财务报销制度与出差管理流程.docx

财务报销制度及出差管理流程 目的 为保证公司正常的财务报销运作， 规范员工的报销流程， 使公司员工出差管理系统化， 特制定本制度。 范围 公司全体员工。 职责 3． 1 各部门主管负责审核本部门员工的借款报销申请。 3． 2 财务部负责复核相关申请，发放相应款项，处理发票等单据。 3 行政人事部和财务部共同推进、监督流程的执行及改善。4 程序 1 个人借支及报销 4． 1． 1 备用金借支：员工根据业务需要填写《借款审批单》，直属各级领导审批，累计借款金额不得超过本人的薪金总额并不超过 5000 元，特批除外。 4．1．2 报销费用必须提供发票及住宿清单等明细的原始凭证， 并如实填写《费用报销单》 。 4． 1． 3 个人因公借支在公务履行完毕后应及时报销并清偿所借款项，报销及清款期限为事件完成后的五个工作日内，不得超过本月末的最后一天，逾期未结清者应提早向财务部做出合理书面解释，并办理续期申请，否则将从借款员工工资中扣除。 1． 4 员工离开公司前必须结清所有款项，离职按《离职交接清单》相关流程后由财务部 审查 , 不合之处及时更正 , 如果离职后再发现有财物、应收款项亏欠未清的 , 由该部门主管负责追索，追索不回的，在相关责任人的工资中扣回。 5 出差规定 1 出差人员必须事先填写《出差申请单》，注明出差地点、事由、天数、所需资金，经部门负责人签署意见，分管领导批准后方可出差。 5．2 出差人员借款需持批准后的“出差申请单”，填写“借款审批单”，列明借款金额及 用途，预计还款报销日期，由部门负责人签字、分管领导审批，经财务负责人审核后方 可借款。 5． 3 出差人员返回公司后，应及时就出差完成情况向分管领导汇报。 5． 4 出差人员凭“出差申请单”和提供真实发票以及住宿清单等明细的原始凭证，参照公司相关费用标准，经审核后报销差旅费。 5． 5 凡与出差申请单规定的地点、天数、人数、交通工具不符的差旅费不予报销，因特殊原因或情况变化需改变路线、天数、人数、交通工具的，需经分管领导签署意见后方可报销。 5． 6 出差返回公司应在本月内报账，未于本月内报销者（费用报销期限为每月的 25 日，即当月 25 日前必须提交上月 25 日以后产生的差旅费用） ，财务部应将该员工预借差旅费 在当月薪金中先予扣回，待其报支时，再行核付。 5．7 出差时借款，本着“前账不清、后账不借”的原则，延误工作责任自负，特殊情况由分管主管及经理向领导申请特批，对各部门违反规定给予借款而造成账务混乱的，追究相关人员的责任。 5． 8 出差员工完成任务后，应立即返回公司，不得借故逗留或办理私事。 5． 9 如因个人原因确需额外逗留的，应提前办理休假手续，逗留期间所产生之费用自行负担。 5． 10 所有出差员工必须注意保持公司及个人形象，不准有任何行为或言辞诋毁或损坏公司 形象。 5． 11 交通工具 5． 11． 1 公司员工出差应选择大众交通工具。 5． 11． 2 员工在本市办理公务，应使用大众之交通工具，如公共巴士或地铁。 5． 11． 3 不赶时间的情况下，可选择汽车或火车。 5． 11． 4 以下可以使用计程车。A、时间紧急。 B、携大量现款或携带公司证照办事。C、有客户陪同。 D、执行特殊业务或夜间办事不方便的。 5． 12． 5 出差交通工具标准 明细 明细 飞机 火车 轮船 长途汽车 出租车 总经理 软卧 / 软座 二等舱 实报 总监 高级经理（区） 省经理 运营 普通舱 实报 经理 部门经理 主管 硬卧 / 硬座 三等舱 预申请 其他人员 5． 13 通信费用 5． 13． 1 通信费用的报销主要用于销售类人员与客户联系时所发生的费用。 5． 13． 2 严禁营私舞弊行为，一经发现取消其通信费用报销资格。 5． 13． 3 通信费用应及时申报，隔月作废。 5． 14 住宿费用 5． 14． 1 根据各地区消费水平的差异，公司对住宿费实行按地区按行政级别对待。 5． 14． 2 如有两位以上同性同事同时出差，住宿以双人住为原则。 5． 14． 3 如在出差当地公司有协议酒店的，员工住宿以此作为首选，但住宿金额不得超过相关标准。 5． 14． 4 如陪同客户同行 , 经主管批准后可与客户住同一酒店。 5． 14． 5 驻外销售人员长期在固定城市工作的，不得报销当地的住宿费用。 5． 15 费用报销规定及膳食补助 5． 15． 1 应酬费需在出差前征得本部门主管同意方能报销。 5． 15． 2 公司为在外出差的员工提供餐费补助 ; 餐费补助按实际出差时间算。 5． 15． 3 由对方单位负责支付用餐的，不再另报销餐费。 5． 15． 4 本市出差，不再另报销餐费。 5． 16 临时费用 5． 16． 1 出差人员随带私有物品如