记录管理控制程序.docx

记录管理控制程序 1目的 通过实施本程序，为公司质量、环境和职业健康安全管理体系的有效运行 提供客观证据，并为公司的质量、环境和职业健康安全活动符合相关的法律、法 规和其他要求提供证实。 2适用范围 适用于公司质量、环境和职业健康安全管理体系运行中所产生的所有记录的 管理。 3职责 3.1公司办公室负责本程序的编制、修改、监督、检査。 3.2公司、分公司/子公司务部门及项廿经理部负责对形成的质量、环境和职业 健康安全运行记录进行控制：公司、分公司/子公司各部门还要对本系统分管要 素的记录进行管理。 4工作程序 4. 1记录的方式 可以采用书面记录、磁带、磁盘、胶片和照片等形式。 4.2记录的内容 4.2.1内部体系运行记录。 4.2.2接收的外部记录。 4.3记录的编目和标识 4.3. 1内部体系运行记录可按照体系要素号或程庁文件的顺序号进行编U,编目 中应注明记录名称、编号、形成日期、存放单位。 4.3.2内部体系运行记录中表格采用统一标识： ZT JG-CX-2002- U录序号-记录表序号 4. 3. 3接收的外部记录的编目和标识按不同渠道和接收日期执行。 4. 4记录的收集 公司各职能部门和各单位的专（兼）职资料员负责每季度对分散的记录进行 收集、整理、编日等工作，并在规定时间上报归档。 4. 5记录的归档和保存 4.5.1集团公司和分公司/子公司务部、室的质量、环境和职业健康安全记录，要于每年12月底整理完备，造册编目后分别报有关部门核准后，分别交集团公 司档案室和分公司/子公司档案室归档。 4. 5. 2项U经理部的质量、环境和职业健康安全记录要在单位工程竣工后一至三 个月内收集齐全、整理造册随工程竣工资料一起。报分公司/子公司施工管理部 门核准后，交分公司/子公司档案室归档。 4.5.3档案室要具备艮好的贮存保管环境和必要的设施。不同记录应分类存放， 标识明确，便于存取检索。档案管理人员要严格按照档案管理制度进行管理，并 做好相关记录。 4.6记录的借阅 记录的借阅必须经保存单位负责人批准，办理登记手续（填写《文件借阅登 记表》）0 4. 7记录的处理 记录的保存期满，由档案管理人员列岀清单报请主管领导审批后销毁。记录 到期仍有参考价值的，加盖“作废保留”印章予以保留。 5相关文件 文件与资料管理控制程序 中铁XX集团有限公司归档制度 ZTJG-CX-2001-02xxxx 办(2001) 257 号xxxx ZTJG-CX-2001-02 xxxx 办(2001) 257 号 xxxx 办(2004) 258 号 6记录 质量、环境、职业健康安全记录一览表 ZTJG-CX-2004-03-01 质量、环境和职业健康安全体系记录一览表 ZTJG-CX-2004-03-01 序号 记录名称 记录编号 保存 年限 1 管理评审记录 ZTJG-CX-2OO2-O1-O1 5 2 文件修改申请单 ZTJG-CX-2OO2-O2-O1 3 3 修改内容通知单 ZTJG-CX-2OO2-O2-O2 3 4 文件资料作废/换版申请 ZTJG-CX-2OO2-O2-O3 3 5 发文登记本 ZTJG-CX-2002-02-04 长期 6 受控文件、资料发放领用登记表 ZTJG-CX-2OO2-O2-O5 5 7 受控文件、资料发放通知 ZTJG-CX-2002-02-06 5 8 收文登记本 ZTJG-CX-2OO2-O2-O7 长期 9 文书资料人员登记表 ZTJG-CX-2OO2-O2-O8 3 10 文书、资料借阅单 ZTJG-CX-2OO2-O2-O9 3 11 文件首页式样（标题区） ZTJG-CX-2OO2-O2-1O 3 12 受控文件、资料复印申请单 ZTJG-CX-2OO2-O2-11 3 13 质量、环境、职业健康安全记录一览表 ZTJG-CX-2OO2-O3-O1 3 14 法律、法规清单 ZTJG-CX-2002-04-01 3 15 合同评审记录 ZTJG-CX-2OO2-O5-O1 5 16 验工台帐 ZTJG-CX-2OO2-O5-O2 3 17 工期台帐 ZTJG-CX-2OO2-O5-O3 5 18 合同管理台帐 ZTJG-CX-2002-05-04 长期 19 质量计划/施工组织设计审核记录 ZTJG-CX-2002-06-01 3 20 质量计划/施工组织设计评审批准记录 ZTJG-CX-2002-06-02 5 21 质量计划/施工组织设计监理认可记录 ZTJG-CX-2002-06-03 5 （续 表） 22 质量计划/施工组织设计业主认可记录 ZTJG-CX-2002-06-04 5 23 项目机械设备配备一览表 ZTJG-CX-2OO2-O7-O1 5 24 丄程项目机械设备定