档案管理制度及表格.pdfVIP

档案管理制度及表格 档案管理制度 一、目的： 为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效 性与保密性，特制定本制度。 二、归档范围 公司的营运资质证书包括荣誉证书 （含个人以企业名义 获得的），公司成立各项批准、变更文件，公司规划、年度 计划，公司各项固定资产有价资料，公司现行的各项规章制 度，财务审计验资报告，年度经营情况总结，劳动工资人事 档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、 通知、 业务统计数据、 技术图纸、 技术图纸电子档案、 照片、 声像等具有参考与历史记载价值的文件资料。 三、公司的档案管理 由公司档案室归口管理，具体工作由档案管理员负责， 电子档案经由网管审查备档并至档案管理员办理入档手续。 四、 档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及 单据齐全完整、安全保密和使用方便。 四、 资料的收集与整理 1. 公司的归档资料实行“即时归档”与“年度归档”制 度，即：各部门相应一次性办结的业务实行即时归档，具有 连续性的业务实行年度归档一次。 2. 在档案资料归档时， 由档案管理员分别向各主管部门 第 2 页 共 14 页 劳动合同，养老保险手册，工伤档案等等） 5. 档案编号说明：公司档案以“母 - 子 - 序”编号逻辑编 制档案号，具体见目录表。 六、档案的借阅 1. 总经理、副总经理、总监、总助、各部门经理借阅 非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。 2. 因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案 时，填写《档案借阅审批单》 ，由部门经理批准送办公室主 任核批。 3. 公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别， 绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准 外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过 4 小时。 密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准才 能借阅。密级档案行政类由总经理确定，技术类由技术副总 与总经理共同确定。 4. 档案借阅者必须做到： （1）爱护档案，保持整洁，严禁涂改。 （2 ）注意安全保密，密级档案禁止擅自翻印（确实需复 印与借阅流程一样需相应的人员审批） 、抄录、转借、遗失。 （3 ）如发现故意损坏或丢失公司档案处以 50-500 元 / 次 的罚款。 第 4 页 共 14 页 5. 档案管理员对任何人借档必需严格按档案管理制度 执行，并认真做好《档案借阅登记登记表》 ，玩忽职守的按 情节情重处以 50-500 元/ 次的罚款。 七、档案的销毁 1. 公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资 料。 2. 当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司 档案资料销毁审批表》 交办公室主任与各相关业务部门负责 人审核经总经理批准后执行。 3. 经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对， 将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资 料做好登记并归档。登记表永久保存。 4. 在销毁公司档案资料时， 必须由总经理或分管副总 经理或办公室主任指定专人监督销毁。 附：《档案室收件登记表》 、《档案借阅审批单》 、《档案目 录》、《档案借阅登记表》 、《公司档案资料销毁审批表》