合同编码管理办法.docxVIP

PAGE PAGE 5 合同编码管理办法 1 目的和范围 为加强中国xx集团有限公司（以下简称“公司”）合同的规范化、标准化管理，便于识别与统计，便于合同登记、查阅和归档，结合公司实际情况，制定本办法。 本办法属于公司管理体系三层次文件中的第二级，其上一级文件为《合同管理制度》。各单位根据需要编制实施细则。 本办法适用于公司职能部门、二级单位（含分（子）公司、事业部）、直管项目部等单位（以下简称“各单位”）作为一方当事人所签订的合同。 2 相关术语 合同编码是为了区别不同合同，按照一定规则由字母和数字组成的编号，合同编码是合同的代号，与合同一一对应，便于管理与查找。 3 本办法主要控制的风险 因合同编码不统一、不规范、不及时等各项相应管理的不规范，从而引发合同管理混乱等风险,导致公司承担法律责任，损害公司的经济利益和市场形象。 4 管理原则 4.1 满足公司合同管理需要原则。合同编码体现合同类型、项目承揽模式、项目功能、工程类别等主要信息。 4.2 与公司项目管理相匹配原则。合同编码信息分类与公司项目管理手册保持一致。 4.3 编码唯一性、分包（采购）类合同与其承揽合同一一对应原则。公司合同主管部门负责承揽类合同编码核定工作，分包（采购）类合同及其他合同编码在其承揽类合同编码下按规则编码。 4.4 合同编码与项目编码相统一的原则。公司各业务部门业务核算及管理统一使用此编码。 5 管理职责 5.1 职能部门 5.1.1公司经营预算部负责本办法的制订、修改、指导和监督。 5.1.2 各类合同主管部门（单位）负责主管业务合同的指导、监督和检查。 5.2 各单位 5.2.1签约发起单位负责本办法的具体实施。 5.2.2时代置业公司负责制订房地产板块合同编码实施细则。 5.2.3投融资事业部负责制订SPV公司合同编码实施细则。 5.2.4海外事业部负责制订境外合同编码实施细则。 5.2.5其他各单位根据需要制订实施细则。 5.3 直管项目部执行本办法。 6 管理内容、程序 6.1 合同编码规则 6.1.1 承揽类合同编码规则 承揽类合同编码为七级十三码，若对原合同有补充则为八级十六码。编码形式：2位数字（承揽单位）+1位字母（合同类型）+1位字母（承揽模式）+1位字母（项目功能）+1位字母（工程类别）+4位数字（年份）+3位数字（顺序号）+B+2位数字（补充协议顺序号），具体编码规则见附件1。 承揽类合同编码示意图 * * * * * * * * * * * * * * * * 八级：补充协议顺序号，B+2位数字 七级：一级项下当年签订合同顺序号，3位数字 六级：签约年度，4位数字 五级：工程类别，缩写用1个大写字母表示 四级：项目功能，缩写用1个大写字母表示 三级：承揽模式，缩写用1个大写字母表示 二级：合同类型，缩写用1个大写字母表示 一级：承揽单位，公司及分子公司、事业部用2位数字表示 例如： 02GGGY2018001 代表：公司市场部签订的建筑安装施工总承包工业建筑冶金工程2018年第1份承揽合同。 6.1.2 总包合同项下分包（采购）类及其他类合同编码规则 总包合同项下分包（采购）类及其他类合同在其承揽合同编码下进行编码。编码形式：13位承揽合同编码+2位数字（实施单位）+2位字母（合同类别）+3位数字（顺序号）+B+2位数字（补充协议顺序号）共23位，具体编码规则见附件2。 总包合同项下分包（采购）类及其他类合同编码示意图 * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * 五级：补充协议顺序号，B+2位数字 四级：二级项下合同顺序号，3位数字 三级：合同类别，缩写用2个大写字母表示