心此會議的人) 会场布置 选择会场 a.场地大小 b.附属设施齐全 c.适当的开会设备 d.会场氛围 e.场地不受外界干扰 布置会场 a.附属设施 b.准备会议文件 會議通知需知會議名稱:明確點出主題,使人一目了然(如E_MAIL主旨)目的:應詳盡說明,方便成員們做相關的資料搜集時間: 有開始時間結束時間地點性;公司外要附路線圖議程:應包含開會預定結束時間準備資料: 參加者要預先要整理研究及看法與會人員主辦單位: 預先點檢會議場所的設備與備品,席位的安排會議通知範例會議名稱: 業務會議目 的: 公司本季營業額嚴重衰退,本次會議將 討論營業額下降原因,並提出改善對策。時 間: 2002.03.18 AM10:00地 點: 大會議室議 程:1.現況說明 2.各部門報告 3.未來趨勢分析 4.振興方案準備資料: 與會各單位相關報表、資料與會人員: 客服課長、MTQC、MT制程、 MT技轉、設計人員主辦單位: 營業部與會者如何准備詳細閱讀會議通知准備萬全的資料(有准備但不一定提出)報告言簡意賅(兩頁 成績 不足 對策)遵守時間必要時先溝通盡量避免代理人會議進行簽到安排就座 要適合會議性質 讓報告者坐中央 會議主持人的座位 秘書的座位准時開會,并控制號結束時間,准時結束會議防止其他時間阻礙會議的進行,避免離席何和接聽電話 主席更不該 離席要報備議 程 重 點由重要到不重要——會議開始時即討論重要議題,以免延誤時影響到後面重要議題。由不尖銳到尖銳——將尖銳議題挪后,讓與會人員建立默契和信任感,再接觸尖銳議題,使氣氛不尷尬。由容易到困難——讓大家漸漸融入會議進行的節奏,不要開始就接觸未熟悉的會議造成挫折感。與 會人員 規 則要守時,堅持到底要做事前準備針對主題主動發發言,簡短扼要對事不對人,不做人身功擊予以真誠的肯定及讚美傾聽他人發言用積極的話代替消極發言以探詢、謙虛代替主觀論斷主席的工作發言的促動:讓大家想發言,並說出想表達的意見。工作分配的促動:鼓勵大家主動認領工作,掌握成 功的機會。創意的促動:提出一些其他產品的優點,激發大家的 創意,將別人的優點用於我們的產品上。問題的促動:主席應提出一些問題讓與會人員了解 問題的狀況。感情的促動:主席除了要讓與會者體會到你的關 懷、感恩、自責、包容、肯定外,還 要讓與會者自動自發創造和諧的氣氛主席主持人注意事項獨占發言——避免冗長的發言,占用大家交流 意見的時間。火爆浪子——要能容納他人的發言,不可情緒 化與他人發生