物业公司仓库管理制度材料采购及入库流程记账要求.docVIP

PAGE / NUMPAGES 仓库管理制度 适用范围：本制度适用于苏南物业及其下属各服务中心。 规定目的：规范材料的出入库手续，加强成本控制，保持合适的库存量，减少资金的占用，规范仓库管理。 过程控制： 一、材料采购的入库范围 所有物资必须办理入库手续，固定产类按固定资产管理制度执行。 二、台帐设立时间和要求 1、设立时间 1.1、地产委托案场、项目部、会所管理等有偿服务阶段，我们称之为第一阶段。 1.2、前期介入阶段是指项目管理部筹建阶段，我们称之为第二阶段。 1.3、物业服务中心成立，我们称之为第三阶段。第三阶段是第二阶段的延续，台帐可延用。 1.4、第二阶段起必须分开设立台账。 设立要求 2.1、仓库台账采用三栏式数量金额式帐页。 2.2、仓库根据不同材料，台帐设立可分为电器类、五金类、清洁类、工具类、建材类、其他类等，可以根据实际情况再进行细分。 2.3、为了符合内部稽核的管理要求，材料采购和仓库管理不可为同一人员。 2.4、入库材料必须进行卡片登记，同时建立数量金额式的材料台帐，台帐在分大类的基础上将每一材料单独建立帐页，财务部设立材料总帐。要求仓库的库存实物与卡片记录相符；材料卡片与台帐相符；台帐与总帐相符。 2.5、仓库管理员和项目出纳每月25日进行仓库材料实地盘点，逢半年度或者年终盘点时财务部会计必须一起参与，平时财务部会计可以随时抽查，仓库管理员在每月30日前编制材料盘点表、材料领用分配表及汇总表，同时将盘点表、材料领用分配表及汇总表交于项目出纳复核，项目出纳复核无误后于次月2日前将材料盘点表、材料领用分配表及汇总表交于公司财务部会计人员进行账务处理，移交表单时双方均应签字确认。 2.6、存在备品备件的项目，须建立备品备件台帐（刚交付项目，该类材料由地产提供）。 三、记帐要求 1、根据当日入库单、领料单的内容及时、逐笔登记材料台帐，内容及格式不得涂改，如需要修改必须采用红字更正法。台账必须用黑色水笔登记，不得用铅笔和圆珠笔登记。 2、台账账簿中的“凭证号”登记入库单、领料单的单据号；入库时“摘要栏”里需写明入库单上供货单位的名称及提供的发票号；领用时“摘要栏”里需写明领用用途及保修单编号，以备日后查询。 3、仓库管理员在每月25日之前计算出台帐上库存材料的种类、名称、数量和金额，并据此进行实地盘点，月底结账按照财务记账要求进行处理。 4、材料盘点表必须有仓库管理员、项目出纳、业务主管签字确认，如果有财务部会计参与，也必须签字确认。 5、材料领用分配表必须有仓库管理员、项目出纳、业务主管签字确认。 6、材料领用汇总表必须有仓库管理员、项目出纳、部门负责人签字确认。 四、材料采购及入库流程 1、采购人员按审批后的月度采购计划表到指定的合格供方进行采购。紧急采购、临时采购也必须到合格供方或市场确认供应商处进行采购，如有特殊事项，必须进行单独审批。 2、仓库管理员依据发票或送货单上的材料清单（送货清单必须加盖供货单位的公章或者财务专用章方为有效）将材料验收入库，同时认真核对月度计划采购清单的数量及金额是否与实际采购相符，符合要求后再将材料验收入库，并填制材料入库单。入库单由各服务中心按标准统一采购，各仓库管理员按需领用，并建立领用和使用登记本。 具体要求如下： 填写入库单时以发票和入库实物为依据，逐一填写完整。如：物资类别、采购属性、供应单位、单据号、入库日期、产品名称及规格、数量、单价、金额。在月度结算时，需在入库单上填写发票号码。 临时或紧急采购的，入库单的右上方填写采购属性（即临时或紧急）。 缴库人为采购人员，验收人为仓库管理员，审核人为业务负责人，分别审核签收。 入库单一式三联，第一联存根联仓库留底，第二联记账联仓库记账用月底上交财务会计，第三联结账作为财务付款依据。 3、每月项目出纳协助会计核对已入库但未报销入账的材料清单，并填制《已入库未报销入账的材料清单》表。 五、材料领用及收费流程 1、维修人员根据报修单所需物资到仓库领用，仓库管理员根据维修人员提供的报修单， 填制材料领用单，要求写明领用的相应维修材料名称、数量、金额、报修单编号、材料大类、用途等等。材料领用人、仓库管理员、业务主管签字认可。仓库管理员还要将领料单编号在报修单上注明备查。 2、维修人员维修完毕后连同领料单第三联交前台收银员开具发票。收银员根据领料单和报修单审核其收费是否合理。如低于成本价收费或是免费，须由经办人员具明原因，部门第一负责人签字认可。 3、维修人员将由收银员收取维修费后注明发票号码的报修单，送接报处统一保管备查。维修人员提料的第三联，在维修结束后粘贴在报修单后与报修单一起归档，作为完整的维修记录。 4、对于内部领用的物耗品，根据谁领用，谁签字负责；谁主管，谁审核签字的原则。仓库管理员做好领用登记。 5、为了确保领用材