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word文档排版技巧 word文档排版技巧 PAGE / NUMPAGES word文档排版技巧 --WORD格式 -- 可编写 -- Word 长篇文档排版技巧（一） 市场部常常要出各样剖析报告，一写就是洋洋洒洒几十 页。文字功底深沉的小王写东西自然不在话下，但是凡是困 扰他的倒是排版的问题，每次都要花大批的时间改正格式、 制作目录和页眉页脚。最头疼的是上级看完报告后让他改正， 整篇文档的排版弄不好就要重来一遍。制作目录也是卖力不 讨好的事，只管小王知道 Word 中有插入目录的功能，但是 试试了几次就弃之不用了，原由是系统老是提示有错误。现 在只好手工输入目录，加班加点数页码竟然成了粗茶淡饭。为了让自己有时间下班后享受生活，小王花了半天的时间学习了一下长篇文档的排版技巧，这才发现，这半天的时间，能够让他享受无数个空暇的夜晚和周末。 小王把自己的领会要点总结为两点： 制作长文档前，先要规划好各样设置，特别是款式设置 不一样的篇章部分必定要分节，而不是分页 下边就看看他是如何用新学的技巧制作一篇几十页的长文 档的。 --WORD格式 -- 可编写 -- 单面打印的简单报告 这份报告要求的格式是： A4 纸；要有封面和目录；单面打印；除封面和目录外，每页的页眉是报告的题目；页码一律 在页面底端的右边，封面和目录没有页码，目录以后为第 1 页。 设置纸张和文档网格 写文章前，不要上来就急于动笔，先要找好适合大小的 “纸”，这个“纸”就是 Word 中的页面设置。 从菜单中选择【文件】 | 【页面设置】命令，显示“页面设 置”对话框，选择【纸张】选项卡，如图 1 所示。 --WORD格式 -- 可编写 -- 图 1 选择纸张 往常纸张大小都用 A4 纸，所以可采纳默认设置。有时也会用 B5 纸，只要从“纸张大小”中选择相应种类的纸即可。 好多人习惯先录入内容， 最后再设纸张大小。 因为默认是 A4 纸，假如改用 B5 纸，就有可能使整篇文档的排版不可以很好 地知足要求。所以，先进行页面设置，能够直观地在录入时看到页面中的内容和排版能否适合，防止过后的改正。 考虑到阅读报告的领导年纪都比较大，关于密密层层的文字阅读起来比较费劲，还能够调整一下文字。往常，好多人都 --WORD格式 -- 可编写 -- 采纳增大字号的方法。 其实，能够在页面设置中调整字与字、行与行之间的间距，即便不增大字号，也能使内容看起来更清楚。 在“页面设置”对话框中选择“文档网格”选项卡，如图 2 所示。 选中“指定行和字符网格”，在“字符”设置中，默认为 “每行 39 ”个字符，能够适合减小，比如改为“每行 37 ” 个字符。相同，在“行”设置中，默认为“每页 44 ”行，能够适合减小，比如改为“每页 42 ”行。这样，文字的摆列就平均清楚了。 --WORD格式 -- 可编写 -- 设置款式 此刻，仍是不用急于录入文字，需要指定一下文字的款式。往常，好多人都是在录入文字后，用“字体”、“字号”等命令设置文字的格式，用“两头对齐”、“居中”等命令设置段落的对齐，但这样的操作要重复好多次，并且一旦设置的不合理，最后还要一一改正。 熟习 Word 技巧的人关于这样的格式改正其实不担忧， 因为他 能够用“格式刷”将改正后的格式一一刷到其余需要改变格式的地方。但是，假如有几十个、上百个这样的改正，也得刷上几十次、上百次，岂不是变为白领油漆工了？使用了款式就不用有这样的担忧。 款式是什么？简单地说，款式就是格式的会合。往常所说的“格式”常常指单调的格式， 比如，“字体”格式、 “字号”格式等。每次设置格式，都需要选择某一种格式，假如文字 的格式比较复杂，就需要多次进行不一样的格式设置。而款式作为格式的会合，它能够包括几乎全部的格式，设置时只要选择一下某个款式，就能把此中包括的各样格式一次性设置到文字和段落上。 款式在设置时也很简单， 将各样格式设计好后， 起一个名字， 便可以变为款式。而往常状况下，我们只要使用 Word 供给 --WORD格式 -- 可编写 -- 的预设款式便可以了，假如预设的款式不可以知足要求，只要略加改正即可。 从菜单项选择择【格式】 | 【款式和格式】命令，在右边的任务 窗格中即可设置或应用格式或款式，如图 3 所示。要注意任 务窗格底端的“显示”中的内容， 在图 3 中，“显示”为“有效格式”，则此中的内容即有格式，又有款式。比如，“加 粗”为格式， “标题 1”为款式， “标题 1+ 居中”为款式和格式的混杂格式。关于初学者来说，很简单混杂。为了清楚 地理解款式的观点， 可在如图 3 所示的“显示”下拉列表中选择“有效款式”，则显示如图 4 所示的内容。这时，将只会显示文档中正在使用及默认的款式。 --WORD格式 -- 可编写 -- --W