外贸部管理制度.docx

本文格式为Word版，下载可任意编辑 PAGE 1 PAGE 1 外贸部管理制度 工作时间管理:  正常上班与下班时间要按公司行政规定执行:Am:8:30am:11:30Pm:1:00pm:5:00签于外贸部门具有特殊的工作时间原因, 涉及到与国外买家沟通的时间差，外贸业务员会自己利用晚上工作的时间，工作晚了次日上班时间可以迟些，但原则上不能超过10点。无理由,或理由不充分未向上级申明的情况下私自离开公司者,交行政部以旷工处理部门行政管理制度:1.不得无故迟到，或早退。2.不得上班时间内大声喧闹, 闲聊影响别人的工作。3.不得做与工作无关的事，、MSN等聊天工具可使用，如发现聊天现象者，重罚。4.不得在公司规定的办公区抽烟，发现者交行政部处理。5.不得上非法网站。如引起一切后果者由自己负责并交与行政部处罚。6.不得在上班时间与其它部门的员工闹意见及作非法举动，情况严重者交与司法机关处理。7.穿着要规范，不能与公司形象不相符与穿拖鞋上班。8.按公司行政要求正常进行打卡，写出门单等，无记录者一律按旷工或早退处理。9.按公司规定不得泄漏公司商业机秘及兼职者，如有发现交行政办处理。10.要遵守公司行政部所规定的公司员工准则。 ◆以上各条为外贸部门的基本准则，如发现情况严重者将直接交与人事部，则其退出本部门。 部门请假管理制度:1.不得口头或电话进行请假，如特殊情况事后必须提供有效的证明，否则视为旷工。2.请假者必须提前一天交纳申请报告，三天内有部门经理批准。超过五天以上必须上报总经理申报批准。3.国家法定节日及婚假、丧假及产假或其它重大节日等，根据公司行政部门通知统一执行。4.未请假离开公司三天以上者一律按离职处理，三天以内按旷工处理。5.请假超过指定期限未回者一律通知部门经理及行政部，如果不通知都按第四项执行。部门电话制度管理:1.不得在上班时间内拨打私人电话，特别原因须经过申请。2.一般电话的使用时间不能太长，特别原因必须跟上级主管说明情况。3.在接到电话的时候必须用标准的中英文“你好,香娟集团有限公司。有什么可以帮到你吗?”4.如接到电话的时候负责人不在必须留下联络方式，并交与专门负责人。5.个人手机费用应用于工作范围内可根据实际情况打单报销。6.外贸部门的国际长途的控制必须在标准以内，除特别原因必须向主管申请。7.外贸部门可用MSN、SKYPE等网络电话免费软件为公司控制成本。 出差管理制度: 1.任何出差行为都必须事先交纳一份出差计划和费用预算申请，由主管及财务部门核定，总经理审批。2.出差国内各大展会时应由主管核实批准出差计划及审核出差费用。3.出差国外展会时，必须由主管、总经理，董事办三方审核批准。4.出差回来的前半日，或后半日可自行补休半天或一日时间作为调整时间。5.出差回来后三日内必须提交出差总结报告及市场分析报告书。 销售管理制度:1.部门所有员工每天认真记录当天的工作情况，当天完成所有工作的进度。2.部门所有员工必须按时交周、月总结计划表。3.部门所有员工必须在月3号前交纳上一月的销售总结报告分析书。4.部门所有员工必须按实填写所有报告内容，发现做假者一律行政处分。5.部门所有员工必须在月底前将收集客户信息资料，客户反馈信息表总结，下月计划等相关报告交外贸主管存档归案。6.由部门经理每月底向总经理交纳一份月销售报表及下月销售方案计划书。7.所有员工要按公司的销售方针及方案进行销售，不得私自改动方案及销售目的。8.部门所有员工必须准时出席周例会及月例会，特殊原因必须由主管批准。及由外贸内勤做好所有的会议记录进行归档。9.销售管理制度与薪资绩效奖金及评估员工的综合考核挂钩。部门设施管理制度:1.部门所有电脑,打印机,电话等所有硬件设施受公司行政部门出台的政策监控.2.部门所需新申请相关设施由主管核准、总经理批准报采购部门。3.部门必须遵守公司相关控制成本条约对耗材使用以节约为基准。 国际贸易部门相关费用制度 一, 销售费用的计算办法1.电话通讯费岗位名称 手机通讯费补贴 主管  营销代表  以上费用不含月租费在内.及出国参加补贴另核实算出2.通讯邮费1）由于海外邮递费用相对高,所以本公司实行,一般来样打样等费用都由客户支付,如果客户下单后,邮费可在合同金额中扣除.2）国内邮递费用可根据来信对方付,去信我方付的原理执行.3）所单次邮递金额超过RMB100以上者必须由上级主管批准签字3.补贴费及报销费用1）一般情况下出差在国内展会者按照公司相关费用制度执行.2）参加国际展会或国际商业调查者,必须由主管审核,报总经理批