接待管理制度.docxVIP

接待管理制度 目标 为更好地树立公司的社会形象，提高接待工作质量，明确不同级别宾客的接待标准，规范接待工作程序，特颁发本制度。 范围 公司的接待管理工作（包括：宴请、住宿、旅游等项目），均依照本制度执行，各部门依据公司实际情况参照执行。 职责 公司办公室负责接待管理工作，包括：在公司领导的指导下，协助接待负责人统筹安排、协调、指挥各部门落实接待工作，对接待费用享有使用权和监控权，具体内容包括： 负责接待来江苏省或公司访问、参观考察、洽谈项目的公司VVIP宾客、VIP宾客、重要宾客的接待工作。 负责与公司有业务联系往来的国内外公司、机构的宾客及公司领导明确下达指示由公司负责接待的宾客接待工作。 节、假日及重大会议与活动期间，根据公司领导指示，全面协调职责范围内的接待工作，并随时保持与各公司（部门）、人员的信息畅通及联系。 负责公司接待费用使用情况的跟踪与控制。 定义 本制度所涉及的接待管理工作是指各类宾客来江苏省或公司访问、参观考察、洽谈项目等活动中涉及的宴请、会议、住宿、交通、游览等接待工作，不包括各公司日常经营过程中，以业务开展为目的的宴请、馈赠等公关活动。 接待管理工作原则 各类日常业务接待均须依照热情诚恳、注重礼仪、遵守规章、细致周到、厉行节约、注意保密等原则进行。 宾客接待类别 公司宾客按级别分为：VVIP宾客、VIP宾客、重要宾客、一般公务宾客四类，宾客分类由公司总经理及股东会成员确定。 宾客接待标准 凡涉及本制度规定之宾客接待标准，依照《宾客接待标准单》执行。 接待工作管理程序 接待准备工作： 接待工作采用对口接待原则，各部门接到明确的来访通知后，需要针对该项接待任务确定接待负责人，对本次接待质量全面负责；同时准确落实宾客信息： A 宾客的基本构成，包括：人数、姓名、性别、职称、职务、年龄及带队负责人； B 来访的起止日期，所选择的交通工具，是否需要安排接送、住宿等； C 来访的目的、行程安排以及特别要求等。 根据宾客来访情况，确定接待方案，填写《接待审批单》，详细列清接待负责人、宾客情况、日程安排、住宿地点、用车安排、时间、陪同领导、活动参加人、详细预算、如宾客是初次来江苏省的，则由接待负责人在《接待审批单》中注明，同时根据情况安排宾客参观游览江苏省的旅游景点；若信息量大，可别附纸张说明，报所属公司最高决策领导审批。 如需预借现金，则由接待负责人填写《借款申请单》，随接待审批单一并报批，依公司相关财务管理规定，办理预借接待费用款项。 接待负责人应根据接待的需要，提前联系住宿（或订房）、用车、订餐、游览等活动，同时了解客人具体到达时间，如需相关公司（部门）、人员协助的，应以书面的形式通知。 接待过程控制： 宾客迎接：接待过程中，接待负责人至少提前2个小时通报给公司领导或陪同领导迎接客人。 接待用车：接待负责人如申请接待用车，需依据《车辆管理制度》的要求，安排车辆。 接待用餐、娱乐：接待负责人根据公司领导指示订餐、确定用餐人数及用餐标准，一般至少提前2个小时将订餐地点、时间安排通知公司领导、陪同领导及其它参加人员；如需安排在下属餐饮、娱乐公司消费的，应至少提前1天以书面形式通知。 景点游览：接待负责人根据计划安排游览，并根据气候情况准备雨具。 交通票预定：接待负责人根据公司领导指示及宾客要求为宾客办理离开机票、火车票预定。 在整个接待过程中，接待负责人要经常性地与相关领导或办公室保持联系，通报接待工作动态，以便各方随时掌握宾客的动向，保证及时处理突发事件。 接待完成后情况的备案 接待负责人完成任务后，填写《接待情况登记表》存档备案，送办公室备案留存。 接待负责人应根据财务相关规定，整理接待费用单据、发票，按照《交际应酬费审批单》的要求，及时办理报销冲帐手续。 信息和情况的获得 公司（各部门）在收到VVIP、VIP、重要宾客来江苏省的情况时，无论宾客是否前来公司，都应立即与公司领导取得联系，以便及早做出接待公关的决策，随时掌握宾客的信息与动向。 根据公司领导批准的《接待审批单》，接待负责人应以此为原则，具体履行有关的接待计划。如果是VVIP、VIP或重要宾客，接待负责人应每天将接待的执行情况反馈给相关领导，遇到宾客的行程变化或其它突发情况，应及时通知或请示相关领导，以便使各方相关部门或人员能够及时做好应变准备。 接待人员的仪容仪表及基本礼仪要求 接待人员在对外接待活动中，代表着公司的形象。因此，保持良好的仪容仪表及礼貌，规范的礼仪至关重要。接待人员着装应按照公司有关规定的着装标准执行。 接待费用的使用原则 公司接待费用的支出根据宾客来访类型及业务合作对口方向，本着谁的客人谁支付费用的原则进行，项目前期接待费用直接计入成本进行核算。 公司招待费用由公司财务部审核并列支对口部门年度费用。 有关接待人员在接待过程中应仔细划分