学校物业档案资料建立与管理方案.pdfVIP

学校物业档案资料建立与管理方案 1、档案的建立 1）档案的建立执行以下流程： 收集—整理 —分类 —编号 —登记 —输入电脑 —入柜 —利用 —检查 2）明确建档内容，实行系统收集、集中管理。 a ．设施、设备档案：建筑工程资料、图纸，公用设施资料、图 纸，室外管网资料、图纸，安装、维修、运行、改造、扩建等项目资 料、图纸。 b．管理档案：文秘档案、人事档案、财务档案和荣誉档案。 c ．其它档案 3）建档要求：电脑化、集中化、有序化、信息化。 2、档案的管理 1）档案室、管理处双档管理制： 为避免档案的损坏、遗失，使重要档案能永久性保存，而又方便 经常使用，对使用频率较高的档案实行档案室对重要原始档案进行严 密管理，管理处则保存复印件的存档管理制。 2）档案室档案管理要求： a ．按照档案对湿度，温度和照明的要求，建立标准化的档案资 料室，配备档案专业管理人员，实行电脑化系统管理。 b．采用多种形式的信息贮存方式， 如电脑磁盘、 录像带、 胶卷、 照片图片并采用适当的保存方法。 c ．贯彻国家保密法，确保档案在使用过程中的安全、不丢失、 不泄密。 d ．加强档案室的管理，配置消防器材和防盗门、网、档案柜、 锁等，符合防火、防虫、防鼠、防潮的要求。 e ．实行档案管理手段的现代化，运用计算机检索手段，开发多 媒体信息系统。 f ．坚持档案资料收集的系统化。 g．做到档案组卷分类科学化。 档案组卷按内容分类、 逐一编号、 登记造册、目录，按工作部门分柜保存。 h．实行档案管理工作检查经常化。每季对档案文件的形成、积 累、整理和进行一次全面的检查。 3、档案资料的内容 1）接管移交资料： 名称 资 料 内 容 A：规划图纸、项目批文、用地批文 工程建筑 B：建筑许可证、投资许可证、开工许可证 产权资料 C：拆迁安置资料 A：红线图、总平面图 B：地质勘察报告、开竣工报告、图纸会审报告 C：工程合同、工程预决算 D：工程设计变更通知及技术核算单 E：竣工图： 1、单体建筑、结构、设备竣工图 2 、消防、燃气、智能化等工程及地下管网竣工图 工程技术 F：房屋、消防、燃气竣工验收证明书 资料 G：钢材、水泥等主要材料的质量保证书 H：新材料、构配件的鉴定合格证书 I ：供水、供电、电梯、消防、智能化等设备的检验合格证书 供水、供电、电梯、消防、智能化等设备技术资料 J ：砂浆、混凝土块试压报告 K：绿化工程竣工图 L：其他技术资料 2）管理档案资料 名称 资 料 内 容 A：业主、客户管理资料（购房合同、入住通知单、业主公约、装 业主 修申请、 验收表、费用托收协议等） 客户资料 B：业主、客户人员档案 C：业主、客户维修档案 A: 装修申请表 ( 附图纸 ) B:装修工程队安全责任书 装修资料 c: 临时施工人员登记表 D:施工单位营业执照 A: 维修申请表 B:维修服务派工单 维修资料 C:维修回访记录表 D:公共设施维修记录 A.. 日常巡查记录、交接班记录、值班记录 治 安 交 通 B. 查岗记录、闭