第一章沟通协调.pptx

第一章 沟通协调鉴定重点： 1.熟悉迎接、会见、送别中外宾客的接待工作程序。 2.掌握接待中外宾客的常用礼仪。 3.能够撰写和使用公函、通知，并能够编写公关简报。第一节 接待联络一、中外宾客接待活动基本程序与礼仪规范 1.中外宾客接待工作的基本程序 （1）迎接宾客 了解来访宾客 确定接待规格 递交活动日程安排表 （一般以表格的形式列出） 高规格接待对等接待 （常用）低规格接待（2）会见宾客 1）布置好会客场所： 会场的布置要注意整体性的和谐，如是工作会议，主席台的布置基调应为蓝、绿色;如是庆典、表彰性的会议，主席台的基调应为红、粉色。 合理摆放桌椅，注意区别好硬椅、软椅（沙发、扶手椅、一般软椅），既要开好会，又要考虑到与会人员身体需要的原则。布置附属性设备 音响布置（扩音、耳机、同声翻译、麦克风等） 声像布置：立体电视、激光、全息电影、组合录像、电脑控制的多镜头幻灯等。 其他布置：温度、湿度、照明、通风、卫生设施、电源插座等 布置装饰：会标、标语口号、会徽、旗帜、花卉、字画等的选择和布置。2）事先画好座位安排图 ①依职务的高低来安排座次：职务最高者居中，然后按先左后右、由前至后的顺序依次排列。 ② 为了工作便利起见，会议主持人有时需要在前排的边座就座。 ③ 在主席台的桌子上，于每个座位的左侧放置姓名台签。 一般离会场入口处远、离会议主席位置近的座位为上座;反之，为下座。练习： 炎黄公司新近获得了省里授予的百强企业的荣誉称号，准备召开庆功表彰会。接待 员高娜按一般的礼仪规范，以右为尊，她将董事长的位置安排在前排最右边，副董事长、总经理、副总经理，所有领导按职务高低从右向左，后面是受表彰的人员。 高娜的安排有不妥之处吗？3）导引会见、问候寒暄后入座 门口迎宾，按“以右为尊”的国际礼仪，迎导员走在宾客的左前方一二步，进行介绍时应由主方的接待员/职位最高的领导按职务高低原则，先把主方的人员介绍给客方。4）切入正题，交谈商洽有关问题，求同存异，达成共识 （3）组织活动 1）签字仪式（准备工作、仪式程序） 2）组织参观访问，使宾客更多更具体地了解本部门。3）安排宴请。 宴会 工作进餐 招待会：酒会、冷餐会国宴：规格最高，挂国旗、奏国歌正式宴会：不挂国旗、不奏国歌家宴：便宴：非正式宴会② 宴请席位安排。 （4）为宾客送行 2.中外宾客接待活动礼仪 （1）礼仪的含义 （2）中外宾客接待中的常用礼节 ① 称谓礼 敬语：日常使用的“请”字，第二人称中的“您”字，代词“阁下”、“尊夫 人”、“贵方”等，另外还有一些常用的词语用法，如初次见面称“久仰”，很 久不见称“久违”，请人批评称“请教”，请人原谅称“包涵”，麻烦别人称 “打扰”，托人办事称“拜托”，赞人见解称“高见”等等。 谦语：称自己为 “愚”、“家严、家慈、家兄、家嫂”等 雅语：在待人接物中，要是你正在招待客人，在端茶时，你应该说：“请用茶”。如果还用点心招待，可以用“请用一些茶点。”假如你先于别人结束用餐， 你应该向其他人打招呼说：“请大家慢用。”注：在公众和社交场合，称呼对方的头衔会更得体。 对于官方人士称其职务。对于知识界人士，可以直接称呼其职称。但是，对于学位，除了博士外，其他学位，就不能作为称谓来用。 　② 握手礼③ 拥抱礼④ 鞠躬礼⑤ 名片礼⑥ 宴请礼（3）东西方习俗礼仪差异二、日常工作公关文书的编写与使用（一）公函 （1）公函的用途与类型 （写作的主要内容）P7 联络函： 一、标题。联络函 二、正文。首先，写明发文的原由，即为什么要制发此函；其次，写明发文的事项和问题是什么，内容较多的可逐项、逐个、逐点列出予以写明；最后，写明希望或要求，一般都使用“特此函告”、“请复函”、等等习惯语作结。 三、落款。即在正文之后的右下角写明制发此函的机关名称。 四、日期。商洽函（复函） A公司( 一般省略）关于B公司代培公关人员的复函 B公司： 贵公司《关于代培公关人员的商洽函》收悉。 为便于培训公关人员的工作顺利开展，现就具体事项答复如下： 一、培训时间：2008年1月1日—2月10日。 二、培训地点：本公司培训大楼。 三、培训方式：脱产式培训。 四、培训内容：公关的理论知识和操作技能。 五、培训费用：2800元/人。 如贵公司对以上信息有不明之处，欢迎来电来函咨询。 联系人： 王明 联系电话: 0760传 真:0760 特此函复。 A公司 二00七年十一月二十日结构：标题+主送机关+正文+落款+成文日期 ① 标题 A.发文机关+事由+文种。如《春风计算机科技有限公司人力资源部关于人事调查的函》 B.事由+文种。如《关于黎栗同志情况的复函》 ② 正文：