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ISO14001环境管理体系文件编写培训成亚明无锡亚明管理咨询有限公司文件编写培训目录 一、文件编写概述 重要性、组织工作二、文件编写推荐格式 环境管理手册、程序文件、三层次文件三、文件编写要点 版权所有01文件编写概述 文件化的含义： 将体系的各个方面，即ISO14001标准的17个要素所涉及、覆盖的内容形成文件，构成一个文字描述的体系。文件化的重要性： 1、在建立体系的PDCA过程中处于第一步 （写你要做的、做你所写的、记你所做的）； 2、为实施日常管理、日常监控、内外审核提供依据； 3、是改善环境行为、完善环境管理工作的重要依据、见证，便于实施和考核。 版权所有01文件编写概述 文件的层次、结构 1、ISO14001标准本身未对体系文件的结构给予规定。 2、环境管理体系文件一般采用3级的模式，即环境管理手册、程序文件和三层次文件。规模较大的组织可采用更多层次的文件体系。 3、体系文件通常以文本的形式存在，如有条件也可以以电子版的形式存在，但使用、管理、版本控制等相应管理措施、技术要具备。版权所有01文件编写概述 各级文件的作用、功能环境管理手册： 环境管理体系全面、概要性的描述，是开展环境管理的纲领性文件。 其内容缺乏指导作用，但为程序文件规定了管理原则和方向，为文件化的体系明确了方向，并给出下一级支撑性程序文件的导引路径。 版权所有01文件编写概述 各级文件的作用、功能程序文件： 是环境管理体系中在逻辑上相对独立的管理内容而制订的管理性文件。 其内容可以涉及环境管理体系的一个要素或要素的一部分，也可以针对一个主题事项、涉及若干体系要素。 程序文件是环境管理手册的支持文件，是环境管理手册局部的细化、补充。 版权所有01文件编写概述 各级文件的作用、功能第三层次文件： 是对程序文件的展开、补充及细化。 是针对操作岗位、工作点的技术性、操作性的文件，是程序文件在局部区域或一个类型工作点的具体细化。 一个程序文件可有多个作业指导书支持。 一般有2种形式：针对管理侧面；针对工作现场。版权所有01文件编写概述 各级文件的作用、功能各级文件的关系： 各级文件内容具有连贯性、一致性，通过逐级细化，构成系统的文件化体系。 环境管理手册中要素描述部分注明有关支持程序并给出查询关系。 程序文件中给出有关三级文件的导引关系，程序文件之间也要明确说明相互导引的关系。 版权所有01文件编写概述 文件编写的依据： 1、基础依据： ISO14001:2004标准，法律与其他要求， 组织的实际情况、工作职责、环境状况。 2、辅助依据： ISO14001:2004标准的附录A， 现有的管理制度、规定文件。版权所有01文件编写概述 文件编写要求： 1、体系文件要对14001标准的所有核心要素进行描述，缺一不可；同时要对各文件相互关系进行描述； 2、要涉及组织的所有活动、产品和服务，也包括对相关方的管理，保证环境管理体系的控制范围足够充分； 3、各级文件之间以及同级文件之间能够做到逻辑关联、层次清楚、接口明确、协调有序； 4、各级文件应具有一贯性，如风格、格式、职责、管理内容等。版权所有01文件编写概述 文件编写应注意： 1、标准要求有程序的要制订程序，在手册中可以简要描述，详细内容在程序文件中描述。 2、在描述某一要素时，重点应放在本要素的功能上，涉及其它功能要素时概要性地描述，并导引出相关要素、文件。另外，描述文件的语言要明白易懂，专用名词不得擅自改动。 3、环境管理文件应与现有管理制度合理衔接，能够充分利用现有资源。版权所有01文件编写概述 文件编写应注意： 4、制定文件应避免编制繁琐而不切实际的文件，需避免在文件中提出过高要求或规定不必要的控制方法，导致不可操作甚至授人以柄。 5、体系文件的繁简程度、深度与广度，应取决于组织自身的实际情况以及人员素质。版权所有01文件编写概述 文件编写的组织工作 1、各级管理者要对文件编写工作的复杂性、工作量有足够认识，提供所需的人员和资源； 2、文件编写人员要了解有关的管理知识、技术知识； 3、注意各级文件之间内容的连贯性，合理安排各文件的侧重点并合理衔接，避免文件之间发生矛盾或相互推委，并确保切实可行； 4、采用集中讨论分工－分散编写－集中统稿的过程。应从组织的整体出发，统筹策划、合理分工、协调配合。版权所有01文件编写推荐格式 手册 1、扉页：名称，依据标准，手册版本号，发布日期，受控状态，编制人，编号，组织名称。 2、发布令：对体系涉及范围，建立情况等进行概要性描述。可包括： 1)为什么建立环境管理体系； 2)手册的作用、功能，重要性； 3)对各级人员的要求。 由最高管理者签字，签署日期版权所有01文件编写推荐格式 手册 3、环境方针正文、环境管理者代表任命书，由最高管理者签字认可。 4、组织简介