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采购订单管理规范 1.0 目的 在 ERP 系统中， 采购订单无疑是最重要的单据之一， 通过它可以直接向供应商订货并可查询采购订 单的收货情况和订单执行状况。其直接关系到企业资金的安全，关系到企业能够按时生产、按时交货； 为规范和完善采购订单作业程序，确保供应商按要求正确送货；确保仓库及时、准确地办理采购物 料的入库；通过控制采购订单的开立与及时关闭，防止呆料产生；提高供应商对账效率与准确性，特制 定本作业流程。 2.0 范围 适用于所有原辅料采购申请、订单开立、评审、更改、分发、关闭。 3.0 职责 3.1 供应链经理：负责审批《采购订单》的数量，对采购数量的准确性、合理性负责；定期检查采 购订单关单状况，对采购订单执行状况进行监督。 3.2 采购工程师：负责审核《采购订单》的价格，对采购价格的准确性负监管责任，因采购价格未 确定导致采购延迟的由采购工程师承担责任； 3.3 MC ：负责采购订单的及时开立、修正与关闭，其他人员不得开立《采购订单》 ； 3.4 仓库账务员：负责检查供应商是否依采购订单先后顺序安排交货，并及时办理入库。 3.5 各职能部门负责提出本部门所需物料请购。 4.0 订单类型的定义与选择 4.1 订单类型的定义 :市场需求订单及数量运行 MRP 产生采购申请 ;返修物料需求采购申请 ;研发试产 物料需求采购申请 ; 改机所需物料采购申请 ;工程维修物料采购申请；市场营销宣传品采购申请等。 4.2 订单类型的选择：参照采购订单入库类型；其他入库类型（备品、客供物料、研发试产未下采 购订单的物料） ；参照采购退货订单入库类型；调拨单入库类型（芯片 RMA ）。 5.0 作业程序 5.1 材料请购与审批 5.1.1 MC 运行 MRP 时，根据实际需求自动产生原材料请购单； 辅料请购单由仓库部门提出， 原辅 料以外其他物料的请购由需求部门通过 OA 请购后由 MC 汇总录入。 MC 组应定期运行 MRP,以减少订单数量，确需频繁运行 MRP 的，应对同类物料、 同一供应商供应 的物料作并单处理以获得较低的采购单价、减少订单数量。 5.1.2 供应链经理对接到的《物料需求计划》 （或《物料请购单》进行审核，并结合采购周期、最小 订购量、在途量等资料，进行采购期、量分析；对同类物料生成的订单进行并单以减少订单数量、对于 采购量偏低的应按照 MOQ 调整采购量。 5.2 采购订单开立 5.2.1 MC 必须参照 MRP 运算出来的数据在 SAP 系统里开立采购订单；采购订单提交前应检查物 料名称、编号、数量、交期、 AQL 及特殊要求 (如安全证书或质量合格证书 ) 、单价、总金额是否正确。 5.2.2 发现无法达成交期、数量需求时， MC 与供方进行沟通，如仍无法达成要求的。 MC 于 30 分钟内反馈给供应链经理处理。 如须更改 《物料需求计划》 的，在征得供应链经理同意后， 方可更改 《物 料需求计划》 。若正常，则按《物料需求计划》的要求编制《采购订单》 。 5.3 订单评审 5.3.1 MC 复核无误后将其提交采购工程师审核，采购工程师对采购单价的准确性负责，存在多 家供应商的，是否按照规定将订单下达或按照比例给下达给适当的供应商； 5.3.2 审核后的采购订单依公司采购核决权限，由供应链经理最后核准，供应链经理对采购数量 的准确性及合理性负责。 5.3.3 审核、批准时间规定：紧急《采购订单》于 1 小时内完成，常规《采购订单》于 1 天内完 成； 5.3.4 审批人分别在规定时间内对《采购订单》进行审核、审批、批准。若发现有误，则通知责 任 MC 进行修改（必要时，按公司相关规定进行处理） ；若无误，则通过交 MC 实施采购作