GRP时间管理教材.pptx

*时 间 管 理 II 请闭目一分钟思考这个问题如果您的余生只剩下三天,您会做那三件事情?时间管理不是什么?时间本身不是问题. 因为每个人每天所拥有的时间都是一般地多所以时间管理的问题本身不在于时间, 而是在于自己如何善用及分配你自己的时间时间管理是什么?时间管理就是自我管理自我管理即是改变习惯, 以令自己更富绩效, 更富效能把事情很快地做完, 叫做效率把事情很快又很对地做完, 叫做效能时间管理就是事前的规划或长期的计划人, 为何安于现状?为何你我都不满意现状, 但是却安于现状1.无奈2.不确定改变之后会更好3.因为现状是你我最熟悉的当你开始不满于现状时, 表示会有新的事物发生在你的身上…但是要用对 “新的思考方式”请架设一座桥,使A至B距离最短, 但是桥不可歪斜300 公尺B100 公尺河水A有三片木条, 如何将它们围成封闭三角形2 cm10 cm4 cm你可知道为何会画不出来?因为你跳不出原来的思维习惯但是假设你画了出来. 恭喜你, 你可以用新的角度去思考一个旧有的问题. 改变时间管理的第一步, 从你自觉需要时间管理开始请排出正确的行事优先级??ACBD??正确的行事优先级陷阱一:时间的配置不对Reaction消极回应 vs. Fraction 积极掌握危机就是转机规划重于做事最好的控制是预防预防胜于处理不合理的时间配置明智的时间配置1.重要的事情着重在 Plan Plan 着重在 Do Do 着重在 Check Check 着重在 Action2.重要的事情要逐渐地交给 信任的部属, 这叫 “灌能”陷阱二: 拖延除了第四项以外, 其它的做起来都不太愉快不急的事情一拖延之后往往变成紧急的事情克服1.成本/效益分析法成本..................好处..................克服2.思维习惯的改变这件事令人感到为难, 但是它非做不可, 因此我将立即做完它, 以便尽早忘掉它.养成速战速决的习惯将事情切成好几块小块任务, 快速地完成每一块的任务完成最关键的部份, 让事情看起来像做完 80% 一般陷阱三: 事必亲躬韩非子.八经下君,尽已之能中君,尽人之力上君,尽人之智诸葛亮凡事必亲躬, 后来过劳而死. 为何事必亲躬?因为怕部属取代不放心部属, 不信任部属要求标准过高陷阱四: 有求必应会花太多时间, 时间不够会牺牲第二项受人尊敬重要, 还是受人欢迎重要不好意思拒绝请托的原因接纳请托比拒绝请托容易担心触怒请托者想要做广受爱戴之好人不知如何拒绝他人之请托每个人都有一个好朋友, 叫 “施小惠”, 可以适当地拒绝.Conclusions: 时间管理架构紧迫的事不紧迫的事1.决胜于庙堂 之上 2.灌能1.兵贵速战速决2.快刀斩乱麻重要的事均 衡1.舍得2.勇于拒绝3.交待1.怡情养性2.轻松一下不重要的事如何提高工作效率如何提高工作效率1.了解自己每天工作时段的特性, 善用之.2.以 PDCA 分布周一到周五的工作性质.3.保持良好的体力; 养成运动的习惯4.身心均衡地发展; 培养良好的嗜好1.工作时段分配法则2.每周工作性质分配法则先问自己以下这几个问题1.你一天花多少时间在看 Email?2.你进 Email 会不会看小品?3.你看Email 的时间是连续的, 还是片断的?4.你的Email 有没有做分类?5.你回信时是边看边回, 还是分类后集中回信?6.你进 Email 信箱, 是先看信还是先发信?如何提高 Email 的处理效率一进信箱第一个动作就是把所有信件的主题浏览一遍, 然后做分类的动作养成习惯, 一天只有三个时段看 Email除了急件以外, 集中时段回信看Email 的时段分配Email资料夹的分类Reply: Private, 公务Follow Up: Urgent, Boss, 重要, 向下, PrivateProject 进度有空再看良好的时间管理来自于计划紧迫的事不紧迫的事1.决胜于庙堂 之上 2.灌能1.兵贵速战速决2.快刀斩乱麻重要的事均 衡1.舍得2.勇于拒绝3.交待1.怡情养性2.轻松一下不重要的事花时间在计划上才是最节省时间的作法耗用时间不好ACDP好耗用时间8.80/20法则1/2the Vital Few the Trivial Many柏拉图法则花最少的力气, 获得最多的效益你所完成的工作里, 80%的成果,来自于20%的时间=也就是说80%的努力是与成果无关的80/20原理意示图80% 时间20%成效琐碎的多数事物80% 成效20%时间重要的少数事物目标金字塔长程目标年目标季目标月目标周目标日目标如何列管重要计划将自己短中长期的计划依工作,个人及生活这三个主轴一一列举出来, 并算出每个计划的效益. (如下一页所示)在同一个时间点进行这三个主轴的前3个项目(项目件数依自己能力而定