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浅谈合同管理存在的问题及解决措施 法律事务及合规管理部 何玉鸣 什么是合同管理？有的人将合同的订立视为合同管理、 有的人将合同管理视 为合同文件管理、 有的人将加盖印章行为视为合同管理、 也有的人将审查合同视 为合同管理， 这些观点都是片面的， 不利于合同管理制度的建立和完善。 合同管 理是指以实现合同价值为目的，以合同为管理对象，依照法律、法规等规定，在 合同从准备、谈判、订立、生效、履行、变更、解除、争议解决、终止直至立卷 归档整个过程的管理行为。其可分为三个部分：事前管理（合同书形成过程）、 事中管理（合同履行过程）和事后管理（如合同不适当履行时，违约责任的处理 等）。 我公司的合同文书主要有两大类， 一类是商业合同 （信托和固有业务涉及的 法律文件），一类是劳动合同（不在讨论范围）。合同种类繁多、数量巨大及管 理制度的不健全， 使得合同日常管理难免存在疏漏和不畅， 了解和分析现行的合 同审查流程和管理职责有助于合同管理制度的规范化， 有助于合规建设的推进和 合规文化的建立。 通过对合同审查工作的总结和分析， 发现并提出存在的下列四 个主要问题及解决措施。 一、存在的主要问题 （一）合同管理的模式问题 通常情况下，多数公司的合同管理模式一般采用公司法律事务管理部门统一 归口管理和各业务部门 （合同承办部门）分级管理的模式。 法律事务管理部门作 为合同的统一管理部门， 对合同的签订和履行负有规范、 监督、检查和指导的职 责：如审查合同文本的合法合规性； 获得业务部门所有合同台帐和履约情况统计 报告以便用于监督和检查； 有权在第一时间获得公司内部和外部自查和他查反馈 的意见并提出整改建议； 具有和业务部门、 相关职能部门及外聘专家就合同审查 事项进行沟通的权利等等。 但目前公司合同管理并没有实行正真的合同归口管理， 法律事务管理部门无法掌握合同履约情况， 法律事务管理部门、 业务部门、 相关 职能部门及外聘专家之间缺乏有效的沟通机制， 合同管理模式为粗放式管理模式。 例如，公司合同文本的编号随意性较大， 存在各部门自行编号、 各承办人员自行 编号、同类型和不同类型的关联合同编号没有统一标准等情况， 其不利于合同文 本的归档和查询，合同编号的规范程度是一个公司的合同管理状况细节的反映。 另外，还存在业务部门对合同的订立、 履行和执行的全过程所应担负责任的认识 误区，甚至个别观点认为法律事务管理部门应负合同的全部责任， 这些情况都不 利于合同的日常规范管理及责任人制度的建立。 （二）合同管理的制度问题 建立合理的合同管理制度是合同管理规范化、 制度化、效率化的前提和 基础，合同管理制度应包含合同承办人制度、审核会签制度、审查制度、监督和 检查制度、重大合同备案制度等，其主要内容为：合同的归口管理；合同资信调 查、审查、审批、会签、登记、签订和备案；授权书的签发和管理；合同示范文 本管理；合同专用章管理；合同履行与纠纷处理，合同定期统计与考核检查；合 同管理人员培训； 合同管理奖惩与挂钩考核等。 通过建立合同管理制度做到管理 层次清楚、职责明确、程序规范，从而使合同的签订、履行、纠纷处理和考核都 处于有效的控制状态。 目前公司在合同管理制度上存在一些问题。 例如， 没有建 立合同归口管理制度； 部分