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采购档案管理
一、目的:保证采购档案资料的真实性、完整性和有效性,不得
伪造、变造、隐匿或者擅自销毁。
二、适用范围:对企业采购活动中形成的具有查考、利用和保存
价值的文字、图纸、图表、声像、磁盘、光盘等不同载体的历史记录
进行收集、查阅、发放。
三、归档范围: 企业采购档案的归档范围包括:
(一)企业采购计划执行文件
1.采购年度计划与月度计划(直接材料、间接材料、辅材等)
2.采购计划执行文件(经审批的订单,月度零星购买合同与请购
单一起归档)
3.到货的检验记录副本。(检验报告、验收报告)
4.每月到货情况统计分析表(到货达成率)
(二)企业采购前期准备文件
1.采购框架合同、协议书与供应商的技术协议、质量协议、保密
协议,合同评审表;
2.评审前期情况汇总报告或谈判报告,包括无效供应商名单及说
明、定点候选供应商名单,报价商谈情况
3.采购方式变更申请批复(供应商切换、供应商的工程变便),
合同依法补充、修改、中止或终止等相关记录(包含附件变便记录)。;
4.采购文件及采购人确认记录,包括供方评审、评审细则、评审
整改记录等有关文件、 资料。供方提交的PPAP文件等。
5..采购发供方公函、通知及其变更事项、修改说明,;
6..购买采购物资、服务相应的合格供应商名单(经公司领导批
准);
7.供应商资格审查情况报告;评审记录
(三)企业采购招标(含发起的申请、谈判、询价、定点)文件
1.采购招标文件正本,包括有关文件、资料等;
2.在采购招标截止时间前,供应商对递交的采购响应文件进行补
充、修改或撤回的记录;
3.接受供应商投标(谈判、报价)的记录;
4.开标一览表;
5.中标合同及其相应的技术、质量协议标准,项目评审记录。
5.开标(谈判、询价)过程有关记录,包括采购项目样品送达记
录;
6.开标(谈判、询价)过程中其他需要记载的事项。
(四)其他文件
1.供应商质疑质量、材料与处理过程记录及答复;
2.供应商投诉书、投诉处理有关文书、投诉处理决定;
3.采购过程中的音像录音资料;
4.其他需要存档的资料。
四、收集管理: 各采购部指定采购助理负责采购档案的管理,
并建立岗位责任制度。采购合同签订后一个月内由经办人员或责任人
将该采购项目的全套文件材料进行收集整理后交档案管理人员归档。
采购框架合同,由经办人员或责任人次月 10号前把上月与供方合作
情况的相应资料收集整理后交档案管理人员归档。
五、 归档要求:
(一)采购档案内容齐全完整;
(二)采购档案规格统一,文件、资料用纸规格一律采用国际标
准A4纸(工程图纸可根据具体情况确定)
(三)采购档案原则上使用原始件,不可用复印件替代(复印件
需经部门主管签字备注原件用途);
(四)采购档案中的签名、印鉴手续齐全,首页应有“采购档案
目录”字样;便于保管和利用。
(五)档案管理人员应加强归档档案的管理,按照归档内容要求,
负责收集、整理、立卷、装订、编制目录,并保证采购档案的标识清
晰有效,确保采购档案安全保管、存放有序、查阅方便;光盘、磁盘
等无法装订成册的应在档案中统一编号索引,单独保存。
(六)计划性物资按种类、时间顺序进行编号归档,档内档案
材料按照采购工作流程排列依次为计划、计划执行文件、到货检验记
录、每月到货情况统计分析表。
(七)招标采购档案按照时间顺序进行编号归档,卷内档案材
料按照采购工作流程排列,依次为项目发起执行文件、项目采购准备
文件、项目开标(谈判、询价)文件、项目评审文件、项目采购合同
文件、项目验收文件及其它文件资料。
(八)供应商档案按合格供应商名录编号进行归档,档内档案
材料按供应商营业执照、税务登记证、组织机构代码证、设备清单,
供货产品商务协议、技术协议、质量协议,供货产品清单、图纸、PPAP
资料。供应商供货绩效按月归档。
(九)采购档案(中标相关档案)的保存期限应从采购结束之
日起不少于十年。
非中标(成交)供应商的采购相应文件保管期限应从采购结束之
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