员工基本职业素质培训之科学的工作方法.pptx

员工基本职业素质培训 ——系列之一科学的工作方法第1章使你的工作系统化 在旁观者看来，不整洁的工作场所除了反映出工作者头脑混乱以外，不再代表其他。1.1 你的工作需要系统化 办公室的5S运动： 5S起源于日本，就是整理（SEIRI）、整顿（SEITON）、清扫（SEISO）、清洁（SETKETSU）、素养（SHITSUKE）五个项目，因日语的罗马拼音均以“S”开头，简称为5S。 5S运动提出的目标简单而明确，就是要为员工创造一个干净、整洁、舒适、合理的工作场所和空间环境。5S的倡导者相信，保持工作环境的干净整洁，物品摆放有条不紊，一目了然，能最大程度地提高工作效率。如果你的办公室、办公桌都井然有序，那你的工作效率一定不低。1.2 开始系统化你的工作■ 系统化你的工具 （1）基本工具。 （2）复印机。 （3）传真机。 （4）电脑。提醒： 在我们试着改变工作的过程中，常常会陷入这样的困境：试着解决复杂的问题而忽略了基本的问题。而基本的问题却是任何一位工作者每天都要处理的，包括他的办公桌、椅子、电脑、订书机、文件夹、档案夹、电脑磁盘、还有更多的其他东西。1.2 开始系统化你的工作■ 系统化你的文件（1）工作档。?什么是工作档？ 工作档是用来整理目前进行的专案和固定的工作。?工作档有什么？ A.立即可用的资料。 B.“待议”的项目。 C.固定职务。 D.目前的专案 E.问题档1.2 开始系统化你的工作教你一招：（1）要将文书工作处理得更好，就要根据使用的频率来整 理你的文件。你最常用的东西应该在你的手边，随手 可取。（2）将所有不用的文件移走，不要让它们占据你的工作档。（3）确定你为每一专案和活动都建立了档案。把每一个档案 清楚地贴上标签。（4）建立问题档，一部分编号01—12，代表每年的每一个 月；另一部分编号01—31号，代表一个月的每一天。1.2 开始系统化你的工作■ 系统化你的文件（2）资料档。?列出你的资料档项目清单。?建立资料档时需要考虑的两件事： A.怎样的资料才有保存价值？ B.你的资料档方便查阅吗？?帮助你将自己资料档结构化的做法： A.列出你工作的主要内容，例如：合约、产品开发、预算等。这些可 以成为你资料档的类别。 B.档案夹应根据所确定的类别，做清楚且适当的标示。 C.查现存的档案，然后去掉没用的档案。 D.一个抽屉存放一个或多个类别。 E.将档案按字母顺序排列。 F.用大而清楚的字标示档案抽屉和档案夹，以方便查阅并方便归档。1.2 开始系统化你的工作让你的档案更加有效的小秘诀：（1）使用大写、清楚的字母标示档案。（2）使用彩色标识能让你一眼就找到某一类型文件的位置。（3）将类别与次类别标签排成一列，类别与次类别用不同 颜色标示。（4）为大型的资料建立索引。本章小结开始系统化你的工作： （1）系统化你的工具； （2）系统化你的文件； （3）建立你的工作档。 第2章学会用PDCA循环法 P D C A 它是一种很科学的管理程序，同时也是一种很科学的工作程序。2.1 认识PDCA循环法什么是PDCA？这是四个英文字母，分别代表计划（Plan）、执行（Do ）、检查（Check）、修正再执行（ Action）。计划（Plan）修正再执行 执行(Action) (Do) 检查(Check)PAD循环C2.2 PCDA循环法四大要素修正再执行（Action）检查（Check）执行（Do）计划（Plan） 在工作程序Plan Do Check Action过程中： ? Plan即拟订计划，制订计划目标，制订计划做法； ? Do即执行实施，并加以控制； ? Check即确认或评估执行状况与目标之差距； ? Action即执行结果与目标值之差距探讨，并修正 采取措施。PDCA循环工作步骤表阶段步骤计划阶段（P）①设定目标②搜索与目标相关的信息③找出最佳方案④制订计划工作表执行阶段（D）⑤按计划工作表执行工作检查阶段（C）⑥检查执行情况修正再执行阶段（A）⑦对检查结果做出修正⑧修正后再执行PDCA循环工作步骤图设定目标搜索信息修正后再执行拟定方案A PC D对检查结果做出修正制作计划工作表按计划工作表执行工作检查执行情况 矿泉水产品市场研究调查实施步骤实例实战? Plan: 本阶段你要明确六个问题。这六个问题简称为5W1H。 （1）为何制定此计划？ （Why?） （2）计划的目标是什么？ （ What?） （3）何处执行此计划？ （Where?） （4）何时执行此计划？ （Whe