工厂采购管理制度采购文件制定规范.docVIP

PAGE / NUMPAGES 编写WRITING 审核VERIFY 批准APPROVAL 签名Visa?: 日期Date: 签名Visa?: 日期Date: 签名Visa?: 日期Date: 1 目的 规范采购工作，保证工厂采购符合规定要求，及时满足公司的需求。 2 适用范围 本程序适用于本工厂职责范围内采购的工作。 3 职责 供应配送采购部负责本程序的制订、修改，及深圳工厂的备品备件的采购工作； 公司总部采购负责工厂原辅材料、投资类资产以及大宗备件类采购； 制造部等使用部门负责制定《采购申请单》并提交审批后，录入SAP系统中完成PR，及所采购物品的质量验收工作； 供应配送部仓储负责到货数量、铭牌所注规格型号和包装质量的验收工作，以及物料入库、完成SAP系统中的收货、保管和发放工作； 财务部负责付款审批及付款工作。 4 采购文件的制定和管理 4.1 采购文件 4.1.1 采购文件包括：《采购申请单》、图纸、技术规范文件、《报价单》、《合同》、《采购订单》、供应商资料和供应商评估资料等； 4.1.2 供应配送部采购应对各采购文件进行规范整理，并存档三年以上； 4.2 《采购申请单》、图纸、技术规范及质量检验标准的制定； 4.2.1 《采购申请单》、图纸和技术规范由使用部门提出，这部分文件要求做到准确完整、简单明了，《采购申请单》必须经使用部门工程师以上人员提出，经部门经理及工厂总监审批后才成为有效文件，同时使用部门将所采购物品录入SAP系统完成PR；质量检验标准参照有关国标或企业标准，特殊件或加工件根据使用部门提出的要求(如:图纸) 验收； 4.3 合同的制定及更改 4.3.1采购部根据实际情况与供应商洽谈长期或一次性的合同，并按照公司有关合同的审批流程制定和审批《合同》； 4.3.2 合同经供需双方法人代表或授权代表签名盖章后生效。生效的合同原件交财务部保存，采购部保存合同的复印件； 4.3.3 合同的更改，按照公司有关合同的审批规定进行更改合同； 4.3.4 根据SAP系统形成的PR，采购部或工厂供应配送部及时在SAP系统中完成《采购订单》（PO）； 4.3.5《采购订单》审批后，采购部打印签字后发给供应商订货及送货； 4.3.6供应商收到《采购订单》后，需确认并回传给采购部； 4.4 供应商资料收集以及供应商评估资料的建立； 4.4.1 供应商的信息资料由采购部负责收集、整理和归档； 4.4.2 由公司总部负责采购的供应商评估由总部采购部和各使用部门共同完成，评估最终结果由采购总部完成，并反馈给各使用部门；工厂采购部负责采购的供应商，如需要评估，由工厂采购部和相关部门共同完成。 5 备品备件采购流程 5.1 供应配送采购部在SAP系统中接到有效的《采购申请单》（PR）等文件后，根据所需备品备件品种，判断是否有现成的签订长期合同供应商； 5.1.1如果有，则依据质量、价格、服务和供货时间等因素，从该类供应商中选择合适的供应商购买； 5.1.2如果没有，寻找供应商，进行质量、价格、供货时间和服务等方面比较，并确定价格、付款方式、供货期等，选定合适的供应商购买； 5.2 如果采购部采购的物品在供货时间、价格超出了使用部门的要求，或者是在采购物品的品牌、规格型号或技术性能与原使用部门提出的有出入，采购部应及时反馈到使用部门负责人，经其确认后方可订货采购，并及时通知供应配送部仓储，告之变更情况以便收货； 5.2.1 供货时间:采购部在收到有效的采购文件之日起,通用型国产备件到货期在20天内;进口备件到货期在120天内;少数特殊备件到货期根据市场报价另行通知使用部门； 5.3 采购部向未签订长期合同供应商采购时，单次采购金额大于或等于10000元人民币，原则上必须先签订合同，再采购； 5.4 采购专业性较强的备件时，例如：加工备件、维修备件等，由使用部门自行联系和采购，但单次采购金额大于或等于10000元人民币时，使用部门必须签订合同并会知采购部； 5.5 原则上，无采购申请单采购员不得进行采购。但在紧急情况下的紧急采购，使用部门需经理以上人员可以先向采购部口头申请,采购员视情况进行采购，但使用部门须在5个工作日内补上《采购申请单》并在SAP中形成PR。该类物品在到货之前，由采购部或使用部门通知物料部门收货，如果物料部门在没有接到任何通知收到该类物品时，应及时与采购部联系，以便正确处理，以免影响生产； 5.5.1 在实施紧急采购后，如果该使用部门无任何原因未能在5个工作日内在SAP中完成PR，这种情况在同一部门全年累计超过三次后，采购部可以停止该部门的紧急采购； 5.6 在采购部人员资源紧张的情况下，设备突然故障引起的紧急采购，且单次采购金额小于5000元人民币，使用部门在