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（售后服务）用户和信息服 务部门的作用和责任 用户和信息服务部门的作用和责任 壹个信息系统的质量和壹个公司未来的利益，于相当大的程度上依赖于是否清楚地规定了用 户和信息服务部门的作用及责任。 下面的作用和责任对于多数单位是适合的，然而为了适合自己的情况仍应该作少量的修改。 □用户的作用和责任 1.信息系统政策委员会(ISPC) 。信息服务高级协调委员会，通常由用户的高级领导人组成。 因此，该委员会的责任就是用户的责任。ISPC 批准对信息服务的壹些重大要求，建立优先 级体系，解决各部门之间的差别以及建立公司壹级的信息服务对策。 2.接受改革。计算机化，就其本质而言，就意味着改革。而人本质上是不愿接受改革的。某 业务领域的整个部门拒绝实现壹个信息系统的情况且非少见。即便向该部门的人员保证且且 他们也相信最终产品将提高他们工作的生产率且使个人满意的情况下，也仍然如此。用户管 理人员有责任创造适当的环境以接受不可避免的改革——于该公司实现壹个计算机信息系 统。表演或许是鼓励接受改革的最好的途径之壹。表演壹个成功的信息系统(不管是公司内 部的或外部的)需要适当地花费壹些时间。应该鼓励人们和那些于计算机化方面受过“挫折” 的人进行交流。 3.系统服务请求。编写服务请求且提交给信息服务部门是最终用户的责任。 4.对信息服务项目的支持。即便不是壹个项目组的成员，用户管理人员仍是应该参和项目的 活动，因为项目组的最后产品最终将对部门的方法、工作和成功产生重大影响。应该要求用 户管理人员于每壹个重要的阶段完成后“签字认可”。有些用户管理人员存于壹种天真的想 法，他们认为项目的正常进展是理所当然的，而系统将会完全按照所希望那样被完成，签字 认可的手续是用户的责任，而且对于项目的成功是至关重要的。 这种签字不仅表示对基本系统设计的满意的赞同，而且也表示对详细的功能说明书的认可。 用户经理和他们的职员应该会见有关的项目组成员，就他们理解和赞同所建议的系统的每壹 方面进行核实。于第Ⅱ阶段结束时仍不能过分强调签字认可的重要性，因为那时系统功能说 明书仍是“被冻结的”。于第Ⅱ阶段所做的修改比之系统实现后做同样修改所需要的人力要 少得多。例如，于第Ⅱ阶段中对某文件设计的修改可能只需要壹个人不到壹天就能完成，而 于系统实现后，做同样的修改可能要求几个人做几个月。用户应该尽早找出缺陷，而且于彻 底了解系统之前，于使用部门满意之前，不要签字认可。 5.教育。用户管理人员和用户人员负责对信息服务人员提供业务方面的培训(例如，库存方 式、记帐原则等等) 。根据项目组的大小，这种培训能够以个人形式或小组会晤形式进行。 如果用户管理人员能够推荐壹些可利用的信息来源(如书、杂志、正规的课程等)对培训也是 有帮助的。 用户也可能需要某些和培训有关的计算机和信息系统的知识。信息服务部门将负责这种培训。 用户只是参加培训。这种培训的内容包括像如何使用计算机硬件，基于计算机系统的工作原 理以及涉及不深的壹般计算机知识的培训等课题。 6.数据的录入。根据传统信息服务职能分布的范围，用户团体可能参和了信息服务的几乎所 有方面(包括从数据录入到程序设计) 。至少，用户部门要负责系统的输入。于联机系统中 数据输入仍包括把来自视频显示设备的原始数据转换为机器可读的形式。于成批处理系统中 用户负责完成准确和合法的原始资料。然后将这些原始资料分批且发送到信息服务的数据录 入部门。这种成批转录处理的壹个严重问题是原始资料中许多字符是“非法”的，这就会引 起经常给用户部门打电话或找上门或者于数据库中存进了坏的或者错误的数据。用户管理人 员应该认识到字符的合法性和准确性同等重要。应该鼓励文书人员认识到准确和整洁二者的 重要性。 7.为所提供的信息服务交费。根据各公司政策的不同，用户部门可能对信息服务部门提供的 服务支付全部或部分费用或者不付费，已经采用了壹个典型收费系统的那些公司将对内部咨 询、分析员和程序设计服务、使用硬件联机、使用存贮器以及材料，对用户记帐收费。8. 定期评价信息系统。壹个信息系统(其所有权)由用户部门所拥有，而不是由信息服务部门所 拥有。因此，定期地对他们的信息系统进行正规的评论是用户管理人员的责任。这些评论 对于改进系统会起到壹种积极的作用。 □信息服务部门的作用和责任 1.保持技术上的先进性。由于现代的技术每天均于变化，公司不能忽视降低成本和提高性能 的机会。为了利用现有的技术，信息服务人员必须齐心协力来保持技术上的先进性。信息服 务部门和用户管理部门应该注意到那些有可能提高生产率和效率的技术发明。 2.起促进作用。于发现新的信息