会议筹备阶段的会务操作.pptx

第三章　会议筹备阶段的会务操作;本章要点与要求;第一节　拟定会议计划;二、会议计划的主要内容;（一）成立会务工作机构;（二）制订会议预算;2．会议经费预算的原则;3．会议经费的筹措途径;案例分析;开心地训练吧！你将来办理会议一定很棒。;第二节　拟定会议议程、日程、程序 ;一、会议议程;二、会议日程;会议程序是指在一次具体的会议中按照时间先后排列的详细的活动步骤。会议程序可以让与会者了解每次具体的会议活动的内容及时间顺序，同时也是会议主持人掌握会议的操作依据。 以举行颁奖、选举、揭牌等一事为主的会议活动，一般只制定会议程序。;;案例分析;开心地训练吧！你将来办理会议一定很棒。;第三节　制发会议通知;;四、会议通知的内容;五、会议通知的发出;案例分析;开心地训练吧！你将来办理会议一定很棒。;第四节　准备会议材料;二、准备领导发言稿;2．祝酒词 　祝酒词是在重大庆典、友好往来的宴会上发表的讲话。 祝酒词的写法 　开头部分或表欢迎、问候或表感谢。主体部分根据宴请的对象、宴会的性质，简略地表述主人必要的想法、观点、立场和意见，既可以追述已经获得的成绩，也可以畅叙友情发展的历史，还可以展望未来。结尾可用“让我们为……干杯”或以“为了……让我们干杯”表达礼节性的祝愿。;3．讲话稿 讲话稿是领导人在开会中所作的讲话的稿件，表现领导人对会议的指示和关心，往往是会议的补充报告。 讲话稿的写法，就内容来讲，应注意以下几点： 肯定会议的重要性； 评价过去的工作； 点出当前值得注意的问题； 指明今后的方向和目标； 评价会议中心议题； 提出原则性的意见，向大会提出希望。 就形式来讲应分标题、正文、结尾三部分。 ;4．闭幕词： 闭幕词是党政机关、群众团体、企事业单位举行隆重会议闭幕时，由有关领导向会议所作的总结性讲话。 一般来说，闭幕词主要包括以下内容： 对会议完成任务的概括 对会议的评价 对服务部门与人员的感谢;会议报告一般指领导人代表机关或组织依法律规定或惯例向权力机构或有关代表会议所做的工作汇报。 会议报告的内容主要包括： （1）标题：可采用正、副标题的形式(正标题概括报告的中心内容，副标题标出会议名称，作者名称置于其下)；或写为“×××在××工作会议上所做的报告”。 （2）成文日期：用圆括号标于标题之下(如作者单列，则标于作者之下)。 （3）称谓：“各位代表”、“同志们”等。 （4）正文：阐述会议的性质、任务、意义；总结过去的工作，提出当前及今后的任务与方法措施，以及提请会议讨论的问题并附自己的初步意见；通常以发出号召结束全文。;四、准备会议材料的要求;五、准备会议物品和设施;6.通讯设施。如传真机、电话机、电视机、计算机及相应的通讯网络设施。 7.交通工具。如大巴、小轿车等接送与会者的车辆。 7.生活卫生用品。如茶歇等。 9.专门用品。如奖品、证书、纪念品、投票箱等。 （二）准备会议用品与设备的要求 1.制定计划 2.落实专人负责 3.实用并节约成本;案例分析;开心地训练吧！你将来办理会议一定很棒。;第五节　制发会议证件;一、会议证件的概念;二、会议证件的作用;会议证件是会议举行期间供与会人员与工作人员以及其他相关人员佩戴使用的证件。 包括出席证、列席证、旁听证、来宾证（或嘉宾证）、记者证、工作证、随从证、保安证、配偶证、签到证等。;1．会议名称，必须写全称。 2．会徽。 3．姓名。 4．照片。 5．证件种类， 6．组别或代表团名称。 7．证件编号， 8．会议日期 ;1．佩戴在与会者身上的证件 粘性标签 系带的卡片 有夹子的卡片 2．台签式的姓名卡片（“桌签”） 3．坐签式的姓名卡片（“坐签”） ;六、会场路线指示牌或会场周边设施图;七、证件设计注意事项;案例分析;开心地训练吧！你将来办理会议一定很棒。;第六节　会场布置;一、会场布置的意义;二、会场布置的内容;三、会场布置的形式;;2．全围式 会议的领导和主持人同其他与会者围坐在一起。这种布置形式容易形成融洽与合作的气氛，体现平等和相互尊重的精神.;;;;3．半围式 在主席台的正面和两侧安排代表席，形成半围的形状，既突出了主席台的地位，又增加了融洽的气氛。 ;;;4．分散式 将会场分成若干个中心，每个中心设一桌席，这种座位格局既在一定程度上突出主桌的地位和作用。同时，又给与会者提供了多个谈话、交流的中心，使会议气氛更为轻松、和谐。 ;;1.横排法，把每个代表团、小组、单位的座席从前向后排成纵向一列，按组别顺序以代表座席的朝向为准，从左至右横向依次排列座次。 2.竖排法，按照既定的次序把对参会的每个代表团、小组、单位的座席排成横向的一行，再按团顺序从前向后依次纵向排列。 3.左右排列法，这种排列方法的要领是，把每个参会的代表团、小组、单位的座席安排成纵向的列，再以会场的