RPA在酒店企业财务的应用.docVIP

RPA在酒店企业财务的应用 1概述 1.1酒店企业财务工作现状。现阶段由于酒店行业的业务特点尚没有一套完整的商业化EＲP系统能够有效地将酒店业务功能与财务管理功能结合在一起，除酒店自行开发的系统之外，大部分企业采用专业的酒店管理系统配合财务管理软件及系统外的手工管理表格模板进行管理操作。酒店企业财务人员处理会计核算、资金管理、税务管理、预算管理的工作占据了其工作时间的绝大部分，而用于决策支持与规划未来的工作时间则少之又少。运用信息技术提高会计核算、资金管理、税务管理、预算管理的运作效率，降低财务交易处理成本，增强决策支持、规划未来功能，促进企业财务向信息化、自动化转型迫在眉睫。1.2酒店企业财务工作中存在的问题。1.2.1财务核算自动化程度低。首先，大量业务系统数据需要人工审核。酒店业务系统提供的数据鉴于内控及财务核算准确性要求，必须对业务系统数据进行审核，如房价审核、收款方式审核、发票开具等项目的审核。现阶段酒店一般安排审核岗位来手工完成。该业务每天发生技术含量低，岗位工资少，人员流动频繁，且无法保证审核后的准确性。其次，财务核算需要大量的手工操作。总账系统中的酒店营业收入凭证、费用报销的付款凭证、收款凭证的制作均需要以手工方式录入，消耗财务人员大量的时间和精力。最后，酒店信息系统的集成度不高，各系统之间的通信无法自动完成。如酒店员工用餐成本在各部门之间进行分摊需要将员工用餐系统中各部门的用餐数据导出，同时将供应链系统中员工餐厅的成本数据导出，再进行计算分摊后手工制作会计凭证录入总账系统。1.2.2预算编制不合理，预算执行过程中的监控不及时。在酒店信息系统集成度不高的情况下，无法把驱动酒店营业收入及各项变动成本的动因数据以手工的方式记录、分析、建模并以此为依据编制预算。经常是以上年的财务会计的科目数据分类汇总后参照营业收入的比例进行预测并以此为基础进行预算编制，造成预算编制本身不合理。在自动化程度较低的情况下，预算指标实际执行情况无法及时反映，信息相对滞后，对预算控制不利。1.2.3财务会计核算没有与酒店业务充分融合，财务分析不深入。酒店财务会计核算仅以客户、供应商、部门三个维度展开，未深入到酒店业务层次，财务分析笼统，无法对酒店业务提出深入的指导性意见。如酒店的交际应酬费用，在财务会计核算体系下，只对该费用进行部门核算，未能按招待对象进行费用归集，其发生的金额是否为酒店带来营业收入的增长或为酒店带来其他经济利益的流入无法确定，无法对未来的经营中是否应增加或减少针对该对象的交际应酬费提出合理化建议。 2领域应用 2.1ＲPA的概念。流程自动化技术(ＲoboticProcessAutomation，ＲPA)是基于计算机编码以及基于规则的程序，通过执行重复的基于规则的任务来将手工活动进行自动化的一种技术。ＲPA具有7×24小时不间断工作、基于明确规则、模拟用户与电脑交互、不破坏现有信息系统的特点，可以针对业务流程自动化实现短平快的开发和应用;侵入性低，只需要将企业内外部不同的系统连接起来，就能实现交互的目的，因此开发成本比较低，是企业信息化转型的首选。2.2ＲPA在酒店企业财务领域的应用。酒店企业财务利用ＲPA对数据的收集、整理、传输、保存、输入、报告等功能实现对会计核算、资金管理、税务管理、预算管理的流程自动化改造，并将其进行有效的连接，形成一套集核算、管理、控制、决策功能的财务信息系统。2.2.1ＲPA在会计核算领域的应用。其一，PＲA在会计审核工作中的自动化应用。运用ＲPA对数据的自动采集、整理功能自动登录酒店PMS业务系统、对账平台或打开数据文件进行数据收集、下载，将数据按规则整理成固定格式的模板，将模板文件与规则设定文件比较，自动生成差异报告文件发送给操作人员确认并修改，将正确的文件以模板的形式传递给下一个自动化流程。其二，ＲPA在凭证编制过程中的自动化应用。利用ＲPA技术将会计核算的起点由会计凭证推向业务数据，将业务数据收集并整理为凭证模板的格式，利用财务软件提供的凭证接口导入到总账系统中。其三，ＲPA在采购付款过程的自动化应用。利用ＲPA模拟人工操作实现采购付款的自动化操作，将经过审核的采购请款单扫描成电子文档，通过OCＲ识别请款单信息，自动录入到EＲP系统并将请款单信息与EＲP系统中的采购订单、入库信息、发票信息进行核对，核对后输入付款信息并生成应付账款凭证、自动提交付款申请，经审批后根据付款指令生成付款模板文件自动导入网银系统，经审批后付款并自动生成付款凭证模板导入总账系统。其四，ＲPA在费用报销过程中的自动化应用。ＲPA模拟人工与OA平台相结合实现采购报销的流程自动化。员工收集、扫描报销单据，由ＲPA程序调用OCＲ自动识别单据信息，员工登录OA平台勾选信息提交报账