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财务资料电子档案管理指引 财务资料电子档案管理指引 PAGE / NUMPAGES 财务资料电子档案管理指引 财务资料电子档案管理引导 (2013 版) 编制 __________ 日期 __________ 审查 __________ 日期 __________ 同意 __________ 日期 __________ 订正记录 日期 订正状态 订正内容 订正人 审查人 审批人 目的 为全面增强公司及各部下公司的会计档案管理，使会计档案管理工作逐渐标准化、规范化、电子化和制度化，要求公司本部及各部下公司均应成立财务资料电子档案，以保障财务资料的安全、完好，便于查问和利用，为规范有关工作。 合用范围 公司本部及各部下公司。 术语与定义 无 职责 无 重点活动描绘 5.1. 电子档财务资料建档时间 建档开端时间为 2006 年 1 月 1 日。 2006 年 1 月 1 日以后成立的公司，自公司成立之日起建档。 5.2. 电子档财务资料归档内容 财务核算类资料 1） 财务软件会算帐套数据备份； 2） 月度、年度会计报表及归并会计报表； 3） 财务剖析报告（包含季度、半年度、年度剖析报告等） ； 4） 审计报告。 估算类资料：公司审批后的月度、年度估算、估算调整及经营计划等（包含但不限于资本预 算、收益估算及近 3 年经营计划等） 。 资本类资料 1） 资本周报、月报； 2） 现金流量剖析表（含分项目现金流量表和汇总现金流量表） ； 3） 贷款资料（包含但不限于贷款合同、担保合同、土地抵押他项权证、股东会决策、董事会 决策、履行董事决策、承诺函等融资有关文件） 。 税务类资料 1） 纳税申报表； 2） 税务审计报告。 其余资料 1） 评估报告（融资目的以外） ； 2） 工程类付款电子台帐（按工程项目 +收款单位分类，以付款时间排序） ； 3） 销售类收款电子台帐； 4） 租借管理电子台帐； 5） 对外提交的股东会决策、董事会决策、履行董事决策、重要事项的说明、申请及报告等； 6） 其余重要文本资料。 5.3. 电子文档命名规则 5.3.1. 总原则：以清楚、易懂、方便查问为目的；准时间次序、分公司设置。 5.3.2. 文档的命名规则：单位名称 +文档内容性质纲要 +文档形成的时间 +文档后缀符构成。 5.3.3. 单位名称：单位名称为各公司的简称（字数一般为 4 个），公司各公司简称详细参照人事行 政部宣布的信息。 5.3.2. 文档内容性质纲要：使用中文描绘 , 简短易懂，如会计报表、审计报告、验资等。 5.3.3. 文档形成的时间：若文档内容波及整年，格式为 XXXX年；半年报以英文大写字母 H 表示， H1 和 H2 分别代表上半年度和下半年度，格式为 XXXX年 HX；季报以英文大写字母 S 表示， S1 代表第一季度，格式为 XXXX年 SX；月报格式为 XXXX年 XX 月；其余资料的格式为 XXXX 年 XX月 XX 日，此中资本周报以当周周五为命名日期。 5.3.4. 文档后缀符：文档后缀符由电脑自动生成。 5.4. 财务电子资料文件夹的设置以及电子文档命名示例 财务电子资料文件夹的设置：依据财务电子资料归档内容分别设置文件夹，各文件夹的层级 关系以下列图 电子文档命名示例：依据财务资料内容的不一样，参照文件夹设置的命名，以深圳市房地产有限公司为样本，电子文档命名示比以下： 1） 财务核算类资料 【深圳市房地产有限公司 2009 年财务账套数据备份】 ，命名为：深圳 - 财务账 套数据备份 -2009 ； 【深圳市房地产有限公司 2009 年 12 月财务报表】，命名为：深圳 - 财务报 表 -200912 ； 【深圳市房地产有限公司 2009 年年度财务报表】 ，命名为：深圳 - 财务报 表 -2009 ； 【深圳市房地产有限公司 2009 年第一季度财务剖析报告】 ，命名为：深圳 - 财务剖析报告 -2009S1 ； 【深圳市房地产有限公司 2009 年上半年度财务剖析报告】 ，命名为：深圳 - 财务剖析报告 -2009H1； 【深圳市房地产有限公司 2009 年年度财务剖析报告】 ，命名为：深圳 - 财务分 析报告 -2009 ； 【深圳市房地产有限公司 2009 年审计报告】，命名为：深圳 - 审计报告 -2009 ； 2） 估算类资料 【深圳市房地产有限公司 2010 年估算报告】，命名为：深圳 - 估算报告 -2010 ； 【深圳市房地产有限公司 2010 年估算调整】，命名为：深圳 - 估算调整 -2010 ； 【深圳市房地产有限公司 2010 年经营计划】，命名为：深圳 - 经营计划 -2010 ； 3） 资本类资料 【深圳市房地产有限公司 2