浅析如何加强企业合同管理.docx

PAGE PAGE 1 浅析如何加强企业合同管理 　　 　　汪亚红 　　摘 要 在激励竞争的市场环境中，加强企业的合同管理，是做好现代企业经营管理的重要因素，也是实现企业资产增值保值的重要途径。本文围绕绍兴水处理发展有限公司（以下简称“公司”）合同管理中所存在的问题进行分析，并提出相应的管理措施，从而使公司的合同管理工作取得既定的效果，进一步提升企业内控管理的水平，保障企业整体运行质量的提升。 　　关键词 合同管理 内部控制 问题 对策 　　一、绪论 　　合同是企业与自然人、法人及其他组织等平等主体之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。企业的种种经济往来，多数是通过合同形式进行的。企业经营好坏与合同特别是合同的管理有着密不可分的关系。企业合同管理是指企业对以自身为当事人的合同依法进行订立、履行、变更、解除、转让、终止以及审查、监督、控制等一系列行为的总称。其中订立、履行、变更、解除、转让、终止是合同管理的内容 ;审查、监督、控制是合同管理的手段。合同管理必须是全过程的、系统性的、动态性的。 　　市场经济从本质上说就是一种契约经济。企业与客户签订的各类合同，反映企业的主要经营活动，企业通过履行合同规定的各项权利与义务，追求经济目标的实现。合同管理近几年被上级审计部门多次提到，成为公司内部控制的重要组成部分，也是内审工作的核心点。以内审工作为契机，进一步探讨合同管理的深层次意义，找出目前公司的合同管理存在的各類问题，提出改进合同管理建议，在不断地找出问题，解决问题的过程中，使合同管理和内控管理更加紧密地结合在一起，真正让财务部在合同管理中发挥出应有的管理、监督作用。 　　二、公司合同管理现状 　　公司主营生活、工业废水污水处理的国有企业，设置10个职能部门，根据业务性质及需求，各个部门需签订采购合同、工程管理合同、技术服务等合同，全年签订书面合同约500份。合同管理流程主要为：职能部门提出需求，拟定标书，通过集体讨论后，经公共资源交易中心平台后开标确认中标单位，并签订合同，并对合同进行执行、结算等。 　　三、合同管理主要存在的问题与风险 　　对公司前几年签订的所有经济合同进行分类整理，并对签订、履行、考核等环节进行重点分析，发现主要存在以下几方面的问题： 　　（一）合同规范管理意识较薄弱 　　合同管理是一项知识面广、专业性强的综合管理工作，合同管理员需在熟悉公司业务基础上，掌握一定的法律、财务等知识，有效规范管理公司合同。结合目前公司管理现状，对规范合同管理的认识、重视程度均较为薄弱，主要体现为：没有建立统一集中的管理部门，出现每个部门“各自为政”的局面;各部门职责不明确，合同存在多头管理或无人管理的盲区;合同审核没有统一的流程，导致出现招标文件与合同文本“两张皮”的局面;合同管理制度不健全，同一性质、类型的合同，出现不同版本、不同付款方式及考核条款的情况，合同签订较随意，并时常出现先发生经济业务后签订合同的情况。 　　（二）合同履行、考核力度有待进一步加强 　　合同的履约管理是合同管理的重中之重，合同履行期间，经办人员应认真分析履行情况，并及时跟踪监督。经过分析，主要存在以下几方面的问题： 　　一是工程维修合同工程量确认不够规范，有些项目不能提供工程量明细，有些虽然提供了工程量明细，但时间、期限等事项填写错误，且根据公司《公共资源交易管理办法》 中“项目完工后须及时进行审计，价款在10万元以上的项目必须审计，审计结果作为双方结算依据”的规定不符，无审计结果作为结算依据。 　　二是合同有违约条款或相关质量、工期考核条款，但无实际相关考核记录或收取相应的违约金，导致违约条款“形同虚设”，没有真正得落到实处。 　　三是缺少在效沟通或信息不共享的现象，如采购合同中到货验收、质量检测、供货期考核等信息均存在不同程度的信息不对称或无相关考核条款。 　　（三）合同管理的信息化程度较低 　　目前公司的合同管理基本是采取人工管理的方式，而且以纸质合同为主，辅以EXCEL表格记录。但公司的业务种类多，需要管理的合同多，在查询信息、进行数据汇总、合同进度控制等方面手工管理的方式就会体现出它的弊端：效率低下，耗费大量人力、物力和精力，没有完善的预警机制，无法对合同进度和合同款的支付缺乏有效的控制。合同的流转、执行由于涉及多部门的协作，手工管理的模式下效率较为低下，也容易出现因部门间沟通不畅，降低合同管理水平。 　　四、加强合同管理的对策措施 　　（一）梳理流程，加强学习，提升合同管理效益 　　公司一方面梳理流程，简化审批流程，对公司所有费用报销流程进行梳理，并用表格的形式，将各项费用报销时所需提供的依据详细列明，为责任部门或经办人报销少走弯路，同时也明确经办人在日常合同管理中应该如何考核提供依据。另一方面提高合同管理人员的业务水