如何加强企业存货的内部控制.doc

PAGE / NUMPAGES 如何加强企业存货的内部控制 一、职权分离 对于外购的存货，不相容的职位有：采购的申请人员和审批人员职位分离、审批与进行采购的人员职位分离、外购存货的采购和验收职位分离、验收入库后的保管和相关信息记录人员职位分离、领用申请和审批人员职位分离。 对于自制的存货，不相容的职位有：验收入库后的保管和相关信息记录人员职位分离、出库和审批人员职位分离、审批和会计记录人员分离。 二、授权审批 公司应当建立相关的授权制度，明确各个岗位的办理业务的职责范围、审批程序和相关责任。一般企业内部员工应当按照规定执行自己职责范围内的业务，不得未经授权越职行权。例如，仓库保管人员应当认真负责仓库货物的保管，其他人员未经批准不得接触存货。 三、完善流程控制 取得存货 取得存货 领用发出 清查盘点 销售处置 验收入库 仓储保管 1、取得外购存货时，仓库管理部门应当根据订货合同、供应商所提供发票等、送货单、运输单据等材料对采购物品的数量、规格、质量等进行核对，检验质量时（如煤、原材料等）可以与技术部结合检验产品质量。如果物品数量等条件与采购合同相符再办理产品入库手续；若质量不合格或数量短少，应当对供应商进行索赔或报上级部门裁决。 取得自制产成品入库时，仓库管理人员应当检验产品质量。检验合格的半成品、产成品才能办理入库手续；不合格品应及时查明原因、追究责任人，并报上级部门。 2、在产品验收入库后，仓库记录人员应当根据实际收到的存货数量、质量等填写相关存货明细。这时，仓库管理部门应当根据所保管存货的数量、规格、型号等标准建立存货明细账。及时填写产品入库明细，在明细上应当填写存货名称、数量、规格、型号、所存放地点等。另外，有多个存放仓库的，仓库之间的转移也应当建立相关的出入库手续。仓库记录人员应当保障所填写内容真实、正确，不得随意敷衍，不得仅根据入库单等书面资料填写入库明细。 3、外购存货（如原材料、包装物、低值易耗品等）在领用时，仓库管理人员应当认真核对领料单或领用单，相关责任人应当签名或盖章。 自制存货在销售发出时，仓库管理人员应当认真核对发货通知单、相关销售凭证等资料，以认真负责的态度保证货物正确的发出。 以上，仓库记录人员应当及时填写存货入库、出库明细，并汇总各项数据及时传递给财务部门。 4、仓库管理人员应当与财务人员定期对存货的数量等进行盘点，根据盘点情况制作盘点明细表形成相关书面资料，据实际盘点情况交代存货的盘盈、盘亏、毁损、闲置或需要维修等情况并追究相关责任人。按照公司规定进行相关处理货处置。 四、完善内部监督 内部监督是对企业的内部控制情况的评价和评估。完善的内部监督会及时发现企业存在问题或缺陷，并及时提出相关建议以便采取措施。从而提高了企业的经营运作效率，节约企业成本。 首先，对企业进行内部监督，基础也是最常用的方法是进行绩效评价。企业应当制定合适的评价方案，对企业内部给各项活动的进行情况加以评价标准，并实时记录。优选的方法是采用定额，销售定额、成本定额、费用定额等。例如：对于生产部门制定一定的生产标准（废品率、产品完成数量等）；对于销售部门制定一定的销售额度（最低销售限额等）；对于企业的成本制定成本限制额度……以这些标准来保障企业发展目标的顺利实现，并监督企业内部控制活动的有效程度。应当建立内部审计部门，对企业的运营情况进行监控，监察企业成本使用情况，以确保企业成本的控制符合成本效益原则。 其次，对于企业内部控制活动的进行实况形成系统的文件记录。完整相关的书面资料是企业进行内部监督的重要依据，是企业进行定量、定性分析的参照物。这部分材料的获得一般是有内部审计部门进行实际监督后或在监督过程中记录的书面资料。有内部审计部门整理并归纳。 再者，应当形成系统、完善、及时的报告制度，使得相关人员发现内部控制缺陷时，均能够向能及时采取必要的行动的人员进行汇报。在企业的日常运营活动中，一般是经过正常的必要程序后向上级领导汇报。对于重大并严重的内部控制缺陷（如企业会计账簿中记载的产成品、包装物、在产品等存货的数值与实际盘点数值存在较大差异），企业的内部监督部门应当申请成立调查小组，调查造成的原因、过程、责任归属等相关内容并形成调查报告，并对于完善内控这方面缺陷提出合理的、有效的建议，报告给最高级的领导。内部监督部门应当本着及时性原则，实行：发现问题→调查问题→分析问题并提出建议→回报最上级批准的过程，协助完善企业的内部控制。