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企业秘书工作实务主讲：文晓玲第四章 会议管理（办会） 一、会前准备二、会中服务三、会后扫尾教学目的 1.了解会议管理工作的主要内容 2.提高秘书会议管理能力引 言 “办会”是秘书工作的重要组成部分。优秀的职业秘书必须熟练掌握会议管理的相关技能，学习组织会议的方法和注意事项，熟悉和了解会议活动的基本常识，提高自身的从业素质和技能。一、会前准备案例导入张梅是绿野农机有限公司新来的办公室秘书，这几天她特别忙，因为经理交代张梅负责即将召开的重要客户接待会，张梅发现虽然只是开个会，可要做的准备很多，于是她及时成立了会议事务小组，安排了会议方案的筹划、会议的接待、会议材料的准备、会议服务、内容记录、编发会议纪要等工作，尽管做了很周密的准备，可开会时还是出了很多措手不及的问题，来宾临时增加了几位，由于事先没有准备，所以会议材料不够又临时准备，招待食宿安排也很被动，会议开完后，有一份很重要的资料没有及时企业文化的中间层次，是……企业文化的核心，反应……。收回，有些客户开完会就要离开，张梅和其他的工作人员费了好大劲儿，挨着个的找，好不容易才收上来，还特别担心材料的泄密……事后，张梅主动向领导做了会务工作的总结，指出了自己的失误，经理对张梅的努力给予了肯定，同时提醒她说：“会议工作很重要，有时一场会议就是一个机遇，关系着公司的发展。会议能否开好，还要看我们工作做得是不是够细致、扎实。”点评：会议管理是一个综合性极强的工作，会前、会中、会后的每一个环节都要求秘书人员有认真严谨的工作态度、细致周密的工作能力和机敏灵活的应变能力，是一项看似简单，实则有着很高要求的工作。小知识会议工作流程：会前准备：拟订会议计划书，选定会议议题，拟订会议议程、日程，准备会议文件，确定出席、列席人员，与会人员编组，选定、布置会场，制作会议证件，发会议通知，制定会议须知、申请会议经费。会中工作：负责会议报到，会议记录，会议简报，会议值班，处理突发事件，引导与会人员离开会场。会后工作：清理文件，安排离会，修订文件，撰写纪要，结算会议经费，评估会议效果。实训项目一：拟写会议计划书一、实训目标掌握会议计划书的写作内容。二、实训背景吉林华桥外国语学院教务处、学工处定于6月12日（星期三）下午1:30在行政楼3楼会议室召开毕业生座谈会，内容是了解学生大学四年的收获、体会，并征求毕业生的意见、建议。三、实训内容根据以上内容，拟写会议计划书。会议计划书（工作方案）一般包括：会议名称、会期、会议的规模、日程、议程、会议的组织领导、宣传报道、会议文件准备、经费预算、食宿安排、保卫和保密工作等。示例：北京×公司会议计划书一、会议日程安排 1.会议时间：2011年6月15日—6月18日（三晚）。 2.会议日程：15日代表全天报到，16日全天会议，17日全天参观，18日返程（17日会有一些代表提前返程）。二、会议人数 共计约120~150人。三、会议各项收费标准 1.会议用房：标准间42间，豪华标间33间。 2.会议用餐：全天80元/人（中餐+海鲜火锅+酒水，菜单见附件A、B、C）三餐费用标准：早餐10元/人，中餐、晚餐35元/人。 3.会议室使用：可容纳200人的大型会议室，设施齐全。地点：海天大酒店三楼308。收费标准：2000元/天，含投影仪、音响设备、茶水及会议服务等。 4.会议条幅：共2个条幅，主楼配欢迎条幅，会场配会议条幅。条幅制作由宣传部完成，制作周期3天。 5.会议摄影：安排在16日上午会议结束后进行。和美摄影协会的吴敏为会议代表摄影，收费标准为1元/寸。 6.用车安排：55座金龙客车三辆。 7.参观计划：17日参观××（全天）。四、接待工作 1.报到接待：宾馆在总服务台设4人台作为报到服务用桌，并在报到时协助安排住宿。17日晚如有退房，负责安排合房工作，避免出现空余床位。 2.订票工作：负责给与会人员预定返程火车票。 3.会议提示：住宿楼门口均设置会议地点、就餐地点等提示。 4.领导接待：会议期间，宾馆提供会场就近套间1间，作为专家临时休息场所（房间配有水果、茶水、矿泉水、饮料等）。 5.联欢会：16日晚餐结束后，安排一次联欢会，以游戏、唱歌为主，原则上不产生任何费用。 会议筹备组 ×年×月×日实训项目二：制作并发送会议通知一、实训目标掌握会议通知的一般写作方法。二、实训背景大成公司公关部定于7月11日（星期二）下午2:30在公司会议室召开会议，讨论公司人员编制和工作绩效评估问题。此次会议内容重要，请有关人员务必准时出席。能否参加，要于7月10日（星期一）之前打电话通知秘书李丽，电会议将研究公关部工作下一季度的目标以及人员的招聘、公关二部经理人选等问题，在会上，还将进行南部地区市场公关工作情况的总结、公关一部要就内部沟通问题进行发言。三、实训内容根